Ne jamais zoomer seul

Janvier
15, 2021

11 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

La semaine dernière, j'ai assisté à une présentation Zoom qu'un entrepreneur avait donnée à un groupe d'investisseurs potentiels dans sa startup. J'ai trouvé que c'était une idée brillante, du genre à vous demander: "Pourquoi personne n'a fait ça avant?" Cependant, la réunion a raté sa cible et il a terminé la session comme il l'avait commencée: avec juste une idée.

Que s'est-il passé? Que pouvons-nous apprendre de cette expérience pour ne pas commettre la même erreur fatale?

Au cours de sa présentation, au lieu de s'occuper de la tâche à accomplir, l'entrepreneur s'est dérouté, faisant face à diverses interruptions et dysfonctionnements techniques. Nous étions un groupe intime de 12 participants, donc ça aurait dû être relativement facile à gérer, non? L'entrepreneur, un gars brillant au début de la trentaine, a essayé de tout faire lui-même, mais lorsqu'il a été distrait par des problèmes techniques, il a perdu sa connexion avec son public et son chemin vers leur cœur – et leurs poches. Il a oublié de partager l'audio lorsqu'il partageait la présentation PowerPoint et, pour aggraver les choses, les choses se sont mal déroulées lorsqu'il a bricolé son lien iPad, qu'il voulait utiliser avec une application de tableau blanc améliorée. Pour couronner le tout, il a complètement ignoré toutes les questions de la boîte de discussion pendant la présentation. Quel désastre! En d'autres termes, il n'a pas tenu compte de ce que les investisseurs potentiels avaient à dire. C'est une erreur fatale. C'est comme si quelqu'un vous disait: "Ignorez-moi une fois, et je ne vous dérangerai plus jamais."

"Pourquoi est-ce que cela lui est arrivé?" Je me demandais. La réponse était claire: il avait essayé de tout faire lui-même. Dans le monde d'hier, avant la pandémie, la plupart d'entre nous étaient habitués à faire des présentations dans des salles de conférence. Habituellement, nous gérions tout nous-mêmes comme une émission individuelle; nous avons parlé, cliqué pour passer à la diapositive suivante et maintenu un contact visuel naturel avec notre public. En d'autres termes, nous pourrions facilement «posséder la salle».

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Faire tout nous-mêmes n'est pas si compliqué lorsque nous livrons une présentation standard. Il n'y a pas d'écran de chat, nous pouvons maintenir un contact visuel direct avec le public, nous n'avons pas besoin d'ouvrir le microphone pour quiconque sauf pour nous-mêmes, et la vidéo ne se fige pas à cause d'une connexion Internet lente. Par conséquent, c'est beaucoup plus simple et nous pouvons nous concentrer sur le «high touch» plutôt que sur la haute technologie. Mais hélas, ces jours sont révolus. À l'ère de l'e-trepreneurialisme, lorsque les présentations sont partagées via Zoom, Microsoft Teams ou Webex, c'est un tout nouveau jeu. Et pour gagner, vous voulez suivre un tout nouvel ensemble de règles. Dans cette séance unique, les présentations virtuelles à distance doivent devenir un jeu d'équipe, même si vous ne les présentez qu'à un petit groupe de personnes. En effet, si vous voulez avoir un impact puissant à distance, vous devez effectuer plusieurs activités à la fois, et tout faire seul est tout simplement faux.

Retenez leur attention

Votre tâche principale en tant que conférencier est de transmettre le message avec force, d'une manière qui captive votre public. Par conséquent, pendant la session, vous devez maintenir la curiosité et l'engagement du public. Une chose qui peut vous aider est de varier votre voix en termes de rythme, d'intensité, de ton et de pauses. Pour ce faire, vous voulez être concentré et garder tout le monde concentré. Rien de tout cela ne sera facile, surtout lorsque vous diffusez seul, depuis votre bureau à domicile, car psychologiquement, ce n'est pas facile de parler avec passion en regardant un écran d'ordinateur.

Il y a encore une chose que vous ne pouvez pas éviter, et cela nécessite votre concentration intentionnelle en temps réel. Vous devez regarder directement la webcam et non les visages des participants sur la «vue galerie» de Zoom. Bien que notre regard ait tendance à être attiré par des visages humains, pour que notre public ait l'impression que vous les regardez directement, il est préférable de regarder la caméra, pas eux, pour donner l'impression que vous maintenez un contact visuel. [19659009] Maîtrisez la technologie

En plus des défis ci-dessus, il y a maintenant un autre élément à affronter: la technologie elle-même, et toutes ses cloches et sifflets. C'est là que le problème commence.

