J'ai essayé 6 conseils de productivité Gmail pour rendre mon temps consacré aux e-mails plus efficace

Février
27, 2020

7 min de lecture

Il y a peu de sites plus décourageants que le retour d'une semaine de vacances tant attendue pour trouver que votre boîte de réception de courrier électronique contient des centaines – voire des milliers – de courriels non ouverts. Que vous soyez du type qui ne supporte pas d'avoir un e-mail non ouvert, ou du type qui peut joyeusement ignorer 20000 messages non lus, il est probable que l'e-mail cause au moins un peu de stress dans votre vie. Une étude McKinsey 2012 souvent référencée a révélé que les employés consacrent environ 28% de leurs journées de travail au courrier électronique, et les articles sur comment rendre vos habitudes de courrier électronique plus productives abondent.

Je suis quelqu'un qui ne supporte même pas un seul e-mail non ouvert à la fin de la journée, donc j'étais impatient de trouver de nouvelles façons d'améliorer le fonctionnement de ma boîte de réception. J'ai décidé de tester certains des conseils d'économie de temps les plus populaires pour Gmail pour voir s'ils fonctionnaient. Voici six que je recommande.

Segmentez votre boîte de réception

À mon avis, le moyen le plus simple et le plus rapide de contrôler votre boîte de réception consiste à utiliser le système d'onglets de Gmail. Au lieu que tous vos e-mails apparaissent dans une boîte de réception centrale, ils sont segmentés en cinq catégories différentes: principales, sociales, promotions, mises à jour et forums. Une fois que vous avez choisi les catégories que vous souhaitez utiliser, Gmail filtre automatiquement vos e-mails dans les onglets séparés. Le principal sera pour ce que Gmail considère comme vos e-mails les plus importants, les réseaux sociaux contiennent tout ce qui concerne les médias sociaux, les promotions contiennent la plupart des newsletters et des e-mails commerciaux, les mises à jour contiennent tout ce qui concerne quelque chose sur lequel vous avez déjà travaillé , il classera tous les commentaires, modifications et suggestions des documents partagés) et les forums tiennent des conversations à partir de listes de diffusion ou de forums en ligne.

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Le système de tri n'est pas parfait (et certaines personnes affirment qu'il les ralentit en fait ), mais c'est la façon la plus simple pour moi pour supprimer l'encombrement de ma boîte de réception principale. En tant que personne qui reçoit souvent des emplacements et des e-mails promotionnels, ce système m'aide à savoir quand quelqu'un m'a envoyé un e-mail de masse qui va à des centaines de personnes au lieu d'un argument ou d'une idée adaptée à moi. Pour implémenter cela dans votre boîte de réception, il vous suffit de cliquer sur l'icône "engrenage" dans Gmail et de sélectionner "Configurer la boîte de réception". Cela vous donnera la possibilité de choisir les catégories que vous souhaitez utiliser – j'utilise simplement les quatre premières.

Utiliser des dossiers et des étiquettes

Si votre boîte de réception déborde de notes que vous avez "l'intention d'accéder", vous devez probablement mettre en place un meilleur système d'organisation pour vos dossiers et étiquettes. J'ai une règle stricte selon laquelle ma boîte de réception Gmail principale doit contenir moins de 50 e-mails en même temps, donc je classe les e-mails dès que je les reçois. La façon la plus simple de le faire est de faire le point sur ce que vos e-mails sont le plus souvent. J'ai des dossiers séparés pour chaque auteur ou contributeur avec lequel je travaille, un pour les e-mails liés à toute sorte de réunions ou d'événements à venir, un pour les histoires sur lesquelles je suis intéressé à travailler et bien d'autres. J'ai également un dossier intitulé «À faire» et je dépose tout ce qui doit éventuellement être traité là-bas. Cela efface ma boîte de réception et je sais toujours où aller si j'ai besoin d'une tâche à accomplir.

