Les quadrants Eisenhower de la productivité

J’utilise les quadrants de productivité d’Eisenhower avec mes équipes depuis de nombreuses années maintenant. Vous pouvez également l’entendre sous le nom de « Matrice de décision Eisenhower » ou « Boîte Eisenhower ». C’est une méthode qui aide les gens à comprendre les différences entre les tâches « urgentes » et « importantes ». Vous pouvez l’utiliser pour créer des principes sur la meilleure façon de gérer le temps en tant qu’individu ou en équipe.

Dwight D.Eisenhower, le 34e président des États-Unis, aurait déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». Occupant des rôles exigeants comme le général commandant en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale et ses deux mandats en tant que président (1953-1961), il avait certainement besoin de comprendre la gestion du temps pour les dizaines de personnes qui relevaient de lui. Il a trouvé des moyens de réduire les efforts inutiles et de se concentrer sur ce qui était vraiment important pour ses équipes.

La matrice de productivité

Si vous avez suivi mes articles de blogtu le sauras intentionnalité est important pour moi. J’adore utiliser les quadrants de productivité d’Eisenhower, car ils permettent de réfléchir facilement aux tâches afin que vous puissiez intentionnellement concentrez-vous là où vous en avez besoin.

Le graphique ci-dessus montre les quadrants présentés dans une grille deux par deux où l’axe Y représente l’importance et l’axe X représente l’urgence. Vous remarquerez que le quadrant supérieur gauche (Q1) est à la fois urgent et important, le quadrant supérieur droit (Q2) est important mais pas urgent, le quadrant inférieur gauche (Q3) est urgent mais pas important, et le quadrant inférieur – le quadrant droit (Q4) n’est ni urgent ni important.

Interprétations – Qu’est-ce que cela signifie?

Il existe plusieurs interprétations courantes des quadrants de la productivité. Vous les verrez souvent étiquetés comme Faire maintenant (Q1), Planifier (Q2), Déléguer (Q3) et Supprimer (Q4). Ou certaines personnes préfèrent Réduire (Q1), Décider (Q2), Automatiser (Q3) et Supprimer (Q4). Vous pouvez également trouver d’autres variantes. Celles-ci peuvent sembler être des différences subtiles, mais le langage utilisé et l’interprétation peuvent amener les équipes à établir des priorités différentes.

Mon interprétation préférée est basée sur la citation d’Eisenhower listée au début de cet article. Cela nous dit que les choses urgentes sont rarement importantes. Dans le graphique ci-dessus, j’utilise Fire Fighting (Q1), Productive Time (Q2), Distraction (Q3) et Down Time (Q4).

J’aime voir Q1 et Q4 comme nécessitant tous deux de réduire le temps et les efforts, c’est pourquoi ils sont affichés avec seulement 5% de votre temps recommandé sur chacun. Cela peut vous rendre nerveux à propos de Q1, car il est également considéré comme important. Il crie pour votre attention. Mais mon point de vue est que la lutte contre les incendies est un endroit terrible où passer une grande partie de votre temps. Votre attention est bien trop précieuse pour chasser chaque urgence placée devant vous.

Je considère Q2 comme la quintessence de la productivité et je recommande que 75 % de votre temps soit utilisé ici. Les choses importantes qui ne sont pas urgentes sont là où vous trouverez la prévention, l’innovation, l’expérimentation, la planification et la stratégie. Ce sont les choses qui peuvent réduire ou supprimer l’urgence indésirable. Q2 est l’endroit où vous trouverez un avantage concurrentiel.

Cela laisse Q3 où je recommande les 15% restants de votre temps. Cela peut sembler étrange étant donné qu’il est défini comme non important. Q1 est important mais ne reçoit que 5% de votre temps. C’est la différence entre Q1 étant involontaire urgence et Q3 étant intentionnellement urgent au nom de quelqu’un d’autre. Je pense que cela vaut la peine d’aider les autres s’il ne s’agit pas d’arrêter le temps sur les activités Q2.

Comprendre l’urgence

Q1 et Q3 sont tous deux des quadrants urgents.

Q1 est également important, il comprend donc des éléments tels que la gestion de crise, le triage et les scénarios de baisse de production. Ce sont des choses qui ne peuvent être ignorées, elles doivent être corrigées maintenant.

Q3 est urgent mais pas important. Cela inclut les priorités des autres ou l’aide pour des choses qui devraient peut-être être faites par quelqu’un d’autre. Parfois, ces tâches vous empêchent de vous concentrer sur les choses qui sont vraiment importantes.

Comprendre l’importance

Q1 et Q2 sont tous deux des quadrants importants.

Q1 est également urgent, mais pour ceux qui considèrent Q1 comme des éléments à faire en premier, je dirais que vous trouverez beaucoup trop d’heures passées à combattre les incendies. Considérez que l’importance de Q1 ne vient que de son urgence. Il y aura toujours une nouvelle priorité absolue qui sera coincée sous le couvert de l’urgence. L’urgence devient préjudiciable si elle règne trop longtemps.

Q2 n’est pas urgent, et certains le considèrent simplement comme des tâches à planifier. Je ne suis pas d’accord. Je considère Q2 comme la zone dans laquelle vous devriez intentionnellement passer le plus de temps. Son manque d’urgence ne diminue pas sa valeur. D’après mon expérience, Q2 est le seul quadrant qui est vraiment important. Vous devez passer du temps en Q2 pour trouver des moyens de réduire l’activité des Q1 et Q3.

Trouver une productivité optimale

Vous ne pouvez pas éviter l’urgence, mais vous pouvez briser le cercle vicieux. L’intentionnalité envers votre utilisation de ces quadrants de productivité peut vous aider. Utilisez la matrice ici pour vous aider à identifier ce qui est vraiment important et assurez-vous d’y consacrer régulièrement du temps.

Si vous vous retrouvez sans cesse à lutter contre les incendies au premier trimestre, sachez que vous devez apporter des modifications et vous rendre dans un meilleur endroit. L’urgence devrait être l’exception plutôt que la règle. Vous pouvez utiliser le 6 domaines qui bloquent le changement organisationnel pour vous aider à identifier les changements nécessaires pour relâcher la pression et vous permettre de vous concentrer sur un temps de qualité Q2.

Nous n’avons pas beaucoup parlé de Q4, qui n’est ni important ni urgent. Certains modèles suggèrent que vous disposiez du temps qui tombe ici, en vous rapprochant le plus possible de zéro. Certains le considèrent comme du temps libre ou comme lieu de procrastination. Je pense qu’il y a de la valeur au quatrième trimestre pour déstresser ou créer des liens avec les autres. À mon avis, cela a ses avantages, mais vous voulez toujours contrôler intentionnellement votre temps passé ici.

Conclusion

Vous devez voir clairement les différences entre l’urgence et l’importance. Pour une entreprise, est-il préférable de régler chaque demande le plus rapidement possible ? Ou est-il préférable d’explorer la stratégie, d’expérimenter et d’innover ?

Ces concepts peuvent également s’appliquer à votre vie personnelle. Vous pouvez facilement vous perdre dans le quotidien en pensant que vous avez juste besoin de le faire et que demain vous penserez à long terme. Mais souvent, vous perdez la notion de demain. Vous faites avancer les choses, mais pas les bonnes choses.

Si vous vous retrouvez coincé avec une urgence sans fin, c’est peut-être le moment idéal pour contacter votre gestionnaire de compte Perficient pour une aide ou une utilisation supplémentaire. notre formulaire de contact pour commencer une conversation pour vous aider à atteindre les objectifs importants.