Guide d'étiquette des réunions virtuelles pour les hôtes et les participants

juillet
17, 2020

7 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Même avant COVID-19, les réunions à distance devenaient de plus en plus populaires. Cependant, au milieu de cette crise, les gens ont passé plus de 5,5 milliards de minutes à assister à des réunions virtuelles . Alors que certaines personnes peuvent encore se concentrer sur l'efficacité de la réunion à distance, des recherches antérieures montrent que la vidéoconférence peut augmenter la productivité et la collaboration entre les équipes.

Vous devez vous assurer que toutes les personnes présentes suivent l'étiquette de la réunion virtuelle. Voici quelques conseils pour vous aider.

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Préparez votre réunion en ligne.

Tout comme si vous deviez planifier une réunion en personne, il n’est jamais de bon goût de perdre le temps d’un invité. Si vous le faites, cela montre que vous ne respectez pas leur précieux temps. Et parce que ce n'est pas nécessaire, les participants ne participeront pas à l'événement.

En bref, la première règle de l'étiquette de la réunion virtuelle est de s'assurer qu'elle est productive et utile. La meilleure façon de garantir cela est de faire beaucoup de préparation à l'avance, mais il en faut deux pour le tango. Donc, voici quelques façons dont les organisateurs et les participants tirent le meilleur parti de la réunion .

Conseils de préparation pour les organisateurs:

Préparez un ordre du jour.

Un ordre du jour, explique Abby Miller dans un article pour Calendar «c'est comme une feuille de route que vous utilisez où que vous alliez en voyage. Il vous aide à planifier votre voyage à l'avance et à vous garder sur le meilleur itinéraire pour atteindre votre destination. » Comment? En répondant aux questions suivantes:

• Qui vous accompagne?
• Quand et où partez-vous?
• Quel est le but du voyage?
• De combien de temps disposez-vous pour arriver à destination?
• Que se passe-t-il en cas de détour ou si votre véhicule tombe en panne?

Avant de planifier une réunion, assurez-vous de créer un ordre du jour et de le distribuer aux invités à l'avance. Et bien qu'il n'y ait honnêtement ni bonne ni mauvaise façon de procéder, la plupart des ordres du jour comportent les six éléments suivants:

• En-tête de l'ordre du jour identifiant les personnes qui appellent la réunion, date, heure, lieu et but.
• L'objectif clé qui explique pourquoi nous nous réunissons et ce que nous voulons accomplir.
• Contribution, telle que l'attribution des responsabilités de réunion.
• Le plan de travail de la réunion, ou le corps de l'ordre du jour qui met en ordre ce qui doit être couvert. [19659015] Attribution de temps pour chaque point.
• Suivi avec les participants, comme l'envoi du procès-verbal.

Conseils de préparation pour les participants:

Consultez toujours à l'avance l'ordre du jour et tout autre document pertinent. C'est le meilleur moyen de vous assurer que vous serez à l'heure et préparé. Cela vous donne également la possibilité de répondre à toute question ou préoccupation.

Envisagez de vous porter volontaire pour rassembler des informations, partager de nouvelles informations ou prendre des minutes. Cela montrera que vous prenez cela au sérieux et c'est aussi un excellent moyen pour vous de développer vos propres compétences en leadership.

Conseils de préparation pour tout le monde:

Que vous organisiez l'événement ou que vous y assistiez, les conseils suivants s'appliquent à toute personne impliquée dans le shindig virtuel:

• Travaillez dans une pièce calme et exempte de distractions comme les animaux de compagnie ou les membres de la famille. Points bonus si cette pièce est recouverte de moquette, car cela réduit la réverbération.
• Utilisez un fond neutre, comme un mur de couleur grise. Certains outils comme Zoom ont un arrière-plan virtuel que vous pouvez utiliser si cela n'est pas possible.
• Assurez-vous que la pièce est bien éclairée.
• Utilisez votre ordinateur portable et non votre téléphone car il est plus stable et vous permet de garder les mains libres pour prendre des notes. Pour les réunions audio uniquement, investissez dans une paire d'écouteurs décente avec un micro intégré. Astuce bonus: élevez votre webcam au niveau des yeux.
• Testez toujours votre technologie avant la réunion. Pour les téléphones, cela signifie avoir un signal fort et aucune interférence. Sur un ordinateur, assurez-vous que votre connexion fonctionne, allumez votre appareil photo et revérifiez votre micro et vos haut-parleurs.
• Apprenez des astuces et des hacks. Comme je l'ai déjà écrit dans un autre article Entrepreneur vous pouvez faire des choses intéressantes avec Zoom. Il s'agit notamment d'utiliser l'ID de réunion afin qu'il puisse être planifié via votre calendrier et en utilisant la fonction de chat. D'autres astuces utilisent les commandes de l'hôte afin que vous puissiez contrôler les paramètres audio, vidéo et de partage d'écran de chacun. Il y a aussi la vue active du haut-parleur qui «détecte quel utilisateur parle et change l'écran dans sa fenêtre».

