Maximisez les tâches du calendrier pour libérer votre potentiel de productivité

Les tâches quotidiennes peuvent s’accumuler rapidement et créer ce qui semble être une liste de choses à faire sans fin. Si seulement il existait un outil qui pourrait vous aider à gérer vos tâches et, par conséquent, augmenter votre productivité. Entrez dans le logiciel de calendrier. Trop souvent, les calendriers sont uniquement considérés comme des outils permettant de suivre les grands événements. Les réunions, anniversaires et événements professionnels peuvent être enregistrés dans votre calendrier.

Mais les calendriers peuvent et doivent être utilisés à bien d’autres fins. Vous pouvez également ajouter des tâches quotidiennes à votre calendrier. Lorsque vous utilisez des tâches de calendrier, ces cinq conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de votre temps et à maximiser votre productivité.

1. Utiliser les intégrations

Lorsque vous décidez initialement d’ajouter des tâches à votre calendrier, vous êtes désormais confronté à un tout nouveau défi. Comment devez-vous procéder? Si vous choisissez d’ajouter manuellement des tâches à votre calendrier, cela peut prendre un certain temps. Vous vous sentirez stressé et dépassé, ce qui est l’effet inverse qu’un calendrier devrait avoir. Lorsqu’il est utilisé correctement, votre calendrier devrait réduire le stress et rendre votre charge de travail plus gérable.

Un moyen rapide d’ajouter des tâches à votre calendrier consiste à intégration d’un logiciel de gestion des tâches avec votre logiciel de calendrier. Une intégration peut vous faire gagner du temps si vous utilisez déjà un outil comme Asana ou Todoist pour gérer les tâches. Et comme de nombreuses tâches sont liées aux délais des projets plus importants, le fait de regrouper les deux au même endroit maximisera la productivité.

Même si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion de tâches, recherchez quelles autres intégrations pourraient être possibles. Les logiciels de calendrier tels que Calendar, Microsoft Calendar et Google Calendar ont la capacité de s’intégrer à différents types de logiciels. Par exemple, de nombreux calendriers peuvent s’intégrer aux logiciels de gestion de projet populaires. Votre outil de gestion de projet de choix comporte souvent déjà bon nombre de vos tâches de travail. Ainsi, en combinant votre logiciel de gestion de projet, vous ajoutez en quelque sorte votre liste de tâches à votre calendrier.

2. Coordonner les tâches avec les événements

Une fois que vous avez ajouté vos tâches ou intégré votre liste de tâches à votre calendrier, vous pouvez faire bien plus. Il est maintenant temps d’atteindre votre véritable potentiel de productivité. Avec vos tâches, réunions et autres événements de calendrier dans une seule vue, vous sentir plus organisé n’est que le début. Vous réaliserez également à quel point vos tâches fonctionnent de manière transparente avec les événements du calendrier.

Si vous y réfléchissez, chaque événement d’un calendrier est associé à des tâches. Si vous avez une réunion de travail, vous devrez peut-être préparer quelque chose à l’avance. Si vous avez un gros projet de travail, vous avez probablement plusieurs tâches à accomplir avant la date limite. Même les événements personnels tels que les dîners d’anniversaire d’amis impliquent des tâches. Par exemple, une tâche peut être un rappel utile pour acheter un cadeau d’anniversaire.

L’ajout de tâches à votre calendrier vous permet de voir facilement celles qui coordonnent différents événements, projets et réunions. Cela peut vous aider à comprendre comment vous devez hiérarchiser les tâches. Disons que vous regardez votre calendrier en début de semaine. Si vous voyez que vous avez un projet à rendre vendredi, les tâches liées à ce projet devraient être votre plus haute priorité. D’autres tâches peuvent être en corrélation avec les événements de la semaine suivante ou avoir la possibilité d’être déplacées. Si vous pouvez hiérarchiser les éléments de votre liste de tâches, cela réduira le stress et augmentera la productivité.

3. Nettoyez vos tâches

Il est important de prioriser les tâches une fois que vous les avez inscrites dans votre calendrier. Mais même si de nombreuses tâches de votre calendrier sont en corrélation avec des événements, toutes ne le sont pas. Vous devez prendre le temps d’examiner vos tâches de manière globale pour améliorer la productivité. Déterminez comment vous devez hiérarchiser toutes les tâches (pas seulement celles qui sont en corrélation avec les événements). Déterminez quelles tâches vous font perdre votre concentration et où vous pouvez compenser les inefficacités.

