Les 4 fonctionnalités essentielles d’une automatisation réussie de la gouvernance des données

Par Milan Shetti, PDG de Rocket Software

Si nous avons appris quelque chose au cours des dernières années face à une pandémie mondiale, des chaînes d’approvisionnement au point mort, une inflation en hausse et des économies en déclin, c’est que le changement est la nouvelle norme sur les marchés d’aujourd’hui.

En réponse, les organisations ont investi massivement dans la transformation numérique. IDC prévoit que les dépenses mondiales consacrées à la transformation numérique atteindront 2,8 billions de dollars d’ici 2025 — plus du double de ce qui a été dépensé en 202

Alors que les organisations intensifient leurs initiatives de transformation numérique, qui sont essentielles à leur survie dans le climat commercial actuel, elles doivent également réfléchir à la manière de moderniser et de migrer les données sensibles et à la manière dont elles sont gérées et régies. Les dirigeants de la suite C doivent avoir confiance dans les données dont ils disposent pour alimenter les processus métier, offrir des expériences client et employé et améliorer leurs analyses et informations opérationnelles.

Compte tenu du volume de données dont disposent la plupart des organisations, elles ont besoin de technologies agiles capables de fournir une vaste gamme de services pour rationaliser la gestion et la conformité du contenu, tirer parti de l’automatisation pour simplifier la gouvernance des données, et identifier et optimiser toutes les données précieuses de leur entreprise.

En fin de compte, lors de l’évaluation des technologies d’automatisation, votre entreprise a besoin d’un logiciel qui permettra aux équipes d’identifier rapidement et facilement les données sensibles hautement prioritaires et d’identifier et de supprimer le contenu redondant, obsolète et trivial (ROT) pour rester conforme aux exigences réglementaires complexes.

Alors que les organisations s’efforcent de rationaliser au mieux la gestion des données et la conformité, il y a quatre considérations clés pour le faire efficacement.

1. Identification

Les entreprises ont besoin d’une analyse rapide et précise de tout leur contenu. Les organisations dotées de processus riches en contenu doivent rechercher des solutions automatisées flexibles et évolutives capables de fournir une large classification du contenu, réduisant ainsi les risques que des informations importantes passent entre les mailles du filet et permettant aux équipes d’identifier rapidement davantage de types de données sensibles.

2. Action

Pour soutenir la conformité avec une approche axée sur la gouvernance en matière d’automatisation des processus riches en contenu, les entreprises doivent être vigilantes lorsqu’il s’agit de gérer la conservation et la confidentialité des documents. Ceci est réalisable en automatisant autant que possible la prise de décision en matière de gouvernance et les processus manuels. En utilisant la technologie d’automatisation pour gérer automatiquement les processus riches en contenu et éliminer les tâches banales, fastidieuses et répétitives, les équipes peuvent éliminer de nombreuses opportunités d’erreur humaine et libérer des employés et des ressources pour accroître l’efficacité.

3. Accéder

L’accessibilité est l’une des plus grandes menaces pour les données sensibles d’une entreprise. Les données facilement accessibles et moins sécurisées sont vulnérables aux pirates et aux logiciels malveillants, qui, en cas de violation, peuvent avoir des conséquences catastrophiques pour une organisation. Les équipes doivent rechercher un logiciel d’automatisation capable de définir des paramètres temporels et géographiques autour de l’accessibilité des employés, de refuser l’accès en cas de violation d’un réseau et de permettre la rédaction dans toute l’entreprise.

4. Cycle de la vie

Pour gérer avec succès l’intégralité du cycle de vie du contenu, les entreprises doivent avoir la possibilité de placer le contenu en attente légale, de gérer la rétention excessive de documents et d’activer le chiffrement au repos. Plateforme de services de contenu Mobius de Rocket Software offre cela non seulement en permettant aux équipes de gestion des rapports de chiffrer et de mettre rapidement le contenu en attente légale, mais également en réduisant le stockage pour éviter la sur-rétention et la ROT. Mobius peut également s’intégrer facilement dans de nombreux disques partagés et plates-formes collaboratives pour rationaliser la ROT et l’audit de site.

Avec l’augmentation des investissements dans la transformation numérique, les organisations doivent rester compétitives et, pour beaucoup, les données deviennent le différenciateur essentiel. En mettant en œuvre dès maintenant les bons outils pour la gouvernance de l’automatisation des données, les organisations seront mieux placées pour l’optimiser et rester conformes. Pour en savoir plus sur les solutions de gestion de contenu de Rocket, visiter la page du produit.