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juillet 8, 2019

Le risque de réconciliation manuelle des détails transactionnels


Partie 4 de la série «Risques liés aux processus manuels» expliquant comment améliorer l'efficacité, la précision et la conformité du processus de clôture financière.

Tableurs Rainbow. Des milliers de lignes pour correspondre et effacer. La nuit tombée devant le fait que c'est pas la raison pour laquelle vous avez obtenu votre diplôme en comptabilité… tout en sachant qu'il doit y avoir un meilleur moyen.

Vous savez de quoi je parle: réconcilier les données financières. provenant de sources disparates, et en particulier, la mise en correspondance manuelle d’un volume de transactions en augmentation constante. Ce processus est fastidieux, prend du temps et est source d'erreurs. Il lie les meilleurs talents et crée des goulots d'étranglement dans le processus rapproché .

Et cela ne provoque pas seulement de la frustration; elle crée également des couches de risque.

L'impact sur la précision

La réconciliation de données transactionnelles est sans doute la plus lourde des tâches de routine, mais elle comporte un risque important.

Ce processus vous prédit des erreurs lorsque vous devez concilier des centaines de milliers de tâches. des transactions – enregistrements bancaires par rapport aux comptes globaux, facture par rapport aux commandes, cartes de crédit, données intersociétés, etc. Ce défi est encore accru si vous faites face à plusieurs ERP ou à une décentralisation extrême.

Néanmoins, la méthode prédominante d’appariement et de rapprochement des transactions dans les entreprises, qu’elles soient ou non en démarrage, est manuelle. Selon une enquête de l'Institut des comptables en management (IMA), 61% des organisations financières sont "très dépendantes" des feuilles de calcul .

En conséquence, les entreprises disposent de données limitées en temps réel il reste du temps (le cas échéant) pour les analyses permettant d'identifier les erreurs ou les ajustements nécessaires.

Incidence de l'ignorance des postes non soldés

Si une logique complexe doit être appliquée, un processus d'appariement manuel augmente la possibilité d'un faux. rencontre. Les relations un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs entre les sources de données, associées à un temps limité pour traiter un volume élevé, peuvent laisser les comptables sans autre choix que de formuler des hypothèses.

Et ces hypothèses ne sont pas toujours exactes – ouvrir la porte aux entrées manquées et aux erreurs dans les états financiers

Les enjeux augmentent lorsque le volume augmente. Individuellement, les problèmes et les erreurs sont souvent sans importance. Cependant, lorsqu'ils ne sont pas traités ou identifiés, ces petites radiations individuellement peuvent rapidement s'agréger pour former des erreurs plus importantes et des radiations inattendues.

En ce qui concerne les comptes gérés à postes ouverts, l'effort supplémentaire requis pour effacer systématiquement les transactions ajoute un fardeau supplémentaire. En conséquence, les entreprises laissent souvent des postes non soldés s'accumuler dans le bilan.

Au-delà du risque de bilan et de l'épuisement professionnel des employés, des volumes élevés de postes non soldés peuvent créer des problèmes plus répandus, notamment des problèmes de performances du système, et des retards dans la processus rapproché.

Impact sur les talents et le résultat final

Les organisations se tournent vers les dirigeants financiers pour soutenir leurs initiatives stratégiques. En fin de compte, ils ne peuvent être des partenaires commerciaux performants que lorsque des données financières fiables sont disponibles et que la conformité est systématiquement respectée.

Lorsque les équipes comptables et financières s'appuient sur des processus manuels, elles ont du mal à se concentrer sur les domaines à risque élevé et à analyser les tendances, en particulier chez périodes de pointe du mois.

Les talents les plus talentueux possèdent l’ensemble des compétences et la volonté de fournir des informations à valeur ajoutée, et pourtant, ils passent le plus clair de leur temps sur les tâches que doit accomplir, comme la réconciliation comptes bancaires ou la compensation des éléments ouverts. La force brute est nécessaire pour atteindre la ligne d'arrivée, ce qui laisse peu de capacité.

Les comptables dépensent temps et argent pour obtenir leur diplôme, étudier à l'examen de CPA et suivre l'évolution de la réglementation, telle que les déclarations comptables, le long du chemin. Quand ils obtiennent enfin un emploi – ne consacrant que 75% de leur temps à des tâches répétitives et axées sur des feuilles de calcul – ils ne vont pas rester heureux dans cette organisation très longtemps

Oui, la correspondance et la réconciliation sont essentielles. exigence. Toutefois, si les dirigeants et les comptables souhaitent utiliser au mieux les ressources comptables, il est temps de les aider à repenser le processus.

La solution est l'automatisation des processus

Le processus de rapprochement et la justification des soldes des grands livres sont au cœur des préoccupations. responsabilité du comptable. Les données financières sont traitées à plusieurs endroits et le processus de rapprochement implique donc des systèmes et des sources disparates.

Une solution d'automatisation des processus correspond automatiquement à de nombreuses transactions en fonction d'une logique définie par l'utilisateur. Une auto-certification et un flux de travail intelligent permettent de mieux contrôler les processus. La réduction du volume avec l’automatisation permet aux comptables de se concentrer sur les exceptions, d’identifier les problèmes plus tôt et d’accélérer le processus de fermeture.

L’automatisation garantit également la précision. Plutôt que de s’appuyer sur un comptable pour passer au crible des volumes de données, la logique basée sur les systèmes procède automatiquement de cette manière.

Lisez ce mémoire pour en savoir plus sur la manière dont la modernisation de vos processus manuels transforme la finance dans un partenaire commercial de confiance.

Cet article a paru à l'origine sur BlackLine.com et est republié sur autorisation. BlackLine est un partenaire SAP.




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