Chaque tâche a une certaine importance ; sinon, vous ne le mettriez pas sur votre calendrier en premier lieu. Mais il est bon d’examiner toutes vos tâches mensuellement, hebdomadairement ou même quotidiennement et d’établir des priorités. Vous pouvez utiliser le Matrice d’Eisenhower pour déterminer quelles tâches sont urgentes et importantes et lesquelles ne le sont pas non plus. Vous saurez alors sur quelles tâches vous concentrer maintenant et lesquelles éliminer. Les deux autres catégories sont importantes mais pas urgentes (prévues pour plus tard) et urgentes mais pas essentielles (déléguer à quelqu’un). L’utilisation de cette matrice vous aide à hiérarchiser les tâches et à nettoyer ce qui pourrait autrement être un calendrier trop chargé.

Un autre excellent moyen de vous assurer que vous utilisez votre temps judicieusement consiste à utiliser l’automatisation. En automatisant certaines tâches de votre calendrier, vous pouvez éviter un travail monotone et consacrer du temps à ce qui est vraiment important. En partageant votre calendrier avec d’autres personnes ou en envoyant des liens de réunion, vous pouvez éviter les allers-retours lors de la planification des réunions. Vous pouvez également automatiser diverses tâches liées aux ventes, comme les e-mails automatisés aux prospects. Vous pouvez également utiliser des règles de tri pour désencombrer votre boîte de réception.

4. Voyez comment vous passez votre temps

Une fois que vous aurez des tâches sur votre calendrier depuis quelques mois, vous remarquerez des choses. Ajouter des tâches à votre calendrier signifie vraiment planifier chaque aspect de votre journée. Vous comprendrez mieux comment vous passez les heures de votre journée. Lorsque vous pouvez voir, à la minute près, comment se déroule votre journée, vous pouvez apporter des changements positifs.

Vous pourriez vous sentir épuisé et remarquer que la plupart de vos journées sont remplies de réunions et de tâches répétitives. Si tel est le cas, changez la façon dont vos journées sont structurées. Quelle que soit la façon dont vous passez votre journée, assurez-vous que chaque partie de celle-ci est planifiée. Blocage du temps est une stratégie très efficace, même si vous prévoyez simplement une pause d’une heure pour vous-même. Savoir quand vous devriez vous reposer et quand vous devriez travailler vous assurera d’être toujours concentré sur votre tâche.

En plus du quotidien, vous pouvez également commencer à analyser ce que vous accomplissez en une semaine et un mois. Examiner vos réalisations et fixer des objectifs peut vous aider énormément. Si vous faites déjà des progrès et atteignez vos objectifs, comprenez quelles tâches y contribuent. Assurez-vous de suivre ces comportements. Si vous souhaitez atteindre un objectif, déterminez comment votre calendrier peut vous aider à l’atteindre.

5. Utiliser toutes les fonctionnalités

Enfin, assurez-vous que vous utilisez toutes les fonctionnalités disponibles. Créer simplement une liste de contrôle de tâches est loin d’être la seule chose que vous pouvez faire lorsque vous utilisez un logiciel de calendrier. Premièrement, chaque fois que vous ajoutez une tâche, vous pouvez également ajouter des détails. Lorsque vous avez un emploi du temps chargé, il devient difficile de tout suivre. Toutes les notes ou détails que vous pouvez ajouter à une tâche peuvent être utiles.

Vous pouvez également rendre certaines tâches récurrentes. Peut-être souhaitez-vous envoyer un e-mail à votre patron à la fin de chaque semaine détaillant vos progrès dans les tâches de travail. Ou peut-être souhaitez-vous consacrer du temps au nettoyage de votre boîte de réception chaque mois. Que vous souhaitiez qu’une tâche soit hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle, tout cela est possible avec un calendrier numérique.

Vous pouvez également coder par couleur à peu près n’importe quoi dans votre calendrier. En règle générale, les événements et les tâches se verront automatiquement attribuer une couleur différente. Mais si vous souhaitez encore plus d’organisation, vous pouvez simplement coder en couleur ton Tâches. Utilisez une couleur pour les tâches professionnelles et une pour les tâches personnelles. Vous pouvez également regrouper les éléments dans encore plus de catégories : tâches liées aux projets, tâches récurrentes, tâches personnelles et tâches diverses.

Prenez le contrôle de votre liste de tâches ; ne le laissez pas vous contrôler. Lorsque vous avez un nombre impressionnant de tâches quotidiennes, cela peut sembler accablant. Vous ne savez peut-être pas par où commencer. Ou encore, vous pourriez avoir l’impression que vous ne parviendrez jamais à tout surmonter. Mais avec le bon outil, comme un calendrier correctement utilisé, vous pouvez contrôler vos journées. Adieu les journées stressantes. Bonjour, charge de travail gérable.

Crédit d’image en vedette : Pixabay ; Pixels

La poste Maximisez les tâches du calendrier pour libérer votre potentiel de productivité est apparu en premier sur Calendrier.