L'importance d'OCM pour une implémentation d'Office 365

Dans mon précédent article de blog nous avons présenté quelques exemples de réussite croissante et de gestion des perturbations liées à la gestion du changement. Nous discuterons aujourd’hui de l’importance de la gestion du changement organisationnel pour une implémentation efficace de Microsoft Office 365 (O365).

Examinez les conséquences que la gestion du changement peut avoir sur l’implémentation d’une solution telle que O365. O365 est un service d’abonnement basé sur le cloud offrant des outils et des applications de productivité conçus pour permettre la collaboration entre les employés du lieu de travail numérique moderne. La suite O365 comprend des outils tels que Word, Excel et PowerPoint, ainsi que des outils de collaboration tels qu'Exchange, Skype for Business et OneDrive for Business.

Office 365 reste le produit de Microsoft qui connaît la croissance la plus rapide, Dans sa 2018 Annual Report la société a déclaré que plus de 135 millions de personnes utilisaient Office 365 à des fins commerciales chaque mois.4

Compte tenu de la diversité des outils et des applications disponibles dans la suite O365, il est clair qu'un OCM efficace peut jouer un rôle important dans O365 mise en œuvre. Il est important que vos utilisateurs finaux soient non seulement formés à l'ensemble de la suite, mais également au fait du processus de migration.

Pour certaines applications, il est impératif de tenir les utilisateurs informés de ce qui se passe, de ce qui va se passer et de la ça va les toucher. Envisagez une migration Exchange Online. La plupart des gens utilisent régulièrement le courrier électronique et se fient beaucoup aux informations contenues dans leurs comptes de messagerie. Même si un utilisateur exploite une autre plate-forme (Lotus Notes ou Gmail, par exemple), il s'inquiète souvent de ce qu'il adviendra de ses «anciens» e-mails et de la façon dont il gérera les périodes de coexistence. Cela peut être source d'angoisse et entraîner une transition difficile.

D'autres charges de travail, telles que SharePoint Online, OneDrive et Teams, offriront aux utilisateurs finaux de nouvelles méthodes de travail. Mais l'inconnu peut être effrayant. Alors que les avantages de pouvoir collaborer de nouvelles manières – telles que le partage de fichiers ou le travail simultané sur des documents – sont nombreux et peuvent avoir de nombreux avantages, les applications et les subtilités de l'utilisation des applications à leur plein potentiel peuvent être étrangères à la réalité.

En fait, on estime que l’utilisateur final commun ne tire parti que d’environ 15% des fonctionnalités de la suite O365. Cela signifie qu'il sera impératif de déployer les principaux piliers de la gestion du changement pour permettre aux utilisateurs finaux de tirer parti de toutes les fonctionnalités de la solution O365 afin de maximiser votre investissement.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de l'importance de la gestion par ordinateur dans une implémentation d'Office 365:

dans le nuage a un nouveau sens (et de nouvelles opportunités) pour les utilisateurs.

Pour beaucoup, le «nuage» est encore un terme ambigu qui est vaguement projeté. Vous devez le rendre réel et tangible pour les employés. Qu'est-ce que cela signifie pour eux? En quoi cela peut-il leur être bénéfique?

Les initiatives O365 touchent une grande partie, voire la totalité des effectifs.

Lorsque vous avez un impact sur l’ensemble de la société, pouvez-vous vous permettre de le gâcher? Pour de nombreuses entreprises, les personnes constituent leur principal actif et leur principal investissement. La façon dont vous prenez soin des personnes au cours d'une implémentation majeure en dit long sur la société et donnera des employés plus heureux, motivés et plus productifs.

Les gens sont censés changer les comportements (par exemple, travailler dans un nouveau n’utilisez pas simplement un nouvel outil.

Changer les comportements est difficile! Les gens résistent naturellement au changement et, en ce qui concerne les comportements, ils résistent encore plus. Un effort concerté est nécessaire pour faire en sorte que les bons comportements changent et puissent être conservés avec le temps.

S'il n'est pas géré correctement, la période de coexistence, durant laquelle certains utilisateurs ont migré vers O365 tandis que d'autres restent sur l'héritage les systèmes peuvent générer un niveau élevé de confusion et de frustration.

Les utilisateurs se poseront des questions telles que: qu’arrivera-t-il si j’ai migré, mais pas mon collègue? Dois-je replanifier toutes mes réunions de calendrier et renvoyer des invitations? Qu'en est-il des salles de conférence que j'ai réservées? Ces questions, entre autres, sont courantes et doivent être abordées s’agissant des utilisateurs qui vivront en période de coexistence au cours d’une migration.

L’accès n’importe où et à tout moment via un appareil mobile crée de nouveaux impacts (configuration, accès, etc.)

Travailler dans le cloud est une chose. C’est une autre chose d’y arriver! Même s’il est facile pour les techniciens, la configuration des périphériques pour fournir l’accès souhaité n’est pas toujours aussi facile pour l’utilisateur quotidien. S'assurer que les personnes disposent de ce dont ils ont besoin ou savent où trouver de l'aide, est essentiel pour surmonter l'anxiété souvent associée à l'utilisation mobile.

Pour plus d'informations sur la manière dont la gestion du changement organisationnel favorise l'adoption d'Office 365, téléchargez notre guide ici ou ci-dessous.