Utilisez des filtres

Si vous recevez des e-mails d'une adresse partagée ou d'un e-mail général associé à votre entreprise ( info@yourbusiness.com ou contact@yourbusiness.com par exemple), vous devez savoir comment utiliser des filtres pour garder votre boîte de réception claire. Ces adresses électroniques deviennent souvent le moyen le plus simple pour les fournisseurs potentiels de vous contacter, et le nombre de demandes entrantes que vous recevez peut devenir écrasant. Si tel est le cas, la configuration d'un filtre pour cette adresse e-mail peut être un bon moyen pour vous d'éviter de voir ces demandes dans votre boîte de réception toute la journée, tous les jours.

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Par exemple, je reçois les messages envoyés à une adresse email partagée, mais ils se remplissaient dans ma boîte de réception. J'ai donc créé un filtre pour tout ce qui est envoyé à cette adresse e-mail, et maintenant il ignore ma boîte de réception et va directement dans un dossier de mon e-mail que je regarde tous les quelques jours.

Pour ce faire, cliquez sur le petit triangle dans la barre de recherche de Gmail. Saisissez les informations des e-mails que vous souhaitez ignorer, puis cliquez sur «créer un filtre».

Activer l'avance automatique

Une fonctionnalité qui me contrarie toujours à propos de Gmail est que lorsque vous archivez, archivez ou supprimez un message, à la place de vous amener au prochain e-mail de votre file d'attente, il vous ramène à votre boîte de réception. Certaines personnes pourraient aimer voir combien de messages il leur reste à faire, mais je préfère personnellement prendre soin des e-mails les uns après les autres. Heureusement, il est facile de modifier les paramètres par défaut de Gmail pour "avancer automatiquement" dans vos e-mails. Cliquez sur l'icône d'engrenage, accédez à Paramètres, puis Avancé, puis cliquez sur «activer» l'avance automatique.

Créer des réponses de modèle

L'avance automatique n'est qu'un des nombreux outils utiles que vous pouvez trouver dans les paramètres avancés de Gmail. Si vous recevez souvent des e-mails ou des pitchs froids, pensez à créer des modèles de réponses. Je me suis retrouvé à taper les mêmes réponses encore et encore, alors j'ai décidé de voir s'il y avait un moyen de rationaliser cela. Il s'avère que oui. Dans ce même menu avancé, cliquez pour «activer» les modèles. Ensuite, la prochaine fois que vous vous retrouvez à taper la même réponse pour la centième fois, créez-en un modèle.

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Pour ce faire, tapez votre réponse. Ensuite, cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit qui apparaîtront après avoir activé les modèles. Passez la souris sur «Modèles», puis «Enregistrer le brouillon en tant que modèle» et «Enregistrer en tant que nouveau modèle». Ensuite, choisissez un nom pour cela. À partir de ce moment, il apparaîtra sous "Remplacer le modèle". Ma réponse par e-mail standard s'appelle Standard, et je l'utilise chaque fois que j'ai besoin d'envoyer une réponse rapide à quelqu'un.

Utilisez l'icône de message non lu

Cela ne s'applique vraiment qu'aux personnes qui aiment garder leur numéro de message non lu aussi bas que possible, mais une astuce que j'ai aimé plus que je ne le pensais est l'icône de message non lu. C'est un autre outil que vous pouvez trouver dans le menu Avancé. Cliquez pour l’activer et vous pourrez voir le nombre de messages non lus dans votre boîte de réception en consultant l’onglet. Si vous avez régulièrement des milliers de messages non lus dans votre boîte de réception, cela ne vous aidera probablement pas.

Les préférences relatives aux e-mails sont incroyablement personnelles, mais j'ai trouvé que l'examen de tout ce que ma boîte de réception Gmail pouvait faire était un moyen rapide et relativement facile de me rendre plus productif par e-mail. Je recommande fortement de tester certaines fonctionnalités et de déterminer ce qui vous convient.

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