Liste des tâches ou rappels de calendrier : quel est le meilleur dans Outlook ?

Jongler avec plusieurs projets avec différentes dates d’échéance peut vous faire tourner la tête. Vous pensez peut-être que vous êtes organisé et au courant de tout jusqu’à ce que vous manquiez une échéance cruciale. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, nombreux sont ceux qui se tournent vers les listes numériques pour créer et organiser des tâches.

Si vous êtes un utilisateur de Microsoft Outlook, il existe deux fonctionnalités principales pour vous aider à organiser efficacement vos tâches : la liste des tâches d’Outlook et les rappels du calendrier d’Outlook. Ces fonctionnalités intégrées vous permettent d’aborder efficacement votre journée, en organisant et en gérant tous les détails au mieux pour vous et vos projets en cours, vos délais et vos autres engagements professionnels et personnels.

Qu’est-ce que la fonctionnalité de liste des tâches d’Outlook ?

Comme cela semble paraître, une tâche est un élément de votre liste de choses à faire. La fonctionnalité Liste des tâches du calendrier Outlook apparaît à trois endroits : la barre des tâches, les tâches et le calendrier. Vous pouvez trier et afficher votre liste en fonction de vos préférences, comme la date limite. La liste des tâches est un affichage visuel de ce que vous devez accomplir, vous aidant à rester sur la bonne voie. Cela peut être utile dans prioriser votre charge de travail et organiser votre emploi du temps en conséquence.

Pour créer une nouvelle tâche, accédez à la liste des tâches sur votre écran d’accueil Outlook. À partir de là, entrez les détails de la tâche que vous effectuez. Cela comprend le nom du travail, une date d’échéance et toutes les notes pertinentes ou informations utiles que vous pouvez consulter. Vous pouvez saisir l’état de la tâche sous forme de pourcentage en cliquant sur « Afficher plus de détails ». Vous pouvez également joindre des fichiers à la tâche et ajouter des icônes pour servir d’aides visuelles à l’organisation de votre ensemble de tâches.

Qu’est-ce que la fonctionnalité de rappel de calendrier d’Outlook ?

Un rappel de calendrier Outlook est une fenêtre contextuelle qui apparaît à un jour et une heure spécifiques que vous avez définis. Il apparaîtra dans votre calendrier, comme un rappel visuel pour accomplir une tâche définie. Vous pouvez activer la fonction de rappel en allant dans « Paramètres », puis « Général », puis « Notifications » dans Outlook. Sélectionnez « Pour les événements » à partir de là, puis « Popup de rappel ».

Des rappels peuvent être définis pour des réunions particulières, telles que les réunions clients auxquelles vous devrez assister. Vous pouvez définir combien de temps à l’avance vous souhaitez recevoir un rappel, en mettant le contrôle entre vos mains. Il se peut que vous n’ayez besoin d’être rappelé que quelques minutes avant pour certaines tâches à effectuer, tandis que vous rendre à une réunion peut nécessiter un délai plus long.

Maintenant que vous comprenez mieux les listes de tâches et les rappels de calendrier, voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix entre les deux.

Convivialité

Bien entendu, la facilité d’utilisation est un facteur important lorsqu’il s’agit d’utiliser l’une ou l’autre de ces fonctionnalités Outlook. Les listes de tâches sont une fonctionnalité distincte de la fenêtre Calendrier d’Outlook. Cela dit, saisir vos informations dans une tâche et définir la date d’échéance appropriée est assez simple. Vous pouvez également définir un rappel lorsque vous souhaitez commencer à travailler sur la tâche. Cela peut être utile pour des projets plus étendus comportant divers composants ou si vous êtes un freelance avec plusieurs clients.

Les rappels de calendrier sont intégrés dans la fenêtre du calendrier Outlook. Définir un rappel est aussi simple que de planifier un rendez-vous dans un calendrier ou de créer une réunion. La fenêtre contextuelle apparaîtra à une date et une heure définies que vous avez spécifiées. Si vous êtes déjà habitué à créer et à planifier des rendez-vous, vous trouverez peut-être tout aussi simple de commencer à utiliser les rappels de calendrier.

