Le lien entre les achats, les finances et la trésorerie

Partie 1 d'une série en 3 parties sur la manière dont les entreprises peuvent démarrer avec une initiative efficace d'optimisation du fonds de roulement

Il existe un vieil adage qui dit que vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas. En réponse à cette idée reçue, de nombreux indicateurs de performance clés (KPI) ont été développés dans les équipes fonctionnelles centrales d'approvisionnement en fonds de roulement, Finances et trésorerie.

L'objectif général est simple: fournisseur puissant. relations ET efficacité opérationnelle ET valeur stratégique. Tous les trois? C'est un défi, car chaque équipe a un ensemble d'objectifs tactiques et, parfois, d'objectifs stratégiques différents, qui se font souvent concurrence.

Quel élément du cycle de conversion des espèces est affecté aux équipes d'achat, de finance et de trésorerie

Passation des marchés. Le service des achats peut examiner plusieurs catalogues ou listes de prix de différents fournisseurs afin de vérifier les meilleurs prix, de confirmer la disponibilité et de planifier les délais. Les achats vérifient également si un contrat est en place pour garantir la tarification en fonction du volume et des conditions de paiement convenues. Obtenir le meilleur prix est important pour maintenir les coûts bas, ce qui se reflétera dans une mesure de la variance du prix d'achat à la fin du mois. Enfin, les achats confirment les instructions de paiement au fournisseur afin de s’assurer qu’il n’ya eu aucun changement d’adresses physiques ni d’instructions de paiement bancaires.

En résumé, les achats tiennent compte de la relation fournisseur et garantissent le meilleur prix possible des biens ou des services souscrits. au nom de la société.

Finances et comptes fournisseurs (AP). Les finances et l'équipe des AP veillent à ce que les paiements soient faits avec exactitude dans les délais. Générer des commandes d'achat ou émettre des paiements pour des biens et des services prend du temps. Si vous vous trompez, cela peut signifier que vous avez payé en trop ou que vous avez envoyé un paiement par erreur. Le personnel de PA est peut-être la dernière personne de la société à s’assurer que les instructions concernant les dépenses importantes sont bien signées et que les paiements sont versés aux bons fournisseurs. Corriger les erreurs après coup peut être coûteux et prendre beaucoup de temps.

En résumé, les finances se soucient des coûts de traitement et de leur précision. Ils se soucient moins de la stratégie du moment de payer ou de la valeur des biens ou des services que du prix.

Trésor. Les entreprises ont des fonds limités à déployer pour soutenir leurs activités commerciales. Cette ressource finie est gérée et protégée par la trésorerie, ce qui garantit que les fonds en caisse sont conservés de manière sécurisée et utilisés au TPA le plus élevé possible (par rapport au coût moyen pondéré du capital ou WACC). Treasury veille également à ce que les liquidités soient générées via le plus grand nombre possible de jours impayés (prolongation des conditions pour conserver les liquidités). Treasury gère les risques liés aux liquidités, qu'il s'agisse de l'évaluation des contreparties, des tests de contrôles de processus internes ou de l'atténuation des fluctuations du marché ayant une incidence sur les taux de change ou d'intérêt.

En résumé, le Trésor se préoccupe du montant des liquidités générées, de la valeur acquise pour le déploiement. espèces, et protéger les espèces une fois reçues. Ils se soucient moins de ce que cela peut signifier pour une relation fournisseur ou les processus généraux de PA.

Comment harmoniser

Bien que chaque service dispose de ses propres mesures pour gérer le succès, le mandat stratégique de l'équipe de direction est un mélange de relation fournisseur , efficacité opérationnelle et valeur stratégique. Une des meilleures pratiques consiste à créer un comité directeur sur le fonds de roulement composé de représentants des achats, des finances / des AP et du Trésor. L’objectif collectif est de débloquer des flux de trésorerie opérationnels, ce qui constitue un indicateur indirect de la santé de l’organisation et de l’efficacité opérationnelle, tout en évitant d’introduire un risque excessif pour la base d’approvisionnement ou d’endommager les relations clés.

Un exemple simple d’objectif harmonisé consiste à: segmentez la base de fournisseurs en catégories et déterminez le canal de paiement optimal pour ces fournisseurs. Vous pouvez choisir de présenter à un certain millésime de fournisseurs des ristournes pour paiement anticipé utilisant l’affacturage inversé. Cela répond potentiellement aux besoins des trois organisations:

• Approvisionnement – Les fournisseurs sont satisfaits parce qu'ils sont payés plus tôt
• Finance / AP – L'utilisation de la technologie garantit un flux de travail permettant de rendre le paiement plus facile et plus efficace.
• Trésor – Banque paie le jour du fournisseur 10, la société paie le jour de la banque 90, libérant ainsi un fonds de roulement. (Si l'entreprise dispose d'un excédent de trésorerie, cela peut se faire simplement via une remise dynamique. La société paie alors le fournisseur avec son propre argent le jour 10 et gagne un TAP plus élevé que le WACC.)

Dans ce scénario, chaque équipe gagne. ET le fournisseur gagne. Souvent, l'une de ces trois équipes dirige l'un des aspects d'un projet de fonds de roulement. Par exemple, les achats peuvent être en train de revoir les conditions dans le cadre de la révision du contrat. Finances / AP peut être en train de revoir les processus pour passer aux paiements électroniques. Trésor peut être à la recherche de moyens de générer des liquidités. Les problèmes se posent lorsqu'il y a un manque de transparence et d'alignement dans la stratégie. La création d'un comité directeur sur le fonds de roulement permet de gérer ces projets entre plusieurs équipes et crée le cadre de gestion du changement approprié pour garantir la victoire de chaque équipe (y compris le fournisseur).

Dans la deuxième partie de cette série, nous allons parler plus en profondeur. sur les méthodes et technologies disponibles pour libérer le pouvoir de ce comité de pilotage.

Plus d'informations sur la façon d'optimiser le fonds de roulement par le biais des créditeurs, des créances et de la gestion des stocks.

Plus d'informations sur l'alignement des équipes achats, finances et trésorerie pour optimiser la gestion du fonds de roulement.

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