L’approche externe d’Avnet pour la migration de l’ERP dans le cloud porte ses fruits

Le distributeur de composants électroniques Avnet retrace son histoire il y a plus de 100 ans jusqu’au magasin du « Radio Row » de New York où le fondateur Charles Avnet a d’abord vendu des pièces excédentaires à des amateurs. L’entreprise a rapidement commencé à fournir des fabricants, ouvrant sa propre opération d’assemblage et ses entrepôts à travers le pays.

Pour mieux servir ses clients industriels, elle a commencé à construire ses premiers entrepôts automatisés au milieu des années 1980, fonctionnant sur un logiciel de logistique maison, puis il y a environ 30 ans a placé le système ERP de SAP au cœur de son activité.

« SAP gère environ 85 à 90 % de nos services », déclare Max Chan, CIO d’Avnet, qui gère toujours SAP ECC sur site, mais voit des avantages à adopter une architecture cloud native pour aider Avnet à augmenter ses marges et à fournir davantage de services à valeur ajoutée face à une concurrence plus féroce et à la consolidation du secteur.

Mais alors qu’Avnet adopte SAP pour encourager les clients à migrer vers sa nouvelle plate-forme S/4HANA avec un plan passer au clouddit Chan, « L’entreprise ne peut pas attendre que le voyage S/4HANA soit terminé pour récolter cet avantage. »

C’est pourquoi Chan et son collègue Peter Robinson, vice-président de l’informatique d’Avnet pour les Amériques et les applications mondiales, ont décidé de créer une suite de services cloud d’entreprise autour de SAP qui leur permettrait de répondre plus rapidement aux besoins de l’entreprise.

En commençant par un nouveau hub de données, le distributeur d’électronique s’est éloigné de ses interfaces ETL plus anciennes et coûteuses à entretenir vers une série de microservices et d’API en libre-service offrant un accès en temps réel aux données dans le cloud Azure de Microsoft, un projet qui a a valu à Avnet un Prix ​​CIO 100 pour l’innovation et le leadership informatique.

Un moyen plus rapide

Le développement des nouvelles capacités de libre-service lors de la planification de la mise à niveau S/4HANA, plutôt qu’après, a permis à Avnet d’économiser « cinq à sept ans » sur sa feuille de route cloud, estime Chan. « Alors que nous passons à S/4HANA, l’architecture est déjà en place pour que nous puissions déplacer SAP vers le même environnement », déclare-t-il.

L’amélioration du processus de devis d’Avnet a été l’une des premières tâches auxquelles l’équipe de développement s’est attaquée. Parce qu’ils travaillaient dans un environnement plus moderne, explique Robinson, ils ont pu ajouter six ou sept nouveaux services à l’outil de devis, y compris des éléments que personne ne pensait pouvoir ajouter à leur ancien outil, tels que des informations externes sur les prix et les stocks des concurrents. niveaux.

Le nouveau système facilite l’actualisation des devis en réponse aux changements de prix, ce qui a été particulièrement bénéfique tout au long de la pandémie en raison des fluctuations brutales de la disponibilité des composants et de la demande de divers produits électroniques. Les clients passant des commandes jusqu’à 12, voire 24 mois à l’avance, le personnel de vente d’Avnet doit actualiser les devis chaque fois que les prix changent de manière significative. Auparavant, ils recevaient une liste de produits dont les prix avaient changé et étaient laissés à eux-mêmes. Maintenant, dit Robinson, « nous pouvons leur dire tous les éléments de ligne qui ont été impactés, et nous pouvons automatiquement appeler une API et créer un devis, puis envoyer ce devis à Salesforce et dire : « Allez parler au client ». ”

Redéployer les ressources et optimiser la formation

L’un des principes directeurs du projet de services cloud pour les entreprises était que tout devait être accompli dans le cadre de l’enveloppe de ressources existante : il n’y avait pas de nouveau budget pour les dépenses en capital, mais toute économie réalisée sur les activités existantes pouvait être redéployée ailleurs pour soutenir le projet.