Lors de votre présentation, les membres de l'auditoire postent sur le forum de discussion. Certains posent des questions, tandis que d'autres réagissent aux choses que vous avez dites, et leurs réactions affectent l'humeur de tout le groupe. Gérer le chat par vous-même, en tant que présentateur, tout en livrant la présentation elle-même, est presque une mission impossible. Et même si c'était possible, ce n'est pas la bonne façon de le faire. La bonne façon est de transformer votre performance en solo en un effort d'équipe.

Never Zoom Alone

Souvenez-vous de ces trois mots. Ils sont devenus ma devise et résument les conseils que je donne à tout manager ou entrepreneur qui souhaite se sentir plus à l'aise pour faire des présentations percutantes et, surtout, être beaucoup plus efficace. Une présentation virtuelle époustouflante résulte d'un travail d'équipe, où notre jeu personnel en tant qu'orateurs n'est qu'un des paramètres de son succès – comme dans un match de sport.

Prenez Michael Jordan, qui a mené les Chicago Bulls à six championnats de la NBA en combinant son talent phénoménal avec un travail d'équipe fantastique. Bien qu'il ait établi de nouveaux records exceptionnels au cours des premières saisons où il a joué dans l'équipe, il n'a pas été en mesure de remporter un titre tout seul. Pas même proche. Les Celtics de Boston, dirigés par Larry Bird, les avaient initialement battus en séries éliminatoires deux saisons consécutives. Quelle était la différence?

À l'époque, Jordan n'avait pas d'équipe de soutien. Même les 63 points qu'il a marqués dans un match légendaire contre Bird et les Celtics n'ont pas pu le mener à la victoire. Jordan avait besoin de joueurs de soutien comme Scottie Pippen, Steve Kerr, Dennis Rodman ou Toni Kukoc pour gagner.

Alors, en quoi tout cela est-il pertinent pour votre prochaine présentation virtuelle? Comme en NBA, un «joueur vedette» ne suffit pas pour atteindre vos objectifs lorsque vous faites une présentation. Ce serait mieux si vous aviez une équipe gagnante. Avez-vous déjà remarqué qu'il y a un «casting» dans chaque «émission»? Comme MJ, vous devriez avoir un casting de soutien.

Find Your Superheroes

Sur la base de mon expérience personnelle et de l'expérience de centaines d'entrepreneurs et de cadres, je voudrais vous recommander d'ajouter deux rôles critiques à presque chaque virtuel présentation que vous livrez. Le premier, s'inspirant de la tradition de la bande dessinée, serait un nouveau super-héros rejoignant votre équipe. Appelons-les Chatman. Chatman est celui qui gère le chat lors de votre présentation ou réunion. Alors, quels travaux devriez-vous les déléguer lorsque vous présentez à distance?

Premièrement, Chatman gérera et exploitera la fenêtre de discussion. Chatman recevra des instructions de votre part sur la manière de bien faire les choses, c'est-à-dire quand permettre aux participants de réagir, quand fermer la fenêtre de discussion pour les garder entièrement concentrés sur ce que vous avez à dire, si les participants devraient ou non être autorisés à envoyer des messages personnels les uns aux autres (et quand le faire) ou, alternativement, en leur permettant uniquement d'envoyer des messages à tout le monde dans le groupe – ou uniquement à vous, les hôtes.

Dans de nombreux cas, Chatman joue un autre rôle central dans la gestion du chat fenêtre en répondant aux commentaires eux-mêmes, en responsabilisant les participants, en les faisant se sentir bien et même en répétant des phrases courtes et des esprits que vous avez mentionnés pour renforcer leur impact. Un Chatman efficace peut faire sourire les gens, s'amuser et intérioriser vos messages. Toutes ces choses vous aident à atteindre votre objectif.

Dans certains cas, en fonction du format que vous avez choisi, il est préférable de prendre de courtes pauses lorsque vous transmettez vos messages et d'arrêter de partager le fichier PowerPoint. C'est quelque chose que je développerai dans un instant. Vous pouvez utiliser ce temps pour inviter votre Chatman à partager à haute voix les questions et les réactions qui s'affichent sur l'écran de discussion afin que vous puissiez y répondre de manière audible.

Un de mes clients m'a récemment demandé: "Gil, pourquoi avons-nous besoin d'une autre personne pour partager les messages de chat?" Eh bien, les réunions à distance efficaces fonctionnent bien lorsqu'elles donnent aux gens le sentiment d'avoir une conversation, qu'ils se sentent inclus et qu'il y a un sentiment de convivialité. En l'occurrence, les participants aiment prendre part à des réunions où une conversation est en cours entre vous et eux, modérée par le Chatman de votre équipe. C'est comme la différence entre regarder quelqu'un parler dans une émission de télévision et être interviewé par une présentatrice de la même émission. Cela renforce le sentiment d'avoir un lien humain avec toutes les personnes impliquées.

