L'importance de la réunion des acteurs de l'entreprise

Pendant des années, les DSI ont partagé avec moi l’importance de l’alignement et de la transparence, mais dans quelle mesure les DSI réussissent-ils à créer l’alignement et la transparence pour leurs principales parties prenantes. Telle était la question posée récemment lors de la discussion hebdomadaire sur le chat #CIOChat sur Twitter.

Quel pourcentage de parties prenantes est satisfait de vos efforts en matière de communication informatique et de transparence?

J'ai été franchement surpris par l'ampleur des réponses données par les principaux responsables de l'information. Les DSI moins positifs ont insisté pour que le nombre soit de 0%. Ils ont déclaré ne pas être certains de voir leurs parties prenantes se dire totalement satisfaites de la communication et de la transparence informatiques. Ils ont estimé que 33% pourraient dire, lorsqu'on leur a demandé, «la performance ne leur a pas fait chier». Un CIO a résumé sa position en affirmant que très peu d'entre eux – moins d'un tiers – diraient que les efforts de communication et de transparence sont bons. Les DSI de ce groupe pensent que la raison en est que les organisations informatiques sont souvent trop focalisées sur des choses que le métier ne comprend pas. Pire encore, les meilleures pratiques peuvent amener les DSI et les TI à se concentrer sur des choses qui n’offrent aucune valeur commerciale immédiate.

À ce stade, d’autres DSI ont répondu qu’il existait une grande différence entre totalement satisfait et satisfait. Ces DSI ont suggéré que si une enquête était nuancée, avec une échelle mobile, peut-être que 50% d'entre eux se diraient satisfaits et 75% se diraient plutôt satisfaits d'une organisation informatique bien gérée. Ces DSI affirment que certaines personnes ne seront jamais satisfaites de ce qu’elles ne comprennent pas. Mais ils disent qu’il est impossible de satisfaire tout le monde tout le temps.

L’objectif, selon eux, devrait être de placer les parties prenantes dans un lieu de confiance dans les technologies de l’information, afin que les parties prenantes et les technologies de l’information puissent accomplir leurs tâches ensemble. Cela signifie que, dans la mesure du possible, les DSI devraient viser un consensus. Selon la taille du groupe, 80% à 95% est considéré comme un objectif raisonnable. Rien de moins, a déclaré un CIO, et les initiatives vont dérailler. À ce stade, Ed Jackman de Info-Tech Research Group a déclaré que ses recherches montrent qu'il ne s'agit que d'une faible marge des entreprises affichant un taux de satisfaction supérieur à 80%. Confirmant cela, un directeur informatique a déclaré que je dirais plus de 50%, voire plus, parce que nous avons travaillé dur pour être un partenaire et un collaborateur efficace avec nos parties prenantes. Ce CIO a déclaré que l'investissement dans son bureau de gestion, ainsi que dans ses équipes de communication et de gestion du succès des clients, valait chaque centime.

En plus de la génération de rapports complets, rapides et précis, à quelle fréquence les directeurs de l'information doivent-ils rencontrer les parties prenantes de l'entreprise?

réponse dépend. Lorsqu'un responsable de l'information entre en fonction dans son rôle, il le dit plus souvent. Lorsqu'un CIO travaille sur des projets / initiatives actifs, ils le disent aussi plus souvent. Toutefois, si un directeur informatique maintient simplement des relations de confiance, celles-ci peuvent se produire moins fréquemment. En résumé, la réponse dépend de plusieurs facteurs:

• De quelle façon êtes-vous nouveaux, ainsi que votre équipe?
• À quelle vitesse le projet avance-t-il?
• De quelle aide est-il nécessaire?

Idéalement, les DSI ont déclaré: Les responsables informatiques doivent être associés aux réunions régulières où les parties prenantes s’attachent à relever les défis de l’entreprise. Si vous devez planifier fréquemment des réunions informatiques distinctes, un responsable de l’information a déclaré que vous étiez probablement condamné. Dans le même temps, les responsables informatiques devraient rencontrer souvent, de manière agile, leurs homologues professionnels. Mais comme on l’a dit, la fréquence dépend du type et de la portée des initiatives. Les directeurs informatiques disent souvent que c'est un de leurs représentants qui rencontre le plus souvent les parties prenantes au sujet de leurs initiatives, alors que le directeur principal de l'information s'occupe des tâches plus importantes et plus stratégiques.

Il est important de noter que les directeurs informatiques disent qu'il est utile de rencontrer leurs homologues des parties prenantes pour vérifier la «température». Leur objectif est de faire en sorte qu'un processus de projet ne submerge pas le retour d'informations critique dont les parties prenantes ont besoin pour réussir. Les DSI estiment parfois que ces réunions peuvent révéler des déconnexions.

Que devrait-il être à l'ordre du jour pour une entreprise?

Les responsables informatiques disent que l'ordre du jour devrait inclure des événements à court terme, des événements futurs à fort impact, les besoins des parties prenantes et un contrôle de la température, ce qui devrait viser à déterminer qui est affecté par les changements technologiques / commerciaux à venir. Les DSI affirment que les dirigeants d’entreprise touchés ne sont pas toujours faciles à identifier.

Les DSI suggèrent également qu’un point de départ peut être la mise en place de la structure et de la Il peut être utile d’aider un groupe de parties prenantes à participer à de grandes initiatives en abordant des sujets de réunion réguliers. Celles-ci peuvent inclure la sécurité, la confidentialité, les opérations commerciales, le marketing, les ventes, les aspects juridiques, etc. Pour les aspects stratégiques, les DSI doivent également établir des relations avec le C-Suite et le conseil d’administration.