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les réunions semblent «réelles» et productives.

Bien sûr. Rien ne vaut les interactions en personne. Mais, vous pouvez travailler pour créer la même ambiance lorsque vous vous rencontrez virtuellement.

Habillez-vous convenablement.

Sans aucun doute, l'une des meilleures choses à propos du travail à domicile est que vous pouvez travailler dans des vêtements confortables. Même si ce n'est pas votre pyjama, vous portez probablement une tenue plus décontractée que vous ne porteriez pas normalement au travail.

C'est très bien si vous êtes sur un appel audio uniquement. Mais si vous êtes devant la caméra, alors habillez-vous comme vous le feriez pour une réunion en personne.

Commencez l'appel correctement.

Avant de plonger dans la viande et les pommes de terre de la réunion, passez quelques minutes à avoir tout le monde se présente, que les participants se connaissent ou non. C'est un moyen simple de faire savoir aux participants qui sont là, ainsi que leurs rôles et responsabilités.

Avec les plaisanteries à l'écart, récapitulez les invités pourquoi ils ont été réunis. Vous pouvez également expliquer rapidement ce que vous espérez accomplir pour rappeler à tout le monde le but de la réunion.

Soyez respectueux.

Même si les réunions virtuelles ne semblent pas aussi professionnelles, la vérité est qu'elles le sont. En tant que tels, ils méritent le même respect et la même étiquette. Cela signifie que tout le monde doit désactiver les notifications de son smartphone ou de son ordinateur, couper le micro lorsqu'il ne parle pas et toujours regarder dans la caméra.

De plus, accordez toute votre attention à la réunion – pas de multitâche. Ce n'est pas le moment de nettoyer votre boîte de réception, de vérifier vos flux sociaux ou de travailler. Ce n'est pas non plus le meilleur moment pour manger, jouer avec votre chien ou bien ranger votre espace de travail. Restez assis et présent jusqu'à la fin de la réunion.

Aussi, respectez le temps des autres. Si la réunion doit commencer à 15 heures et se termine à 15h30, alors c'est le temps imparti. Personnellement, je planifie toujours la réunion cinq minutes à l'avance pour éviter que quiconque se présente en retard.

Assurez-vous que la réunion soit aussi courte que possible. Suivez l'agenda et écrasez les conversations secondaires de la prise de contrôle. Rappelez à tout le monde de parler clairement et de façon concise pour qu'il ne soit pas nécessaire de répéter ce qui vient d'être dit.

Oui, vous pouvez toujours garder votre audience engagée virtuellement. Par exemple, vous pouvez attribuer un travail à tout le monde et poser des questions. Vous pouvez également le rendre plus interactif en utilisant l'interrogation en temps réel, la gamification ou demander aux participants de résoudre un problème en groupe.

Je recommanderais également de quitter à la fin pour des conversations informelles … tant que vous êtes parti à travers votre agenda. Travailler isolément n'est pas le meilleur pour votre santé et votre bien-être. Ainsi, cela donne aux invités une interaction sociale bien nécessaire.

N'oubliez pas de faire un suivi.

"Même les meilleures réunions ne seront d'aucune utilité si personne ne prend des notes ou ne décrit les tâches de suivi", écrit Marty Fukuda. «À cette fin, désignez un participant (et non l'animateur) pour prendre quelques minutes.» Ils doivent également savoir qu'il est de leur responsabilité «d'envoyer un résumé par e-mail à tous les participants après la réunion».

«Pendant que le preneur de notes est en charge du procès-verbal, le facilitateur doit également noter, à mesure que la discussion progresse, les tâches qui doivent être à compléter », ajoute Marty. «À la fin de la réunion, toutes les tâches à accomplir, ainsi que des échéances strictes, devraient être attribuées.»

De plus, s'il y a des questions ou des préoccupations qui n'ont pas été traitées, ajoutez-les à l'ordre du jour suivant ou planifiez une en tête-à-tête avec cette personne. Et puisque cette réunion s'est déroulée sans accroc, organisez votre prochaine réunion virtuelle réussie.