Les 5 principales raisons pour lesquelles l’archivage actif devrait être votre prochain mouvement

Si votre entreprise existe depuis un certain temps, il est probable que vous ayez collecté une tonne de données: communications, documents, enregistrements et plus encore. Au fil du temps, il devient plus difficile (et plus cher) de stocker, de gérer et de garder une trace de toutes ces informations de manière sécurisée et conforme. Et soyons honnêtes, la plupart ne sont pas modifiés, exploités pour la collaboration, approuvés ou simplement utilisés dans le cadre d’un flux de travail.

Alors, que pouvez-vous faire à ce sujet? C’est là que l’archivage actif entre en jeu. C’est un moyen intelligent et simple de nettoyer et d’optimiser votre contenu numérique sans perdre quelque chose d’important. Avec Gestion du contenu Opera ™ Document ™ et Archive d’information OpenText ™vous pouvez déplacer des données et du contenu «complets» dans une archive organisée sécurisée qui libère de l’espace, réduit les risques et aide votre équipe à travailler plus rapidement.

Voici les 5 principales raisons pour lesquelles l’archivage actif devrait être votre prochain coup:

1. Nettoyez sans rien perdre
Pensez à l’archivage actif comme le nettoyage de printemps pour votre monde numérique. Vous déplacez des fichiers qui ont été approuvés et tous les flux de travail qui lui sont liés finalisés dans un espace sûr et toujours accessible, sans risque supplémentaire. Avec des outils tels que OpenText Documentum CM et OpenText Information Archive, vos fichiers sont toujours accessibles mais n’obtient pas vos systèmes et processus quotidiens.

2. Réduisez rapidement les empreintes de stockage
Des données moins actives dans vos principaux systèmes signifient moins de coûts de stockage et de sauvegarde. Archiving vous permet de fermer les systèmes hérités et de contrôler les environnements croissants pour éviter les mises à niveau coûteuses. OpenText Information Archive est conçu pour stocker les données et le contenu «complets» en toute sécurité et en toute sécurité.

3. Accélérez les sauvegardes et les mises à niveau
De gros tas de données qui ne sont pas modifiés lentent tout, des sauvegardes aux restaurations aux mises à niveau du système. Avec OpenText Documuum CM et OpenText Information Archive, vous ne gardez que du contenu actif dans votre système de base, ce qui rend les choses plus rapides et plus lisses tout en gardant toutes les données facilement accessibles.

4. Restez conforme sans le stress
Les réglementations sur les données vous obligent à conserver les versions finales du contenu pendant des années, mais cela ne signifie pas qu’ils doivent obstruer vos systèmes. Les outils d’archivage d’OpenText gardent ces dossiers en sécurité, immuables et prêts pour l’audit pour une gouvernance optimale.

5. Rendez vos équipes plus efficaces
En éliminant l’encombrement, vos équipes peuvent trouver ce dont elles ont besoin plus rapidement et rendre le système de base plus performant. Avec le contenu archivé toujours consultable via OpenText Documulum CM Smart View, il n’est pas nécessaire d’apprendre un nouveau système.

Quel type de contenu devez-vous archiver?

Seule le contenu «Business Complete» des archives – des versions finales qui ne changent pas mais doivent rester en sécurité. Laissez le contenu «Business Active» dans votre système principal, comme les documents toujours dans les workflows ou en été modifiés.

Comment ça marche?

1. Définissez ce qui est prêt pour l’archivage
2. Planifiez les travaux d’archives (automatisé ou manuel)
3. Envoyer des fichiers à des archives d’informations OpenText
4. Valider pour la conformité, si nécessaire
5. Nettoyez votre système OpenText Documentum CM
6. Continuez à travailler plus vite avec un système plus maigre

Besoin d’aide pour commencer?

Tu n’es pas seul. OpenTExt offre un soutien à travers leur Spécialistes des archivesqui peut:

• Vous aider à décider quoi archiver
• Configurez votre premier travail d’archives
• Automatiser l’archivage futur
• Gardez-vous conforme aux politiques de données
• Vous guider à travers le nettoyage du système

La ligne de fond

L’encombrement numérique n’a pas à être votre réalité. Archivage actif avec OpenText Documulum CM et OpenText Information Archive vous aide à organiser votre contenu, à protéger ce qui compte et à garder votre entreprise en douceur, le tout sans perdre quelque chose d’important.

Prêt à nettoyer votre contenu de la manière intelligente?

OpenText Documutum CM et OpenText Information Archive ont le dos.

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