Par conséquent, le Chatman devient comme l'Oprah Winfrey de votre présentation. Ils peuvent prendre les réactions et les questions sur l'écran de discussion et les recadrer pour avoir un impact virtuel sur le succès de la réunion. Bien sûr, cela nécessite une coordination entre vous deux.

Maintenant, quelle est la deuxième personne que vous voulez avoir dans votre équipe? Il est préférable de faire appel à quelqu'un avec des capacités techniques extraordinaires. Dans le jargon professionnel, nous appellerions cette personne un producteur. Cependant, je préfère les voir comme un autre super-héros: votre propre Spiderman virtuel, vous aidant à vous concentrer sur votre objectif principal de connexion avec votre public. Bien que ce Spiderman puisse ne pas avoir huit jambes, ils devront fonctionner comme s'ils avaient huit bras, yeux et oreilles.

Le Spiderman a plusieurs rôles simultanés à jouer. Ils vous aideront à vous concentrer sur la transmission de vos messages et à créer de l'empathie et une atmosphère informelle avec votre public tout en vous fournissant le soutien technique dont vous avez besoin: couper et réactiver les microphones des participants, en fonction des instructions et des signes que vous avez coordonnés au préalable. Si vous préférez que votre producteur contrôle votre présentation pendant que vous parlez, c'est également une option.

Souvent, vous voudrez arrêter de partager votre présentation PowerPoint et passer à une conversation en face à face plus intime avec votre public. À ce moment-là, votre producteur peut vous permettre de quitter et de rentrer dans votre partage d'écran de présentation en douceur et rapidement. C'est important pour vous assurer de ne pas perdre de temps précieux ou de ne permettre à aucun des participants de s'engager dans des activités concurrentes. C'est suffisamment difficile pour maintenir l'attention de votre public, et chaque fois que vous n'apportez pas de valeur ajoutée, vous créez des opportunités de vérification.

Dans certains cas, vous voudrez partager divers écrans et applications sur Zoom, et en tant que professionnel, vous n'avez pas besoin de le faire vous-même. Le producteur est votre bras droit technique, qui peut également fournir un soutien technique aux autres participants à la réunion s'ils en ont besoin. Encore une fois, vous êtes l'interprète. Ils sont le producteur.

Si vous organisez des réunions et des présentations professionnelles au cours desquelles vous voudrez placer vos participants dans des salles de sous-commission, le producteur est celui qui divisera les participants en fonction des instructions que vous avez fournies au préalable. Parfois, cela peut inclure de nouvelles instructions ou des modifications en temps réel. Le producteur est également celui qui relèvera les sondages au moment opportun et révélera les résultats à votre demande. Il contrôlera l'enregistrement. (Avez-vous déjà été à une réunion au cours de laquelle le présentateur avait oublié d'appuyer sur le bouton "enregistrer" "? Un producteur qui travaille avec une liste de contrôle précise n'oublie pas.) Le producteur sera également en charge de la sécurité, empêchant les invités indésirables d'entrer ou de gérer les interruptions de «Zoom Bombings».

Votre Spiderman peut utiliser divers aides techniques qui facilitent le travail, tout comme la salle de contrôle utilisée dans les productions télévisuelles. Sur simple pression d'un bouton , le producteur permettra au public de vous voir sous un angle différent ou d'intégrer des effets sonores. Les touches de raccourci de la plate-forme Zoom vous permettent également d'opérer beaucoup plus rapidement, mais encore une fois, je recommande de ne pas le faire seul lors de réunions importantes. Contrairement au type de personne que je suggéré comme votre Chatman, votre producteur / Spiderman peut, dans de nombreux cas, être pigiste.

Connexes: Utilisez-vous la puissance du présent dans la narration? [19659009] Répéter et préparer

L astuce, l'une des choses les plus importantes à faire avant de livrer une présentation est de la répéter, avec toute votre équipe. Si la présentation est incroyablement cruciale, vous feriez mieux de mener plusieurs répétitions et de laisser suffisamment de temps pour vous entraîner, contrôler l'interface et coordonner les messages que vous vous enverrez, en gardant le public totalement inconscient de ces messages. La préparation et la pratique sont des habitudes des professionnels, vous permettant de vous assurer que vous vous produirez de manière professionnelle et sans faille devant votre public.

Alors, lors de votre prochaine présentation virtuelle, créez une équipe. Utilisez un Chatman et un Spiderman pour vous assurer de vous concentrer sur la prestation d'une présentation convaincante et inoubliable. Qui sait? Cela pourrait bien faire de vous Superman.