Gestion des dépendances externes du projet – Perficient Blogs

J’aime regarder les projets comme s’il s’agissait d’énigmes. Toutes les pièces sont établies, mais en tant que chef de projet, vous devez déterminer la séquence la plus appropriée et la plus logique pour compléter le tableau d’ensemble. Un Plan d’itération est un outil utile qui peut aider à organiser et à visualiser la séquence de travail. Dans cet article de blog, je souhaite me concentrer sur les éléments qui ne sont peut-être pas sous votre contrôle et sur la manière de gérer ces cas – les dépendances.

Qu’est-ce qu’une dépendance

Les dépendances peuvent prendre la forme de facteurs internes ou externes. Je considère que les dépendances externes sont tout ce qui peut empêcher un autre élément de progresser mais qui est hors de votre contrôle.

Exemples de dépendances externes :

• Les conceptions ou le contenu doivent être fournis par un client ou une agence tierce.
• Détails de connexion API d’un service tiers.
• Accès à un environnement par le client.

Exemples de dépendances internes :

• Séquence des user stories de développement – certaines fonctionnalités nécessitent d’abord des configurations préalables.
• Séquence d’activités fonctionnelles – Les tests d’assurance qualité et l’assemblage de contenu d’une fonctionnalité ne peuvent pas avoir lieu avant que cette fonctionnalité ne soit développée.

Pourquoi la gestion des dépendances externes est importante

Si aucune attente n’est définie pour une dépendance, celle-ci peut avoir un impact sur l’ensemble du projet. Je recommande de s’assurer que les éléments suivants sont clairement définis lorsque l’on considère que quelque chose est une dépendance externe :

• Date d’échéance
• Propriétaire de la livraison de cette dépendance
• Description détaillée de ce qui devrait être fourni
• Ce qui est bloqué par la dépendance

Il est important de communiquer les impacts si une dépendance n’est pas résolue à temps. Si quelque chose n’est pas fourni dans les délais, cela pourrait être considéré comme un blocage et l’équipe de direction devra avoir un plan pour atténuer – potentiellement des changements de temps, de ressources, de budget ou de portée supplémentaires.

Moyen tactique de suivre vos dépendances externes

Une fois que j’ai communiqué que quelque chose est une dépendance externe, je m’assure de capturer ces détails dans un endroit où le cessionnaire peut le référencer pour la visibilité et les suivis.

Il existe plusieurs façons de suivre une dépendance, selon la taille ou la durée de votre projet.

Pour les petits projets, une feuille Excel ou un rapport d’état peuvent être des options appropriées pour suivre et garder les dépendances visibles.

Pour les projets plus importants et à long terme, un outil de gestion du backlog pourrait être envisagé pour la gestion des dépendances. Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies à envisager pour utiliser JIRA ou Azure DevOps.

Dépendances externes dans JIRA

• JIRA offre la possibilité de créer des types de problèmes et des champs uniques à associer à votre projet.
• Les administrateurs JIRA peuvent configurer un nouveau type de problème, des champs et un flux de travail pour ce type. Le principal champ personnalisé qu’il peut être nécessaire d’introduire est un champ permettant de définir une « date d’échéance ».
• Une fois le nouveau type de problème activé pour votre projet, cela vous permettra d’ajouter les dépendances directement dans le backlog de votre projet.
• Les tableaux de bord JIRA peuvent être exploités pour mieux visualiser les dépendances à des fins de reporting et pour les parties prenantes.

Exemple de description d’un ticket de dépendance dans JIRA

Dépendances externes dans Azure DevOps

• Azure DevOps offre également la possibilité de créer des types de tickets uniques, cependant, la plupart des projets peuvent déjà être accompagnés d’un type de ticket « Problème ».
• Les types de tickets d’émission seront accompagnés du champ « Date d’échéance » activé par défaut.
• Les administrateurs Azure DevOps peuvent avoir besoin d’ajuster les paramètres afin de permettre la gestion des tickets de problème à partir de la vue du backlog.
• Comme les tableaux de bord JIRA, les tableaux de bord Azure DevOps peuvent être exploités pour visualiser les dépendances afin de faciliter le suivi et la surveillance. Envisagez d’activer l’affichage du champ Date d’échéance à partir du tableau de bord pour faciliter l’affichage des éléments dans l’ordre chronologique.

Exemple de ticket de dépendance dans Azure DevOps

Si vous utilisez un système tel que JIRA ou Azure DevOps, assurez-vous que les destinataires de la dépendance comprennent le processus ou le flux de travail à suivre, comme la réaffectation ou le balisage du ticket au destinataire approprié lors de la livraison de la dépendance.

En gérant vos dépendances en parallèle avec d’autres travaux du projet, vous pourrez maintenir des références de liens entre les dépendances et les tickets éventuellement bloqués. Cela permettra à l’équipe de comprendre quelles dépendances existent et de voir plus facilement quand une dépendance a été livrée.

Conclusion

Sans un moyen fiable et visible de gérer les dépendances, ces éléments pourraient avoir de graves répercussions sur un projet.

Vous ne pouvez pas toujours contrôler ou prévoir les dépendances externes, mais en ayant un processus pour gérer et suivre ces cas, vous pouvez définir des attentes appropriées quant à son impact, la date d’échéance à résoudre et ce qui doit être fourni pour maintenir votre plan d’itération dans les délais.