Le retour sur investissement de l'organisation

Décembre
28, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

«S'organiser» occupe généralement une place importante dans les listes de résolutions du nouvel an. Mais comme pour s'entraîner et suivre un régime, les systèmes organisationnels peuvent facilement s'effondrer d'ici février. Pour la plupart des gens, en tout cas. À un moment donné au cours des décennies de ma carrière d’entrepreneur, j’ai réalisé que mes tendances au TOC tout au long de ma vie ne m’ont pas seulement aidé à organiser mon entreprise. Ils ont en fait rendu mon entreprise plus rentable. Voici ce que j'ai appris en cours de route.

Pendant plus d'une décennie, j'ai dirigé une société de production qui employait des dizaines d'employés et de sous-traitants à plein temps. J'ai insisté pour que tous nos actifs multimédias numériques soient méticuleusement catégorisés à l'aide de feuilles de calcul. Les images seraient stockées sur notre serveur principal avant de les télécharger sur des disques durs externes – dont nous en avions des centaines.

Un jour, j'ai reçu un e-mail d'un ancien client qui m'a demandé des images que nous avions tournées il y a quelque temps. En fait, mon équipe savait exactement où il se trouvait et l'a fait livrer immédiatement au client, ce qui a ouvert une nouvelle opportunité de travail et des affaires répétées. Être organisé a littéralement fait gagner de l'argent à mon entreprise.

Il est difficile de fixer un nombre exact au ROI d'être organisé. Cela dépendra de la taille de votre entreprise, du flux de travail et des stratégies. Mais les véritables avantages sont plus que simplement financiers, et les coûts pour ignorer l'organisation sont importants.

Le coût de la désorganisation

Les excuses pour la désorganisation sont innombrables. La vieille blague sur le fait d'avoir «un système que je comprends» est une mauvaise philosophie d'entreprise. Dans le monde de l’entreprise les dirigeants se concentrent souvent sur les coûts nets – c’est la phrase que j’entends le plus souvent chaque fois que je consulte des agences plus importantes, car j’essaierais de convaincre les dirigeants de migrer leurs données vers un système de gestion de contenu fiable. Ils ont estimé que les coûts initiaux étaient trop élevés et ont écarté une organisation plus stricte comme facultative.

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C'est une grave erreur. L'organisation devrait être obligatoire. Il y a une raison simple à cela: lorsque les flux de travail sont organisés, les employés et les sous-traitants passent moins de temps à rechercher des fichiers et plus de temps à faire leur travail réel.

Ce principe de base est à l'origine de l'une des seules études sur le retour sur investissement froid et dur de l'organisation. Express Employment Professionals une agence de recrutement, a interrogé 18 000 chefs d'entreprise pour apprendre que la désorganisation à l'échelle de l'entreprise coûtait 57 pour cent des répondants six heures de travail par semaine . Les employés désorganisés peuvent coûter à leur entreprise plus d'un cinquième de leur salaire réel: 11 000 $ par an sur leurs 50 000 $ de salaire annuel. Ailleurs, un rapport de la société SaaS MediaValet indique que les employés passent huit pour cent de leurs journées de travail à rechercher des fichiers et finissent par perdre du temps à recréer entre cinq et 15 pour cent des actifs numériques de leur entreprise après avoir abandonné la chasse.

Les avantages réels sont sans importance.

Au-delà des aspects financiers, la désorganisation coûte aux entreprises d'une manière impossible à quantifier mais qui ne peut être sous-estimée. Une mauvaise santé mentale et la désorganisation vont de pair, entraînant un stress et une anxiété inutiles. Si un employé passe une heure à chercher un ancien document et finit par passer une autre heure à le recréer, ce n’est pas seulement une perte de temps et d’argent – c’est mauvais pour le moral.

À l'ère du travail à domicile, une organisation à toute épreuve peut aussi rapprocher des collègues. Les outils collaboratifs permettent aux employés distants et aux pigistes de se sentir plus facilement partageant le même espace. Dans l'industrie créative, cela est essentiel pour la collaboration créative, que beaucoup craignent d'affaiblir dans une main-d'œuvre éloignée. Après tout, travailler à distance évite ces moments fortuits qui se produisent lorsque vous pouvez entrer dans le bureau de quelqu'un et écarter une idée. S'organiser signifie moins de travail administratif, afin que votre équipe puisse se concentrer davantage sur le travail qu'elle aime.

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A Une forte culture virtuelle est également utile lorsque vous travaillez avec de nouveaux membres de l'équipe. Cela signifie qu'il existe un langage commun établi dans lequel ils peuvent s'intégrer en douceur. Nos cerveaux sont naturellement poussés à suivre des règles . Une collaboration plus fluide signifie moins de temps d'arrêt, vous permet d'économiser de l'argent et de rendre la production de votre entreprise plus efficace.

Un avenir inévitable

Lorsqu'on discute des systèmes organisationnels en 2021 et au-delà, il est impossible d'ignorer la popularité grandissante des logiciels basés sur le cloud et IA . J'ai mentionné plus tôt comment ma société de production, une fois, a utilisé des feuilles de calcul pour suivre manuellement les disques durs externes qui abritaient notre stockage d'archives. Deux décennies plus tard, A.I. peut cataloguer automatiquement toutes ces informations dans le cloud, tout en ajoutant des champs de métadonnées personnalisés et des transcriptions audio.

La trajectoire est évidente pour les observateurs de l'industrie. Selon un rapport de mai de Data Center Dynamics, au cours du premier trimestre de 2020, les dépenses dans le cloud ont augmenté de 37% à 29 milliards de dollars au cours de la même période en 2019. Ce même mois, l'analyste du secteur Gartner a prédit 19% augmentation des dépenses dans le cloud d'ici la fin de 2020, malgré une baisse des dépenses informatiques globales de 8% en raison de la pandémie. En effet, malgré le nombre inquiétant de petites entreprises qui ferment leurs portes, les dépenses mondiales consacrées à l'infrastructure cloud sont à la hausse .

Je m'attends à ce qu'un autre pic se produise à la mi-2021, lorsque les entreprises commenceront à s'ouvrir et que les entrepreneurs se sentiront à nouveau à l'aise de prendre des risques avec de nouvelles entreprises. Les entrepreneurs tournés vers l'avenir lanceront leurs nouveaux projets sur une base solide basée sur le cloud.

Les raisons en sont claires: cela a du bon sens sur le plan commercial. Ce n'est un secret pour personne que le cloud est l'avenir de l'organisation numérique. Personne ne va dans l'autre sens, bien que de nombreuses entreprises adoptent des solutions hybrides, en particulier pour collaborer avec des entités indépendantes qui se séparent des plus grandes. Cependant, si l’adoption du cloud n’est pas sur votre radar, il vaut mieux créer simplement un système manuel plus efficace que ne rien faire du tout.

Mais j’exhorte tous les entrepreneurs à examiner les logiciels dont ils disposent dans leur secteur. Il y a de fortes chances que quelqu'un ait trouvé un moyen de vous faire gagner du temps, ce qui vous fera finalement économiser de l'argent, accélérera votre flux de travail et améliorera la santé mentale de votre personnel. Si ce n’est pas un retour sur investissement suffisant, rien ne l’est.

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