Évitez ces 7 erreurs de blocage du temps

Si vous cherchez à organiser et à gérer efficacement votre temps, vous avez probablement été attiré par le blocage du temps. Et pour une bonne raison. Cela peut être un moyen infaillible de lutter contre le multitâche, la procrastination et le perfectionnisme.

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Mais que se passe-t-il si vous avez essayé de bloquer le temps et que cela ne fonctionne tout simplement pas ? Eh bien, vous avez peut-être commis l'une de ces sept erreurs. Une fois que vous en êtes conscient, vous pouvez les ajuster afin de tirer le meilleur parti du blocage du temps.

1. Ne pas prioriser les tâches.

Il n'y a pas moyen de contourner cela. Pour que le blocage du temps fonctionne, les tâches doivent être hiérarchisées. Pourquoi? Parce que le concept derrière le blocage du temps est de vous aider à gérer votre temps plus efficacement. Et, l'une des plus grandes pertes de temps est de décider quelle tâche mérite votre attention en premier.

Si vous identifiez les tâches importantes dans votre emploi du temps, vous savez sur quelles tâches vous devez vous concentrer davantage. D'une manière générale, il est conseillé de planifier ces tâches au moment où vous êtes le plus productif de la journée.

Si tout vous semble essentiel, voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour prioriser votre liste.  :

• Décidez quels sont vos MIT. Ensuite, choisissez un maximum de trois choses qui doivent être faites aujourd'hui.
• Créez une matrice de priorité. Vous classeriez tout sur votre liste dans les quatre quadrants suivants : urgent et vital ; nécessaire mais pas urgent; critique mais pas urgent ; et ni urgent ni indispensable.
• Utilisez la méthode ABCDE pour évaluer vos tâches. Par exemple, mettez « A » à côté de votre tâche la plus importante, « B » à côté d'important, « C » à côté de peut-être, « D » pour déléguer et « E » à côté d'éliminer.
• Le principe de Pareto. Donnez la priorité aux quelques activités qui produisent les résultats les plus significatifs, alias la règle des 80/20.
• La stratégie à 2 listes de Warren Buffett. Notez vos 25 objectifs pour cette semaine. Ensuite, marquez vos cinq premiers et ignorez le reste.

2. Vous commencez par organiser vos listes de tâches.

Une fois que vous avez identifié vos priorités et créé une bonne liste de tâches, vous avez probablement hâte d'inclure ces éléments dans votre calendrier. En théorie, cela a du sens principalement parce que cela garantit que vous ne planifierez rien d'autre avant vos priorités.

Mais cela ne se passe pas vraiment dans la réalité.

Celui-ci est TELLEMENT courant et tout à fait logique.

Lorsque vous commencez à bloquer votre calendrier, vous réalisez rapidement à quel point c'est un désastre. "Rien ne se passe comme prévu", écrit le stratège en gestion Kelly Nolan. "Vous n'arrivez pas à la moitié des choses."

"Vous vous sentez encore plus vaincu que vous ne l'étiez par votre liste de choses à faire parce qu'au moins vous n'aviez pas ce niveau d'espoir accru."

Maintenant, voici le problème, ajoute Nolan ;

"VOTRE APPROCHE TOTALEMENT COMPRÉHENSIBLE NE COMPTE PAS TOUTES LES CHOSES QUE VOUS DEVEZ FAIRE ET QUI NE SONT PAS SUR VOTRE LISTE DE TÂCHES."

La préparation des repas, les déplacements, répondre aux e-mails ou promener votre chien. "Ce sont toutes des choses qui prennent notre temps (et, parfois, beaucoup de celui-ci)", ajoute-t-elle. "S'ils ne sont pas représentés dans votre plan, votre plan ne fonctionnera pas (avantage supplémentaire de cette approche : votre calendrier commence à vous aider à gérer toutes ces choses, donc ce n'est pas à votre cerveau de tout jongler ! Bonjour et bienvenue, charge mentale plus légère.). »

« Avant de bloquer votre liste de tâches, vous devez d'abord déterminer le temps que vous pouvez consacrer à vos tâches », recommande Nolan. "Ce n'est qu'alors que vous pourrez leur trouver des maisons dans votre calendrier qui se dérouleront réellement."

3. Sous-estimer le temps que les choses prendront.

Grâce à quelque chose appelé le sophisme de la planificationnous sommes terribles pour juger du temps. Par exemple, votre priorité absolue pour la journée est de rédiger un rapport nécessaire pour une réunion d'investisseurs demain. Donc, vous supposez que cela ne vous prendra qu'une heure. Mais, cela finit par vous prendre plus de 2 heures. En conséquence, cela peut gâcher toute votre journée.