Comment répartir l’ordre du jour entre la gestion de l’entreprise et la transformation de l’entreprise?

quels problèmes sont les plus chauds. Une bonne réunion des parties prenantes mène des problèmes les plus importants aux moins importants. Dans le même temps, il est important de reconnaître que beaucoup de problèmes ne peuvent pas être résolus en une seule réunion. Cela rend les communications de suivi telles que l'envoi de procès-verbaux détaillés de la réunion, l'absence de réponse aux questions et le détail des problèmes non traités.

Les responsables de l'information doivent garder à l'esprit qu'une réunion avec les parties prenantes consiste à écouter et à écouter vise à transmettre des informations sur les progrès réalisés dans les initiatives existantes. Les opérations par rapport aux projets doivent dépendre de votre connaissance de vos parties prenantes. Un responsable informatique a répondu que ce sujet était en quelque sorte une «informatique bimodale». Selon leur expérience, il devait y avoir un équilibre entre la gestion des opérations et la construction de l'avenir. Et il est aussi important de noter qu’il ne devrait pas y avoir deux cultures ou dirigeants différents.

Les ordres du jour de l’ère DevOps devraient être de plus en plus imbriqués. Cela dit, les DSI suggèrent que, dans les organisations informatiques matures, ils ont eu 15/15/30 divisions. La première partie est «exécuter» les niveaux de service. La deuxième partie est l’état de développement du projet. Et la dernière partie dure 30 à 60 secondes par projet et «transforme» les projets et / ou une discussion sur les nouveaux besoins de transformation. Il est important de noter que les DSI ont dit de séparer le sujet de la transformation en réunion distincte si les efforts d'une organisation en matière de transformation sont moins matures ou si votre organisation ne fait que commencer.

Que manque-t-il à de nombreux DSI pour communiquer avec leurs parties prenantes métier?

réponses. La première sur la liste était l'empathie. Les DSI ont déclaré qu'il était important que les responsables informatiques soient en mesure de dégager des opportunités pour les parties prenantes. Cela signifie leur expliquer de la manière la plus simple possible comment les initiatives améliorent leur vie et celle de la société.

Et bien que les directeurs informatiques se concentrent souvent sur le rationnel, il est important qu'ils comprennent également comment les émotions influencent les décisions. Cela peut clairement arriver à n'importe quel niveau de gestion. Dans le même temps, les DSI doivent être en mesure de révéler des inconnus aux parties prenantes de l'entreprise.

Les DSI insistent sur le fait que les réunions des parties prenantes ne doivent pas inclure de sujets qui n'ont pas de sens pour un public d'entreprises. Par exemple, les DSI ont déclaré avoir essayé de communiquer la capacité informatique à l'entreprise. Ce peut être un moment d'échec sans illustrer les exigences globales de l'entreprise en matière d'informatique. Cela peut toutefois plaider en faveur d'une augmentation des ressources informatiques.

De tout temps, les directeurs informatiques disent que les responsables informatiques manquent une occasion lorsqu'ils ne sont pas en mesure de dire aux entreprises pourquoi quelque chose est si important. Si vous ne parlez pas la langue de votre secteur, vous n'êtes qu'un plombier qui garde la lumière allumée.

Les autres problèmes sont les suivants:

• Parler trop par rapport à l'écoute
• Parler de technologie par rapport aux problèmes commerciaux [19659009] Ne pas poser de questions au public
• Ne pas synthétiser la perception vs la réalité

Les DSI créent des problèmes pour eux-mêmes lorsqu'ils émettent des hypothèses quant à ce qui est important pour leurs parties prenantes. Ensuite, ils peuvent doubler leur ton quand ils parlent pour prononcer des mots à sens unique, sans parler pour établir un dialogue. La clé d'une réunion réussie des parties prenantes consiste à écouter et à répondre à vos parties prenantes de manière à limiter les décisions émotionnelles et à augmenter les décisions rationnelles.

Les DSI sont convaincus que c'est exactement ce qui devrait aller. Et si cela échoue, ils disent qu'il est important de canaliser les réponses émotionnelles. Certaines compétences de base en concepts de psychologie peuvent aller très loin entre de bonnes mains.

Il est clair que les DSI auront du mal à communiquer la valeur de l'informatique avec des métriques de volume, des KPI et des chiffres CMMI qui n'ont aucune valeur pour l'entreprise. Les DSI disent que ces approches sont principalement dues à une approche réactive de la gestion des services. Mais les DSI disent qu'il existe des outils pour corriger cela, comme l'établissement d'indices de qualité. Avec ceux-ci, les DSI disent qu'il est important de se préparer à l'avance. Cela implique de comprendre les événements récents, de connaître les nouvelles stratégies et de poser des questions intelligentes. Les directeurs informatiques disent que c'est même une bonne idée de commencer ce type de réunion avec les questions du public.

Les directeurs informatiques doivent passer du simple alignement au partenariat commercial actif. Cela signifie qu'ils doivent être prêts à se réunir en fonction de la culture de l'entreprise et de leurs méthodes de travail. Cela garantit que le service informatique se concentre sur les bonnes choses. Et plus important encore, cela garantit que les TI deviennent davantage un co-créateur de la transformation de l'entreprise.

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