Donc, en ce qui concerne la convivialité, c’est un véritable casse-tête. Vous vous habituerez peut-être à saisir des tâches et aimerez peut-être voir une liste de vos tâches en cours en un seul endroit. Alternativement, vous êtes peut-être tellement habitué à créer des réunions déjà dans le calendrier Outlook qu’avoir un rappel contextuel peut être plus adapté à vos besoins.

Compatibilité avec Outlook

Les listes de tâches et les rappels de calendrier font partie du système Outlook, vous n’aurez donc pas besoin de télécharger d’applications supplémentaires. Cela dit, les listes de tâches varient en fonction du système Outlook que vous ou votre entreprise avez installé. Si l’application Outlook est installée sur votre ordinateur portable et votre téléphone mobile, vous utiliserez la liste des tâches classique comme décrit précédemment. Cependant, si vous utilisez Outlook.com, vous utiliserez techniquement Microsoft To Do.

To-Do diffère légèrement de la liste des tâches classique et comporte quelques fonctionnalités et sélections supplémentaires, notamment Listes intelligentes. Considérez les listes intelligentes comme votre pense-bête personnalisé qui se met automatiquement à jour en fonction des tâches que vous avez déjà accomplies. Vous pouvez organiser et afficher vos tâches via vos listes intelligentes en fonction de filtres spécifiques, tels que « aucune date d’échéance » ou « terminé ».

Tout cela peut sembler un peu compliqué, mais sachez que cela varie en fonction du programme Outlook que vous utilisez. Cela dit, les rappels de calendrier sont les mêmes, que vous les consultiez sur Outlook.com ou sur l’application Outlook. Pour cette seule raison, vous constaterez peut-être que la compatibilité des rappels de calendrier est plus rationalisée sur tous les appareils.

Fiabilité

Si votre liste de tâches à accomplir est aussi longue que celle du Père Noël, vous voulez vous assurer de couvrir toutes vos bases. Avoir un la date limite passe entre les mailles du filet ne peut que vous rendre plus stressé et nerveux. La liste des tâches et les rappels de calendrier d’Outlook sont des fonctionnalités fiables. Cependant, rien ne garantit que vous négligerez une échéance à venir.

La beauté de Task List est que vous n’oublierez plus jamais votre liste de tâches papier ! Oublier un cahier au bureau lors de votre journée de travail à domicile appartiendra au passé. Vous aurez toujours votre ensemble de priorités si vous avez accès à Outlook. Et, contrairement à une liste papier, vous pouvez la modifier à mesure que les tâches ou les projets évoluent.

Cela dit, si vous ne surveillez pas votre liste de tâches, vous pouvez facilement oublier qu’une date limite approche. L’utilisation de la fonction « rappel » dans la liste des tâches peut vous aider à rester sur la bonne voie. Par exemple, si vous devez créer une présentation PowerPoint pour une réunion client jeudi prochain, définissez un rappel pour le lundi précédent. Cela vous donnera suffisamment de temps pour vous concentrer sur le projet plutôt que de vous réveiller jeudi et de réaliser que vous n’avez jamais créé le PowerPoint en premier lieu.

Les rappels de calendrier sont fiables car ils vous invitent à travailler sur quelque chose en fonction d’une date et d’une heure spécifiques. Cependant, si vous suspendez le rappel, vous ne vous accorderez peut-être pas suffisamment de temps pour terminer le projet. Voir la fenêtre pop-up apparaître lorsque vous êtes concentré sur une autre tâche peut être un peu ennuyeux pour certains. Si vous continuez à répéter ou à supprimer des rappels de calendrier, cela peut être un signe pour utiliser la liste des tâches à la place.

Alors, quel est le meilleur ?

En fin de compte, la décision vous appartient. Vous constaterez peut-être qu’une fenêtre séparée avec toutes vos tâches organisées par date d’échéance via les listes de tâches correspond le mieux à vos besoins. Voir une si longue liste de choses à faire peut sembler accablant pour les autres. Si tel est le cas, l’utilisation des rappels de calendrier peut être ce dont vous avez besoin pour diviser les projets en morceaux plus petits et plus petits.

Les deux fonctionnalités sont relativement simples à utiliser, compatibles avec Outlook et fiables. Essayez chaque système pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos besoins. Quelle que soit votre décision, vous travaillerez probablement plus efficacement et resterez mieux organisé.

Crédit d’image en vedette : Charlotte May ; Pixel ; Merci!

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