Le secret pour écrire des courriels avec une précision militaire

décembre
5 2019

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«Les e-mails comme celui-ci sont généralement assaillis par les discours d’entreprise, je vais donc vous le dire sans hésiter», a commencé une note d’entreprise du PDG de Twitter, Jack Dorsey. Il a ensuite décrit les réductions d'effectifs prévues, destinées à renforcer l'entreprise.

Bien que je puisse compter sur quelques moyens pour relier ce courrier électronique, je félicite le PDG pour ses efforts pour aller droit au but. Inutilement verbeux, et parfois carrément inutile, les courriels sont restés longtemps sans contrôle. Les effets vont au-delà de l’anxiété que vous ressentez chaque fois que vous entendez le ping d’un autre courrier électronique. Envoyer des e-mails indûment peut nuire à la productivité de votre équipe et, au fil du temps, à la rentabilité de votre entreprise.

Le travailleur à temps plein moyen reçoit environ 120 e-mails par jour. Cela équivaut à environ 2,6 heures de temps passé à parcourir nos boîtes de réception quotidiennement. Imaginez si vous pouviez réduire ce nombre de moitié. Les recherches montrent qu’une partie choquante des courriels que nous recevons ne mérite même pas un coup d’œil. Mais les gens continuent à les envoyer et, malgré la montée en puissance d'applications de messagerie telles que Slack, Twist et Google Hangouts, le courrier électronique reste le principal moyen de communication professionnelle.

C'est pourquoi il est essentiel de déterminer comment améliorer vos compétences en matière de courrier électronique. assurez-vous que votre prochain message coupe le bruit. De plus, des e-mails efficaces peuvent augmenter la productivité et gagner du temps pour l'expéditeur et le destinataire. Voici un guide pour des courriels plus performants basés sur les stratégies utilisées par les personnes dont le travail est une communication réussie: les professionnels du marketing. Choisissez les destinataires avec soin.

En marketing, il existe un terme appelé "segmentation". Il signifie diviser les clients en groupes plus restreints en fonction de caractéristiques telles que l'âge, le revenu, les traits de personnalité ou le comportement. Vous pouvez ainsi personnaliser et optimiser le contenu. vous les envoyez plus tard. Disons que vous êtes une société de billetterie. Un jeune homme de 20 ans pourrait être intéressé par le prochain concert de Justin Bieber, mais un jeune homme de 70 ans? Pas tant que ça.

La segmentation est une stratégie qui les entreprises ont tendance à augmenter leurs chances de lire et d’agir leurs courriels. De nos jours, les clients veulent avoir l’impression qu’une organisation leur parle, et l’une des façons de le faire consiste à partager des informations qui les intéressent. Si les spécialistes du marketing prennent soin de leurs destinataires, nous devons procéder de la même manière lorsque nous écrivons des e-mails à nos collègues. Si vous devez envoyer un courrier électronique, commencez par décider qui doit absolument figurer sur cet e-mail, car le fait d'envoyer un courrier électronique peut nuire à votre destinataire si le message ne les concerne pas. Il en va de même pour la gestion excessive de votre manager. Selon de David De Cremer, professeur à l'Université de Cambridge, une excès de zèle est non seulement gênante – elle inonde inutilement les boîtes de réception – mais peut aussi créer un climat de méfiance entre collègues. Ou, comme le dit le professeur De Cremer cela crée une "culture de la peur et une sécurité psychologique faible".

Sans oublier que de nombreux e-mails (probablement beaucoup plus que ce à quoi vous vous attendiez) n'ont pas besoin de être envoyé du tout. Dan Ariely économiste du comportement de la Duke University, a découvert qu '«environ un tiers des messages n'avaient pas du tout besoin d'être vus, et environ un dixième seulement des courriels étaient considérés suffisamment importants pour être lus dans les cinq minutes suivant leur réception "C’est une raison suffisante pour réfléchir à deux fois avant de cliquer sur" envoyer ".

