La tyrannie de "The System"

L'un des principaux objectifs de l'intégration de la technologie dans votre entreprise est de supprimer certaines tâches répétitives ou administratives de vos employés, telles que la facturation, la gestion des stocks ou les paiements. Cela signifie que votre objectif pour faire entrer la technologie dans votre entreprise est de vous assurer qu'elle enlève une partie de la charge administrative à vos employés.

Historiquement, cela signifiait un système distinct pour chaque fonction – finances, ressources humaines, gestion des stocks, etc. était super! Si vous avez travaillé dans la finance, vous avez travaillé dans le système financier. Les données dont vous aviez besoin se trouvaient dans ce système et l'employé pouvait se concentrer sur la tâche d'assurer la gestion des finances. Toutes les données en dehors du système financier relevaient de la responsabilité de quelqu'un d'autre, et si cela ne relevait pas de leur responsabilité, ils pouvaient envoyer un e-mail à quelqu'un pour obtenir une copie du rapport de dépenses.

Ces systèmes fonctionnent très bien lorsqu'ils sont utilisés isolément – lorsque les processus sont entièrement contenus, les noms de fichiers et les structures de répertoires sont fixes et utilisent la structure de données de la base de données propriétaire. «Le système» était le gouverneur de tous les processus d'affaires – il y avait peut-être des problèmes, mais c'était généralement une amélioration.

Avance rapide jusqu'à aujourd'hui

Aujourd'hui, les attentes ont changé. Les employés pensent qu'ils peuvent travailler mieux et plus efficacement sur leurs téléphones que sur les systèmes qu'ils sont obligés d'utiliser au travail. Les limites des logiciels dictent le fonctionnement des entreprises, rendant les organisations dépendantes de structures de données complexes qui ne correspondent pas à la façon dont les opérations et les processus réels doivent être collaboratifs entre les départements.

Alors, que se passe-t-il ensuite?

Premièrement :

Reconnaître que la gestion d'une entreprise nécessite un ensemble compliqué de nœuds (par exemple, finance, RH, R&D, ventes) qui ont besoin de leur propre «langage» unique pour garantir que la façon dont ils fonctionnent est la même que la façon dont «Le système» les prend en charge. J'appelle cela le « Seagull problem » – un animal qui n'existe pas mais tout le monde sait à quoi il ressemble.

Second :

Comprenez comment connecter les nœuds via un traducteur universel pour que vos employés n'aient pas à se surcharger les boîtes de réception des demandes d'informations qu'ils devraient être en mesure de trouver et pour que les départements se concentrent sur la collaboration.

Il s'agit vraiment d'avoir une stratégie de gestion de l'information – et comment mettre en œuvre cette stratégie d'une manière logique qui réduit le travail non productif pour chaque nœud. À l'époque où j'étais consultant, nous appelions cela une taxonomie à facettes – c'était la meilleure présentation que je ferais et suscitait toujours beaucoup de conversations .

Il est important de reconnaître que la technologie existe pour garantir que chaque Le groupe peut travailler dans son système sans affecter la productivité des autres nœuds. La façon la plus simple de commencer est avec une solution Intelligent Capture qui permet aux organisations de caractériser les documents à la porte d'entrée et d'automatiser le processus de saisie de mots clés afin que tout service – finances, RH, juridique – puisse trouver le

La capture connaît une certaine renaissance, car les organisations reconnaissent que la capture est une technologie fondamentale dans toute organisation. Intelligent Capture en tant que technologie d'automatisation des processus – par opposition à les solutions OCR comme OpenText ™ Capture Recognition Engine ou OpenText ™ Core Capture Services – se concentrent sur tous les aspects de la transformation du contenu entrant à partir de n'importe quelle source dans une source d'informations utilisable qui peut être utilisée à travers les nœuds de votre entreprise.

Vous souhaitez comprendre comment la capture intelligente peut vous aider à vous éloigner de la tyrannie du système? Voir notre vidéo sur Capture intelligente.