Le piège à intégration

Imaginez ceci: vous avez investi des millions dans SAP SuccessFactors Solutions. La transformation des RH est en cours – les données des employés circulent en douceur, l’intégration est numérique et la gestion des performances est rationalisée. La vie semble belle.

Ensuite, quelqu’un demande: « Où est le contrat mis à jour de Tessa? »

Cue la chaîne de messagerie effrénée, creusant à travers des disques partagés, et l’inévitable «il aurait dû être dans ce dossier …» Soudain, votre nouveau système RH brillant ressemble moins à une plate-forme unifiée et plus comme un puzzle de puzzle manquant la moitié de ses pièces. Bienvenue dans le piège de l’Intelégration.

Pourquoi «ça fonctionnera bien» ne fonctionne jamais

Lorsque les organisations se concentrent sur les processus RH de base et négligent la gestion des documents RH, des outils séparés comme SharePoint ou Google Drive semblent «assez bons». Mais les documents sont plus que de simples fichiers – ce sont des dossiers commerciaux essentiels.

Le traitement de la gestion des documents comme une réflexion après coup peut sembler inoffensif, mais il introduit des coûts cachés qui augmentent exponentiellement au fil du temps.

La taxe manuelle

Lorsque les documents des employés vivent en dehors de SAP SuccessFactors HCM, chaque interaction devient manuelle:

• New Hire: Créez le contrat dans SAP SuccessFactors Recruiting, puis n’oubliez pas de le sauver ailleurs.
• Promotion: Mettez à jour le système, puis chassez le bon dossier.
• Revues de performances: suivez les documents où se trouvent.

Les professionnels des RH fortement payés deviennent des commis de fichiers glorifiés, passant du temps en travail administratif au lieu d’initiatives stratégiques. Mais les inefficacités ne s’arrêtent pas là. Les employés, les gestionnaires et le personnel RH doivent naviguer dans plusieurs interfaces, connexions et flux de travail tout au long de leur journée. Chaque recherche ou approbation prend plus de temps, multipliant la frustration et le ralentissement de l’adoption du système à travers l’organisation.

Les implications de la conformité sont tout aussi problématiques. Les documents dispersés rendent presque impossible de faire respecter les politiques de rétention, les prises juridiques et les contrôles d’accès. Au cours des audits, les organisations passent des semaines à reconstruire des enregistrements au lieu de générer des rapports en quelques minutes. Ce qui devrait être un contrôle de conformité de routine devient une enquête à forte intensité de ressources.

Ajoutant l’insulte à la blessure, certaines solutions prétendent s’intégrer aux SAP SuccessFactors mais ne fournissent que des liens vers des portails séparés. Les utilisateurs sont toujours obligés de basculer entre les systèmes, de maintenir des enregistrements en double et de gérer plusieurs modèles de sécurité – sapant la valeur de votre investissement en RH tout en créant l’illusion de l’intégration.

À quoi ressemble la vraie intégration

La véritable intégration offre une gestion des documents RH sans couture dans SAP SuccessFactors HCM:

• Pour les employés: Les documents apparaissent dans leurs profils d’employés. Besoin d’une lettre de vérification de l’emploi? Cliquez, téléchargez, terminé.
• Pour les gestionnaires: Les contrats et les dossiers sont disponibles directement à partir des profils d’équipe. Tout se passe dans le contexte.
• Pour les RH: La création, le routage et le stockage des documents sont déclenchés automatiquement par des événements de service intelligents. Nouvelle location? La structure du dossier se crée. Terminaison? Les politiques de rétention s’activent automatiquement.
• Pour cela: Un système à maintenir, un modèle de sécurité, une piste d’audit.

Le Retour de retour de le faire bien

Une intégration appropriée multiplie vos investissements SAP SuccessFactors au lieu de le saper:

• Économies de temps: Les employés accèdent à leurs propres fichiers. Les RH consacrent moins de temps aux demandes de documents.
• Avantage de conformité: Les calendriers de rétention automatisés et la préparation à l’audit transforment la réglementation en confiance, pas au chaos.
• Expérience améliorée des employés: Les workflows transparents augmentent l’adoption et l’engagement, améliorant la satisfaction des employés.

Se libérer du piège de l’intégration

Le piège à intégration est séduisant car il promet des corrections rapides. Mais les raccourcis coûtent plus cher à long terme. La reconnaissance est la première étape. La vraie question n’est pas de savoir si vous pouvez vous permettre d’investir dans une intégration appropriée … c’est si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire.

Votre investissement SAP SuccessFactors HCM mérite mieux que la gestion des documents de canal. Vos employés méritent mieux que le système de système. Votre CFO mérite mieux que d’expliquer pourquoi les systèmes RH «modernes» nécessitent toujours des processus manuels.

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