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septembre 30, 2019

Faites de la perturbation technologique votre nouveau meilleur ami


Les voyageurs du 21ème siècle savent tout sur la perturbation technologique. Les nouvelles technologies ont bouleversé notre façon d'écouter de la musique, de dialoguer socialement, de faire des affaires et même de rentrer chez nous après une soirée nocturne.

Mais pour les comptables, chaque instinct dit que les perturbations sont mauvaises. Après tout, c'est risqué, et le risque devrait être éliminé des finances plutôt que de l'incorporer, n'est-ce pas?

Si cela vous semble trop simpliste, eh bien… oui, surtout lorsque de nouvelles technologies sont impliquées.

Produit BlackLine La réalisatrice Thyra Williams explique: «Mon expérience est en comptabilité, je connais donc tout le risque. Je connais aussi le travail avec les feuilles de calcul et les nombreuses façons dont elles peuvent être modifiées, corrompues, mal gérées, mal interprétées ou même mal placées, le tout au cours d'une journée de travail. "

Regardez la couleur de votre police

Williams, qui habitait auparavant. conduit des audits d'états financiers tout en travaillant en tant qu'auditeur pour PwC, indique un exemple. «Un préparateur peut créer une formule pour manipuler les résultats d'une certaine manière, mais formaterait alors la cellule de feuille de calcul contenant la formule avec une police blanche, empêchant ainsi la visibilité.»

Le risque est encore plus dangereux. d'erreur. Plus les risques augmentent dans les grandes entreprises et leurs services financiers, ce qui explique pourquoi les entreprises se tournent vers l'automatisation des processus pour leurs systèmes de comptabilité et de finances.

Selon un rapport de Gartner 80% des Les grandes organisations et 25% des entreprises de taille moyenne en Amérique du Nord et en Europe sont sur le point d'adopter une automatisation étroite d'ici 2020 », déclare M. Williams. «Et un rapport récent d'Ernst & Young a révélé que la plupart des directeurs financiers considèrent que la fourniture de données à l'avance par l'analyse est une capacité essentielle pour la fonction financière de demain. C’est un grand changement par rapport à mes débuts, lorsque mon premier employeur voulait voir à quelle vitesse je pouvais calculer une colonne de chiffres sur une calculatrice à 10 touches. “

Cette calculatrice à 10 touches fut bientôt perturbée par Lotus 1-2-3, qui devint Microsoft Excel. Et maintenant, Excel cède la place à l’automatisation des processus basée sur le cloud et pour une bonne raison, selon Williams.

«Les personnes intelligentes – les comptables – ne sont pas bien utilisées pour effectuer des tâches répétitives telles que le tic-tac et l’attache», Williams dit. "Le travail est lent et ennuyeux, et la fatigue peut s'installer. C'est donc aussi un peu dangereux, du point de vue des risques.

" Un gros problème avec le calcul manuel des feuilles de calcul est que vous ne pouvez pas compter sur vous. la documentation pour être correct. Dans certains cas, vous ne pouvez même pas trouver la documentation. Les choses sont donc manquées, puis oubliées. ”

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L'automatisation des processus basée sur le cloud résout bon nombre de ces problèmes en amenant les opérations à base de règles et la visibilité en temps réel à la clôture financière. Mais certains comptables sont réticents à abandonner les processus manuels même s'il est dans l'intérêt de l'entreprise de le faire.

Williams offre ce conseil aux organisations dotées d'équipes comptables et financières qui résistent au changement.

1. Mettre les gens en situation de réussir

BlackLine propose une technique de modélisation de la personnalité qui permet de déterminer où, sur la nouvelle courbe d’adoption technologique, chaque nouvel utilisateur a le plus de chances de réussir.

For Par exemple, les utilisateurs identifiés comme visionnaires ou bellwethers peuvent être mieux placés tôt dans la courbe, alors que les utilisateurs considérés sceptiques ou cyniques peuvent être mieux placés là où ils peuvent être utiles pour tester la nouvelle solution.

L'identification de personnalités de changement spécifiques peut aider les organisations non seulement préparer les équipes au changement, mais également veiller à ce que chaque comptable joue un rôle utile dans ce changement.

2. Encourager la pensée analytique

L’automatisation des processus s’adapte naturellement à la pensée analytique dans la mesure où elle offre aux utilisateurs des solutions pour le suivi des transactions ou d’autres événements sur plusieurs processus. Il ajoute également des processus analytiques, tels que l'analyse de la variance qui peuvent révéler des anomalies.

Les équipes comptables doivent être encouragées à réfléchir aux processus qu'ils utilisent et à poser librement toute question ou idée à propos de l'utilisateur ou du client. comportements de processus.

3. Prise en charge de la communication entre domaines

À mesure que l'automatisation des processus gagne en popularité, les comptables, les contrôleurs et les directeurs financiers sont en mesure de passer plus de temps à aider les unités commerciales non financières à réaliser leurs propres projets. C'est une bonne chose, dit Williams – bon pour le comptable et bon pour l'entreprise.

«Soixante-dix pour cent des contrôleurs déclarent consacrer maintenant du temps à aider les autres départements, et les rôles de CFO évoluent eux aussi à la hausse. Le directeur financier est souvent la prochaine personne après le PDG. »

Surveillance continue des risques

À mesure que les entreprises acquièrent de l'expérience en automatisation des processus, elles peuvent effectuer des rapprochements et effectuer d'autres tâches qui se produisent normalement après la période. Appelée comptabilisation continue cette approche atténue en grande partie le stress – et le potentiel d'erreur – qui touchait traditionnellement les utilisateurs de tableurs.

En outre, selon Williams, cela permet une avancée similaire dans l'évaluation du risque. «La surveillance des risques devient continue. En fait, dans une enquête BlackLine, nous avons constaté que 75% des répondants utilisaient une surveillance continue pour détecter la fraude tout en surveillant les transactions en même temps.

«C’est le genre de perturbation technologique que toute entreprise – et tout groupe financier – adore see. ”

Lisez le Plan directeur pour la comptabilité en continu pour découvrir comment vos équipes comptables et financières peuvent devenir des partenaires commerciaux de grande valeur avec un siège à la table.

Cet article a paru à l'origine sur BlackLine.com et est republié avec autorisation.




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