Intranets vs portails

Quelle est la différence entre un intranet et un portail en matière de gestion de contenu et d'applications de back-office pour les employés, les partenaires et les clients?

Un lieu de rencontre

À son niveau le plus élémentaire, votre site Web est un lieu vous et vos visiteurs allez apprendre à vous connaître. Il est conçu pour attirer les personnes dont vous espérez qu'elles deviendront des prospects. Vous espérez que chaque prospect deviendra une perspective, et ainsi de suite, mais à ce lieu de rencontre, la relation en est à ses débuts.

Mais où allez-vous pour rencontrer ces personnes avec lesquelles vous avez une relation plus établie: vos employés, vos partenaires et vos précieux clients? Dans le domaine numérique, vous avez besoin d'un endroit différent. Vous avez besoin d'un endroit familier – un endroit où vous pouvez aller pour répondre à vos intérêts communs. Ainsi, ont été développés les espaces les plus utilitaires des intranets et des portails.

Il peut y avoir une certaine confusion sur la définition et les utilisations des intranets et des portails. Bien qu'il puisse y avoir des fonctionnalités partagées, elles ne sont pas les mêmes. J'écris ceci dans l'espoir de dissiper une partie de cette confusion.

Intranet ou portail? Vraiment, quelle est la différence?

Tout d'abord, aucun des deux ne fonctionne comme un site Web normal. Comme indiqué ci-dessus, les sites Web sont conçus pour générer du trafic à des fins telles que le marketing ou le commerce. Alternativement, les intranets et les portails sont tous deux destinés à limiter le trafic vers un groupe spécifique d'individus de votre organisation, association ou canal. Ici, ces personnes peuvent accéder aux applications de back-office dans un contexte favorable à la productivité.

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Intranets définis

Selon Gartner.com : «Un intranet est un réseau interne à une entreprise qui utilise la même méthodologie et les mêmes techniques qu'Internet mais n'est accessible qu'aux employés. Les services intranet courants comprennent les sites Web prenant en charge les communications d'entreprise, la collaboration interne et la gestion des connaissances, l'accès centralisé à diverses applications d'entreprise et le service / libre-service pour les applications des employés telles que les RH, les finances et l'informatique.

Le glossaire de Forrester est plus concis, mais plus large, définissant un intranet comme «une source numérique fiable de communication d'entreprise et de contenu conçu pour éduquer et responsabiliser les employés et améliorer leur expérience sur le lieu de travail».

Utilisations des intranets

Un intranet, généralement, est conçu pour les employés uniquement. De plus, comme ces systèmes remontent à quelques années, l'hypothèse était que la main-d'œuvre était en interne, sur un réseau sécurisé, utilisant des appareils d'entreprise et avait accès à des ressources présentes pour se former à son utilisation. Beaucoup étaient (et sont) propriétaires.

Que pensez-vous de l'intranet de votre entreprise? Selon The Forrester Wave: Intranet Platforms, Q2 2020, seuls 66% des travailleurs de l'information dans le monde sont satisfaits de leur intranet. Étant donné que 80% sont satisfaits de leurs outils de calendrier, de traitement de texte, de feuille de calcul et de courrier électronique, il devient clair que les attentes concernant les intranets sont assez faibles.

Et vous savez probablement pourquoi. Les systèmes de gestion de contenu vieillissants et locaux, incapables de s'adapter aux appareils mobiles, au déploiement dans le cloud ou aux changements organisationnels fréquents, ne peuvent tout simplement pas répondre aux besoins du travailleur moderne, en particulier lorsque ce travailleur moderne doit travailler à domicile et peut ne pas l'être revenir bientôt au bureau – si jamais . Dans le milieu de travail d’aujourd’hui, l’engagement des employés et la technologie sont alignés. Vous ne pouvez tout simplement pas avoir l'un sans l'autre.

Portails définis

En se référant à nouveau aux définitions de Gartner.com : «Un portail est un site Web à fort trafic avec un large éventail de contenus, de services et de liens de fournisseurs. Il agit comme un intermédiaire à valeur ajoutée en sélectionnant les sources de contenu et en les assemblant dans une interface simple à naviguer et à personnaliser pour une présentation à l'utilisateur final. Les portails offrent généralement des services tels que la recherche sur le Web, les actualités, les outils de référence, l'accès aux sites de vente en ligne et les capacités de communication, notamment les e-mails et les forums de discussion.

Le glossaire de Forrester définit uniquement l’infrastructure de portail: «Cela inclut les serveurs d’applications, les applications d’entreprise ou les serveurs d’intégration, ainsi que l’accès à distance, la connexion unique, la recherche, la classification et l’informatique décisionnelle.» Cela implique plus une expérience de plate-forme qu'une application, et c'est une bonne façon de penser à la façon dont les meilleurs portails sont planifiés, construits et intégrés.

Pour les employés, les portails sont vraiment la prochaine évolution des intranets d'entreprise, axés sur la connexion des applications de back-office et offrant aux employés un moyen d'interagir avec ces applications via une interface Web ou une application Web. La plupart des fonctions de ressources humaines, des besoins financiers et de l'aide informatique peuvent être facilités par un portail bien conçu. La sécurité et la confidentialité de vos employés sont facilement facilitées en même temps.

Les portails servent bien plus que de simples employés. Avec une sécurité moderne, des options de recherche, des capacités mobiles et Internet des objets (IoT), et même des capacités d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique, les portails peuvent désormais fournir des services et du libre-service pour des secteurs aussi variés que la fabrication, l'assurance et la santé.

Dois-je acheter un logiciel de portail?

Probablement pas, si vous disposez déjà d'un système de gestion de contenu (CMS) ou d'une plate-forme d'expérience numérique (DXP) moderne avec capacité multi-sites. Les capacités d'un CMS moderne sont ce qui est nécessaire pour la création de portails dynamiques qui seront mieux reçus par vos utilisateurs. Des fonctionnalités telles que le suivi des événements, l'analyse comportementale et la personnalisation peuvent nécessiter plus de ressources et de considérations pour s'intégrer correctement et en toute sécurité dans votre architecture, mais l'effort porte ses fruits en termes d'acceptation et d'utilisation.

J'espère que cela clarifie les choses

Plus que jamais, l'engagement des employés et la satisfaction des clients sont alignés sur la technologie. De meilleures expériences sont attendues alors même que les expériences sont de plus en plus numériques. La plupart des organisations constateront que plusieurs portails bien conçus et bien planifiés sont les lieux de rencontre où vous rencontrerez des employés, des partenaires et des clients appréciés avec toutes les capacités de connectivité, de sécurité, de personnalisation et de recherche que vous attendez d'un CMS moderne.

Si votre site Web est l’espace où vous apprenez à connaître vos futurs clients, l’expérience du portail vous permettra d’entretenir ces relations vers un succès et une satisfaction mutuels.

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