Les frais de déplacement des entreprises devraient augmenter – voici comment annuler la baisse des prix

Août
24 janvier 2018

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Les modèles économiques sont de plus en plus mondiaux. et cela signifie que les entreprises dépensent plus que jamais pour envoyer leurs employés dans tout le pays – diable, partout dans le monde.

Voilà pourquoi vous devriez être prêt à dépenser encore plus en 2019, selon un sondage Global Rapport de prévision de voyage . L'année prochaine, selon les prévisions, les prix des hôtels devraient augmenter en moyenne de 3,7% et les coûts de vol augmenter de 2,6%.

En 2020, le secteur des voyages d'affaires devrait […] Global Business Travel Association .

Toutefois, avant de commencer à éponger les budgets pour mettre fin à votre budget de voyage, sachez que réduire les frais de déplacement ne signifie pas limiter les employés à des indemnités journalières déraisonnables motels. Au lieu de cela, comme avec la plupart des solutions, l'équilibre est la clé.

Relié: Faites de 2018 l'année du «piratage des voyages d'affaires.» Voici 4 pour vous lancer En obtenant un peu plus de détails sur les politiques de voyage et en rencontrant vos employés à mi-chemin, votre entreprise peut éviter les dépenses inutiles et cesser de gaspiller des dollars qui ne profitent pas aux résultats financiers. Voici plusieurs stratégies pour tirer le meilleur parti de votre budget de voyage:

1. Soyez plus intelligent sur les tarifs des chambres et les coûts cachés.

Il est toujours judicieux de définir des règles claires concernant les tarifs et les types de chambres que vos voyageurs d'affaires peuvent réserver. Certaines entreprises définissent également des règles en fonction du nombre d'étoiles de l'hôtel concerné.

Les tarifs de la police d'assurance ne sont pas la solution. Au lieu de cela, vous devriez considérer le coût de la vie dans chaque ville. Business Travel News publie un indice tarifaire utile qui répartit le prix moyen par nuit des hôtels dans les grandes villes.

En attendant, n'oubliez pas les coûts indirects. Allez-vous couvrir le petit-déjeuner ou est-ce que c'est inclus dans le prix de l'hôtel? Que coûte le Wi-Fi? Que diriez-vous de vous garer à l'hôtel: gratuit ou non? Certains éléments de campagne surprise peuvent également apparaître dans le rapport de dépenses; les directeurs de voyages doivent donc prendre en compte tous les coûts indirects de la réservation d'une chambre d'hôtel.

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que le taux non remboursable sera souvent le moins cher. De nombreuses entreprises gaspillent de l'argent en ignorant cette option, qui peut coûter jusqu'à 20% moins cher. Bien sûr, les projets de voyages d'affaires peuvent changer rapidement, mais n'ayez pas peur de réserver des voyages lorsque les projets de voyage sont plus précis. Au fil du temps, les économies compenseront les pertes occasionnelles lorsque les régimes changeront.

2. N'excluez pas les hôtels de milieu de gamme.

Bien que de nombreux voyageurs d'affaires aient tendance à rester dans des établissements haut de gamme, les grandes chaînes lancent des marques de milieu de gamme offrant une atmosphère de boutique afin de répondre aux goûts changeants des voyageurs. Ces hôtels présentent deux avantages: les voyageurs peuvent toujours gagner des points de fidélité avec leurs marques préférées, et les prix sont jusqu'à 13% inférieurs, selon l'indice de Business Travel News .

3. Rappelez-vous que le prix que vous réservez ne doit pas nécessairement correspondre au prix que vous payez.

Les hôtels ont adopté une stratégie de tarification dynamique, tout comme leurs amis des compagnies aériennes. Qu'est-ce que ça veut dire? Les prix changent constamment, selon l'inventaire. Profitez des outils tels que Yapta. C'est une entreprise avec laquelle nous collaborons pour suivre les changements de prix et réserver des chambres d'hôtel à des tarifs plus avantageux si elles sont disponibles avant le début du voyage. Yapta prétend pouvoir sauver aux entreprises une moyenne de 369 dollars par voyage.

4.

En moyenne, les voyageurs d’affaires passent environ 20 minutes à lire des critiques d’hôtel avant de réserver un voyage, selon une enquête de TrustYou et du Tisch Centre for Hospitality and Tourism de NYU. Et ce n'est pas l'idéal: vous ne voulez pas que les employés perdent du temps à essayer de choisir l'hôtel idéal, et vous ne voulez pas qu'ils passent des heures au téléphone avec des compagnies aériennes qui tentent de réserver un billet.

et faire des contacts. Rappelez-vous: Heures gaspillées = gaspillage de dollars.

Vous voulez également vous assurer que tous les processus internes liés au déplacement d'un employé sont aussi efficaces que possible. Pour maximiser la productivité, établissez des procédures faciles à suivre qui permettent aux employés de planifier leurs déplacements. Définissez clairement qui doit approuver les plans et quels outils ou sites les employés sont censés utiliser. Choisissez quelques applications mobiles à adopter dans l’ensemble de la société pour vous aider dans le processus de planification.

Une fois que vos attentes en matière de planification sont définies, portez votre attention sur les processus auxiliaires. Travaillez avec votre service de comptabilité pour vous assurer que les rapports de dépenses sont faciles à remplir par tous les employés. Pendant que vous y êtes, demandez à votre équipe de comptabilité si elle dispose de toutes les données nécessaires pour générer des rapports efficaces.

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On s'attend à ce que les entreprises dépensent beaucoup d'argent pour leurs frais de déplacement, mais votre entreprise n'est pas obligée de le faire. Les entreprises intelligentes prendront en compte de nombreuses variables dans les budgets de voyages de leurs employés, mais les entreprises plus intelligentes sauront comment optimiser le travail de voyage pour elles. Utilisez des outils, des conseils et des procédures qui optimisent les déplacements professionnels afin que votre entreprise et vos employés réalisent les voyages les plus efficaces et les plus satisfaisants possibles.