De plus, nous sommes également têtus en ce qui concerne le temps. Disons qu'il y a cinq ans, lorsque vous avez emménagé dans votre maison, il vous a fallu 30 minutes pour vous rendre au travail. Au fil des ans, la zone s'est agrandie, provoquant davantage d'embouteillages, ce qui signifie que votre trajet prend plus de 45 minutes. Si vous ne vous adaptez pas à cela, vous serez en retard tous les jours.

Vous ne devriez pas être trop optimiste tant que vous ne savez pas ce que vous pouvez accomplir en une journée. Selon certains experts, une tâche devrait prendre deux fois plus de temps que prévu. Donc, en bref, surestimez le temps que les choses vont prendre.

Et suivez votre temps de temps en temps pour obtenir une image plus précise de la façon dont vous passez vraiment votre temps.

4. Surcharger votre calendrier.

Peu importe vos efforts, le passage d'une activité à une autre ne se produit pas nécessairement instantanément au moment opportun.

Peut-être avez-vous besoin de nettoyer et d'organiser votre espace de travail pour mieux vous concentrer. Ou, vous devrez peut-être utiliser les toilettes ou promener votre chien. Et, parfois, vous n'êtes tout simplement pas encore dans la zone.

De plus, vous avez besoin de temps pour vous préparer à une réunion ou vous rendre à un autre endroit. Et, il y a aussi une réelle chance qu'une urgence se soit produite, vous obligeant à modifier votre emploi du temps.

Si votre calendrier est rempli de blocs, cela rend stressant l'un des scénarios ci-dessus. Et, tout comme sous-estimer votre temps, cela peut dérégler tout votre emploi du temps.

La réponse ? Placez des tampons entre les blocs. Au minimum, cela devrait être de 15 minutes. Mais, vous pouvez également laisser de plus grands blocs de temps vides. Par exemple, je sors du bloc à partir de 13h. à deux heures ouvert. Je peux utiliser ce temps pour gérer des tâches inattendues ou rattraper des listes de tâches moins importantes. Et, si je suis vraiment concentré, j'aurai une longueur d'avance sur ma prochaine priorité.

5. Bulldogging pendant les pauses.

De même, je planifie également des pauses tout au long de la journée. Bien que cela puisse sembler évident, vous seriez surpris du nombre de personnes qui tentent de passer la journée sans prendre le temps de se reposer et de se ressourcer.

À quelle fréquence devriez-vous prendre une pause ? Eh bien, cela dépend. La « meilleure » ​​stratégie de blocage du temps pour une personne moyenne consiste à travailler pendant 52 minutes, puis à faire une pause pendant 17 . Expérimentez jusqu'à ce que vous sachiez combien de temps vous pouvez travailler avant de devoir prendre une collation, socialiser avec un collègue, faire une promenade ou méditer.

6. Ne pas désigner de journée de « débordement ».

Pour rattraper les tâches sur lesquelles vous êtes constamment en retard, réservez une journée de débordement. Ou, si vous préférez, vous pouvez bloquer une demi-journée. Quoi que vous choisissiez, cela devrait être de préférence le jour où vous êtes le plus productif.

Bien que cela varie d'une personne à l'autre, des études montrent que les jeudis et les vendredis ont tendance à être les jours les moins productifs de la semaine. Personnellement, le vendredi, je suis généralement zappé. Donc, c'est le jour que je dédie comme mon jour de "débordement".

7. Être frustré lorsque vous devez réviser.

Un horaire de blocage du temps n'est pas destiné à être gravé dans le marbre. Au lieu de cela, il devrait servir de guide sur la façon dont vous devriez passer votre temps. Encore une fois, des choses apparaîtront à la dernière minute qui perturberont votre emploi du temps. En tant que tel, vous pouvez reprogrammer vos blocs horaires si nécessaire plutôt que de paniquer à propos de ces changements.

De plus, comme nous avons tous des heures de grande écoute biologiques différentes basées sur des rythmes circadiens, vous devrez peut-être bricoler avec le blocage du temps. Par exemple, si la règle 52 : 17 est trop restrictive, vous pouvez opter pour une alternative comme la technique du flowtime. Mais, au lieu d'être frustré à ce sujet, soyez patient et restez calme jusqu'à ce que vous trouviez la stratégie de blocage du temps qui vous convient le mieux. Pexel ; Merci !

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