2. Soyez stratégique avec votre CTA.

Un CTA, ou appel à l’action, est le dernier message électronique dans lequel vous encouragez votre lecteur à faire quelque chose: magasiner maintenant, en savoir plus, s'inscrire, etc. Parfois, le CTA est un bouton, mais il n'est pas obligé de l'être, il doit être concis, accrocheur et facile à comprendre. Pour les spécialistes du marketing, les CTA ne sont pas négociables, car ils aident les entreprises à avoir plus de clients.

Dans nos courriels quotidiens, cet appareil peut être tout aussi utile pour atteindre le but de notre message: organiser une réunion, demander des commentaires ou attribuer des messages. un projet, un rappel final et concis de ce que nous recherchons peut améliorer la tilité de n'importe quel email. En fait, il est si important de commencer mes courriels avec les CTA et de travailler à l'envers.

Pour faire ressortir vos CTA, séparez-les du corps du texte et jouez avec le texte et les couleurs vifs. Si vous avez plusieurs actions, séparez-les par des puces et essayez de limiter vos actions à deux par e-mail. Autre pratique utile: si vous adressez plusieurs destinataires, utilisez «@» pour attribuer des actions à différentes personnes, par exemple. "@Pam: examinez les diapositives et envoyez vos commentaires d'ici mardi à la fin de la semaine." De cette façon, il n’ya aucune ambiguïté sur ce qui est attendu de qui.

3. Soyez bref, mais personnel, dans le corps.

L'attention de l'adulte est de huit secondes . Après cela, la plupart des gens ont tendance à perdre la concentration. Cela ne vous donne que huit secondes pour faire passer votre message. Etant donné qu'environ environ 47% des e-mails sont ouverts sur un appareil mobile, où un message de Guerre et Paix a encore moins de chances d'être terminé, vous avez intérêt à le résumer. [19659005] Les experts recommandent de limiter vos courriels à 150 mots ou moins. Comme Harvard Business Review l'explique «Même si le contexte est essentiel pour guider les interprétations du lecteur, rappelez-vous que ce qu'il doit savoir, c'est inévitablement un sous-ensemble de tout ce que vous pouvez lui dire.»

Si vous ne parvenez pas à respecter cette limite de mots, envisagez de scinder votre message en plusieurs courriels. Il est également important d’établir un lien humain à un moment donné. Personne ne veut lire un message qui semble avoir été écrit par un robot. Alors, prenez une seconde pour penser à votre public et ajoutez une touche personnelle. Cela pourrait ressembler à quelque chose comme:

"Bonjour Anne,

Joli travail pour cette manifestation vendredi dernier.

En ce qui concerne la réunion budgétaire de cette semaine …"

Cela n’a pas à être extraordinaire; juste une connexion rapide et authentique.

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4. N'ignorez pas la ligne d'objet.

Enfin, définissez une ligne d'objet si bonne qu'elle ne peut pas vous ignorer (ni votre courrier électronique). La recherche sur le marketing par courrier électronique a révélé que 50% des abonnés ouvrent un courrier électronique basé uniquement sur la ligne d'objet. Cela vaut la peine de déployer des efforts supplémentaires pour élaborer un sujet convaincant, informatif et créatif. Un bon conseil, emprunté à les pratiques de communication militaires consiste à inclure des mots d'action décrivant la nature de votre message. Et pour aller un peu plus loin, capitalisez ces mots d'action.

Par exemple:

"SIGN – Contrat de vendeur joint

INFO – Série de manifestations pour la journée de démonstration de vendredi (aucune réponse nécessaire)

DÉCISION – Quel concepteur préférez-vous?

DEMANDE – Approbation pour le budget 2020. "

En utilisant cette technique, le destinataire sait immédiatement à quoi s'attendre et ce qu'on attend d'eux.

L'e-mailing peut être une source de stress, mais il ne doit pas être. En tant que PDG de ma société, JotForm je reçois au moins une centaine de courriers électroniques chaque jour et, certains jours, j'en envoie presque autant. Mais en pratiquant une étiquette simple, nous pouvons tous tirer davantage parti de notre forme de communication professionnelle préférée. Et rappelez-vous: n’ayez pas peur de prendre le téléphone de temps en temps.