Cela signifiait également qu’il n’y avait pas de nouvelle embauche, alors Robinson a entrepris de requalifier son équipe existante de spécialistes SAP sur site existants pour le cloud.

Comme le décrit Chan, « Il a pris son équipe d’applications héritées et a dit : » Écoutez, je veux que vous arrêtiez de vous considérer comme un expert en vente et distribution dans SAP, arrêtez de vous considérer comme un consultant fonctionnel en gestion des matériaux dans SAP. Commencez à vous considérer davantage comme un leader d’opinion dans le domaine de l’exécution des ventes, de la gestion du matériel, de la gestion des entrepôts. »

Professionnels de l’informatique expérimentés, ils avaient une connaissance intime de l’entreprise, de ses processus métier et de ses données, ne connaissant que les nouvelles façons de faire. Ils ont comblé le manque de connaissances avec les certifications Azure de Microsoft et d’autres formations.

Travaillant avec des contraintes de ressources serrées, Avnet a trouvé un moyen de tirer le meilleur parti des opportunités éducatives telles que les Microsoft Technology Centers (MTC), où l’équipe commerciale d’une entreprise travaille avec des architectes logiciels Microsoft pour imaginer des feuilles de route, définir l’architecture ou développer des prototypes du applications dont ils ont besoin.

Robinson dit qu’il s’est appuyé sur son expérience des cours passés : « À l’époque de SAP, je sortais d’un cours en souhaitant avoir fait un travail préparatoire, car il me restait plus de questions. Puis quelques mois plus tard, j’ai souhaité pouvoir refaire le cours parce que je sentais que je pouvais en prendre plus.

Lorsque Microsoft a suggéré qu’Avnet déplace certaines de ses données dans le cloud afin de tirer le meilleur parti d’une session MTC, Robinson dit qu’il est allé plus loin : « Nous avons mis nos données dans le cloud, en grande partie. Et puis nous avons construit des applications de premier passage pour les choses que nous essayions de réaliser.

Parce qu’ils avaient fait leurs devoirs, les développeurs d’Avnet ont pu transformer ce qui aurait pu être une session de démarrage de deux jours en une opportunité de prendre ce qu’ils avaient construit et de le faire fonctionner à grande échelle.

« Cela a montré d’énormes avantages parce que l’équipe a quitté les sessions avec de vraies réponses à de vrais problèmes sur lesquelles elle a ensuite pu continuer et s’appuyer », déclare Robinson.

transformation informatique

L’intégration de l’ancien système ERP dans des microservices basés sur le cloud a permis à l’équipe de vente d’Avnet d’économiser de l’argent et du temps qu’elle peut consacrer à un travail de plus grande valeur, augmentant ainsi les ventes et la rentabilité.

Chan dit que le projet a également été transformateur à d’autres égards.

« L’entreprise voit l’informatique sous un jour très différent avec ce succès, dans la mesure où l’informatique fait désormais partie des priorités stratégiques de toute l’organisation. Au lieu d’être perçus comme une organisation de soutien, nous sommes un élément clé », dit-il.

Dans la prochaine vague de transformation, il prévoit d’adopter une approche plus holistique, en veillant à ce que ce que l’équipe logicielle principale a appris puisse également servir à d’autres équipes informatiques travaillant sur l’infrastructure ou la sécurité.

Et bien que l’équipe des services cloud d’entreprise ait réalisé beaucoup avec peu, il prévoit de demander un budget plus important à mesure que l’appétit de l’entreprise pour la transformation augmente. « Nous avons appris une grande leçon en offrant cela avec un minimum de dépenses supplémentaires », dit-il, « mais nous devons être plus intelligents à ce sujet et il existe de meilleures façons. Il y a certaines choses qui, si nous avions obtenu plus d’argent, nous aurions pu faire beaucoup plus de choses plus tôt.