Les malheurs de la collection d'hier ne doivent pas nécessairement être le problème d'aujourd'hui (ou de demain)
La collecte est souvent considérée comme la phase la plus techniquement rigoureuse et la plus complexe de l'eDiscovery – elle implique l'acquisition d'informations potentiellement pertinentes stockées électroniquement (ESI) à partir de sources natives dans une plate-forme d'eDiscovery à des fins d'enquête ou d'examen. La collecte est également le stade auquel des risques importants et imprévus, des retards et des coûts inutiles peuvent rapidement devenir incontrôlables.
Ce processus peut soulever de nombreuses questions. Les données ont-elles été sous-collectées – peut-être parce que le service informatique a appliqué des mots-clés de base, des plages de dates et des types de fichiers et a ainsi manqué des informations potentiellement importantes masquées par des mots de code? Les dépositaires et les sources de données entières ont-ils été complètement oubliés? Ou votre équipe informatique a-t-elle «tout saisi» parce que vous travailliez dans des délais serrés, ce qui vous a amené à dépenser des coûts inutiles sur des tâches en aval? Un employé faisant l'objet d'un litige a-t-il fait effacer son ordinateur portable parce qu'il ne suivait pas un programme de sauvegarde régulier? Ou un employé a-t-il cherché à cacher des preuves en détruisant délibérément des fichiers?
Dans tous ces scénarios, la collecte comporte des risques et des coûts imprévus. Et la pandémie a révélé et exacerbé certaines des plus importantes. Il y a l'augmentation des volumes de données et des sources de données basées sur le cloud. Il y a les demandes d'informations de plus en plus fréquentes. Il y a l'adoption rapide du chat comme moyen préféré de communiquer. Et maintenant, nous avons une main-d'œuvre décentralisée et largement distante qui utilise à la fois des appareils professionnels et personnels.
Obtenir la collecte «juste» minimise les risques et les coûts inutiles. Mais nous ne devons pas considérer la collecte comme une fonction purement réactive basée sur la réponse aux demandes d’informations. L’approche actuelle de la collecte est radicalement différente d’avant.
La collecte est désormais un processus qui nécessite bien plus qu’une approche réactive. Oui, vous avez besoin d'un processus défendable et vous devez collecter des données à partir de points de terminaison, de sources cloud, etc. Mais la collecte doit également sécuriser et protéger les données à leur source, en particulier pour les terminaux distants plus vulnérables tels que les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Il doit automatiser les flux de travail pour faciliter la collecte, enfin, simplement . La collecte doit également fournir des informations précoces et une disponibilité quasi instantanée des données afin que l'examen puisse commencer plus tôt, et elle doit afficher intuitivement de nouvelles formes de données (comme le chat) pour un examen et une analyse rapides.
Quelle est l'approche actuelle de la collecte? [19659007] OpenText ™ relève ces défis avec des solutions de collecte transparentes qui améliorent de manière mesurable les processus, atténuent les risques, réduisent les coûts d'examen et aident les équipes juridiques à mieux comprendre les données. Dans le même temps, nous reconnaissons que les organisations ont des exigences de collecte uniques et que certains systèmes nécessitent simplement plus d'un outil pour la collecte.
Que votre organisation n'ait besoin que de la collecte seule ou qu'elle s'intéresse à la collecte dans le cadre d'un programme complet de bout en bout pour la découverte électronique et la conformité réglementaire, OpenText est là pour vous.
Sécurisez et protégez les données de manière proactive, tout en préservant données et collecte à partir des terminaux
Ce n'est pas parce que les données n'ont pas été sauvegardées, qu'un ordinateur portable a été égaré ou volé ou que des documents ont été volontairement ou par inadvertance détruits, cela ne signifie pas que les données résidant sur cet appareil ne sont pas détectables. Les organisations qui sont prises les mains vides risquent de ne pas trouver les informations dont elles ont besoin pour remédier aux signes de mauvaise conduite des employés et peuvent s'exposer à des sanctions si les données sont spoliées.
La solution de sauvegarde cloud OpenText protège de manière proactive les informations potentiellement pertinentes sur les terminaux contre la perte de données. La technologie sauvegarde de manière incrémentielle les données sur les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables et, lorsque la préservation est requise, s'intègre aux outils de conservation légale basés sur le cloud pour assurer la préservation. Les données potentiellement pertinentes conservées dans le cloud de sauvegarde peuvent être collectées à distance et automatiquement téléchargées pour enquête ou examen dans Plateformes OpenText eDiscovery .
