Évitez cette foutue intimité lors du partage de Google Docs

Parmi les nombreuses entreprises avec lesquelles j'ai travaillé ces dernières années, la plupart utilisent Google Docs pour soumettre et collaborer sur des projets d'articles et de documents. La suite de productivité de Google est devenue la plate-forme de travail de facto pour des millions de personnes et d'organisations à travers le monde. Et avec raison: c'est gratuit, facile à utiliser, et il est déjà disponible pour tous les utilisateurs qui ont un compte Google (qui comprend plus d'un milliard d'utilisateurs actifs Gmail ). , un problème que j'ai observé est la facilité avec laquelle les gens ignorent les problèmes de confidentialité entourant Google Docs lorsqu'ils partagent et collaborent sur des documents. Les utilisateurs et les organisations choisissent souvent la commodité pour la protection de leurs informations et utilisent le partage anonyme, ce qui rend leurs informations commerciales sensibles aux parties non désirées.

Voici ce que vous devez savoir pour préserver la confidentialité de vos données lorsque vous partagez des documents Google avec des collègues

Google propose trois modes de partage de documents, chacun avec des paramètres de confidentialité et d'accès différents:

en pleine croissance je surveille régulièrement la page d'analyse à voir les "referrers". C'est là que je peux voir les sources d'où viennent les utilisateurs sur mon site, et cela m'aide à suivre les sites qui relient ou republient le contenu de TechTalks.

ma page de contact je savais déjà qui l'avait envoyé et ce qu'il contenait sans même l'ouvrir.

Ceci est un exemple frappant de" sécurité par obscurité, "où les gens laissent leurs biens sans protection sur Internet, pensant que personne ne les trouvera."

Pour être juste, dans ce cas précis, je n'ai pas trébuché sur des informations privées et sensibles. Tout ce que contenait la feuille de calcul était déjà disponible en ligne. Mais ce n'était pas la première fois que quelqu'un parcourait mon blog à travers une URL Google Doc.

Et au cours des derniers mois, j'ai vu pas mal de documents avec des informations non destinées à être vues par le public, et certainement pas par moi. Un Google Doc a présenté les discussions internes d'une société de relations publiques sur leurs projets de discuter de leurs services et offres avec moi. Un autre était le projet d'un livre blanc inédit sur l'intelligence artificielle par un groupe d'universitaires

Google fait un travail assez décent de randomiser les URL qu'il génère pour ses documents, ce qui signifie qu'il y a une très mince chance que quelqu'un fouille le URL d'un document Mais comme le montrent les exemples ci-dessus, chaque fois que vous cliquez sur un lien incorporé dans un fichier Google Docs ou Sheets, vous donnez l'adresse de votre document à tous ceux qui consultent l'analyse de la destination du lien.

Protégez votre vie privée sur Google Docs

Ne vous laissez pas berner par le faux sens de la vie privée de "Anyone with the link". N'utilisez le partage anonyme que si tout le monde voit le contenu de votre document. Cela signifie également la fonctionnalité "Get partageable link", facile à utiliser, que vous trouverez dans le menu contextuel et la boîte de dialogue de partage simplifiée.

Google Groupes . Les groupes vous permettent de regrouper les utilisateurs dans une même adresse e-mail et d'attribuer collectivement des autorisations de document à chacun d'entre eux.

Quoi que vous fassiez, n'utilisez pas le partage anonyme pour des raisons de commodité.

19659005] Tout cela étant dit, n'oublions pas que, quels que soient les paramètres de confidentialité que vous ajustez à vos documents, ils ne vous protégeront pas des yeux affamés de données de Google lui-même. En utilisant Google Docs, vous autorisez Google à accéder au contenu de votre document, même si vous ne le partagez avec personne. Si cela s'avère être un problème, pensez à utiliser des alternatives cryptées aux services de Google .

Conclusion: utilisez Google Docs. C'est un outil plutôt sympa. Mais aussi connaître ses limites.

Cette histoire est republiée de TechTalks le blog qui explore comment la technologie résout les problèmes … et en crée de nouveaux. Comme eux sur Facebook ici et suivez-les ici:

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