Collecte à la demande pour eDiscovery et demandes d'informations
Logiciel OpenText, que ce soit sur -premises ou basées sur le cloud, accélère les efforts de collecte au moment d'une demande jusqu'à l'examen et permet un aperçu plus précoce des collectes de données. Les équipes informatiques n'ont plus besoin de tirer des sources de données, de les stocker dans un référentiel, puis de les télécharger dans une plateforme de révision. Et les équipes juridiques n'ont plus à se soucier des retards d'accès ou des risques de transfert de données. Une fois collectées, les données peuvent être automatiquement téléchargées vers les plates-formes OpenText eDiscovery pour un examen quasi immédiat.
Nos outils sont collectés à partir des terminaux, y compris les ordinateurs de bureau et portables, les partages de fichiers, l'ECM, les e-mails et les sources cloud – sélection au point de collecte pour des ensembles de données plus ciblés et préservation des documents pour de futurs cas d'utilisation. Les capacités de prévisualisation aident les équipes juridiques à déterminer si les termes de recherche convenus sont trop larges ou trop restrictifs, et les aident à comprendre la pertinence d'un dépositaire donné par rapport au sujet en question avant la collecte.
support de bout en bout
Ingérer, étudier, réviser, biffer et produire des discussions – y compris à partir de Microsoft Teams, Slack et Bloomberg – avec les plates-formes OpenText eDiscovery. Les données de chat se trouvent aux côtés de toutes les autres données collectées et peuvent être analysées à l'aide de la recherche prédictive du regroupement de concepts, des filtres intelligents, de la visualisation hypergraphique de communication et d'autres analyses pour accéder aux chats pertinents. Une «discussion en vrac» à message unique qui ne fait pas partie de discussions plus importantes est incluse afin que les réviseurs ne manquent pas d'informations potentiellement importantes. Enfin, toutes les données de discussion peuvent être divisées en blocs de plusieurs heures pour regrouper les données de discussion à des fins d'examen.
La vue native de discussion Axcelerate fournit un contexte de discussion réaliste pour accélérer la révision
Collecter à distance et discrètement
La technologie de collecte à distance a existe depuis une décennie, permettant aux équipes informatiques de rechercher et de collecter des données ESI à distance et de manière défendable. Le besoin de collecte à distance, ciblée et souvent discrète s'est accru à mesure que davantage d'employés travaillent à domicile. Les solutions OpenText prennent en charge la collecte à distance complète mais ciblée à partir des points de terminaison sur ou hors du réseau d'entreprise, ce qui peut être effectué discrètement en arrière-plan, ainsi que le téléchargement transparent des données nécessitant une révision vers les plates-formes OpenText eDiscovery.
Augmentez votre expertise quand et où vous en avez besoin. it
Vous n'avez pas besoin de faire cavalier seul si une expertise spécialisée en collection est nécessaire pour une question particulière.
Que vous soyez préoccupé par des ressources internes trop taxées ou des outils à portée de main qui pourraient ne pas faire le travail, OpenText EnCE -des experts de collecte certifiés sont disponibles 24h / 24 et 7j / 7 pour collecter de manière défendable ce dont vous avez besoin, de qui en a (si vos employés sont distants et n'ont pas de VPN, pas de problème!) et de n'importe quelle source de données.
Nos experts le feront vous aider à gérer les risques et les coûts, à éviter les pièges imprévus et à équilibrer les exigences de collecte avec les exigences de confidentialité des données. Nous utilisons des outils standard de l'industrie, à la fois médico-légaux et non médico-légaux, et sommes experts dans nos outils de collecte exclusifs.
Exécuter un processus défendable
Indépendamment de la technologie ou du service déployé, OpenText fournit un historique complet et une chaîne de contrôle , de la collecte aux processus d'examen, pour assurer la défendabilité tout au long du processus.
Que réserve l'avenir pas trop lointain de la collection?
L'industrie et ses besoins continuent d'évoluer. OpenText s'engage à relever les défis des équipes juridiques: des volumes et des sources de données toujours croissants, davantage de pressions réglementaires et de conformité dans des délais rigoureux, des risques de cybersécurité et une main-d'œuvre distante qui pourrait être là pour rester.
Nos capacités de collecte s'améliorent continuellement pour étendre leur portée à de nouvelles sources de données pour la collecte de preuves – des systèmes d'appareils mobiles de plus en plus complexes et des applications de médias sociaux aux nouvelles sources de données éphémères telles que les appareils portables. Les équipes juridiques continueront également de bénéficier d'une présentation plus intuitive des types de données dans nos produits (comme le chat), d'une automatisation améliorée du flux de travail, de la collaboration et de la sécurité à la source.
L'avenir de la collecte est plus rapide, plus simple et plus intuitif que jamais. .
