Envoi d’e-mails dans Salesforce – Perficient Blogs

Nous avons détaillé ci-dessous certaines des fonctionnalités de messagerie les plus importantes afin que vous puissiez commencer immédiatement à automatiser les e-mails dans Salesforce !

Modèles d’e-mails dans Salesforce

Les modèles d’e-mail Salesforce sont des e-mails réutilisables qui peuvent être liés à différents types d’automatisation. Lorsque d’autres événements se produisent dans Salesforce, tels que la création d’une nouvelle opportunité, vos clients ou les membres de votre équipe recevront ces e-mails. Les modèles d’e-mails vous feront gagner des heures à écrire le même type d’e-mail encore et encore, et ils sont également simples à configurer !

• Dossier. Vous pouvez choisir où vous souhaitez enregistrer ce modèle d’e-mail. Ceci est utile pour une organisation qui dispose d’une variété de modèles d’e-mails à des fins diverses.
• Titre du modèle d’e-mail. Utilisez un nom court et clair qui permet aux autres de savoir à quoi sert votre modèle d’e-mail.
• Nom de modèle unique. Après avoir entré un nom de modèle d’e-mail, ce champ se remplira automatiquement. Ce nom doit être utilisé si vous utilisez ce modèle d’e-mail dans Apex Code ailleurs dans Salesforce, comme dans un Changeset. Vous n’avez pas besoin de vous en préoccuper pour le moment.
• Codage. Les normes d’encodage indiquent à votre navigateur Web ou à votre client de messagerie comment lire les caractères ou le texte dans le corps de votre e-mail. Vous n’avez pas besoin de vous en préoccuper pour le moment.
• La description. Rédigez une description claire et concise afin que les autres comprennent à quoi sert votre modèle d’e-mail.

• Matière. Il s’agit de l’objet de l’e-mail que tous ceux qui le reçoivent verront.
• Le corps de l’e-mail. C’est ici que vous écrivez votre message électronique. Pour créer votre message, vous pouvez utiliser du texte brut et des champs de fusion.

Champs de fusion

Les champs de fusion peuvent être utilisés pour extraire automatiquement les informations uniques de votre client de Salesforce et dans vos modèles d’e-mail. Par exemple, si vous vouliez envoyer un e-mail directement à vos clients, vous écririez quelque chose comme ceci dans le modèle d’e-mail :

Cher {!Lead.Name}

Où {!Lead.Name} est le champ de fusion qui sera mis à jour avec le nom de votre prospect. Les champs de fusion sont fantastiques car ils vous permettent de personnaliser facilement les e-mails envoyés aux clients, en les faisant se sentir valorisés. Vous pouvez également utiliser des champs de fusion pour envoyer les informations les plus récentes à votre équipe, en vous assurant que tout le monde est sur la même page avec les projets.

Alertes par e-mail de flux de travail

Les alertes par e-mail Salesforce vous permettent d’envoyer des e-mails automatiquement. Vous pouvez spécifier le type de personne qui recevra ces alertes par e-mail, comme un Utilisateur interne ou un Contact, ainsi que le modèle d’e-mail qui sera utilisé dans cette alerte. Les alertes par e-mail peuvent être utilisées pour effectuer des actions telles que l’envoi automatique d’e-mails en interne lorsque les transactions sont conclues ou l’envoi d’e-mails de « Bienvenue » aux nouveaux prospects. Pour envoyer une alerte par e-mail, vous devez d’abord créer une configuration pour déclencher la règle. Cela sera discuté plus loin!

• La description: Fournissez une description claire et concise afin que les autres comprennent à quoi sert votre alerte par e-mail.
• Nom unique: Après avoir entré un nom d’alerte par e-mail, ce champ se remplira automatiquement. Si vous utilisez cette alerte par e-mail dans Apex Code, vous devez faire référence à ce nom.
• Objet: Sélectionnez l’objet auquel vous souhaitez que votre alerte par e-mail soit associée pour les valeurs de champ de fusion dans l’e-mail, ainsi que l’endroit où trouver des informations pour déterminer le destinataire réel.
• Modèle d’e-mail : Sélectionnez un modèle d’e-mail à associer à votre alerte e-mail.
• Type de destinataire : Spécifiez comment le destinataire de l’e-mail sera identifié. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• De l’adresse e-mail. De l’adresse e-mail Indiquez où l’e-mail a été envoyé à l’utilisateur final.

Envoyer automatiquement des e-mails dans Salesforce

La plupart des journées des membres de votre équipe sont consacrées à écrire et à envoyer des e-mails plutôt qu’à travailler sur des projets. Avec les modèles d’e-mails, vous soulagez votre équipe du fardeau de la rédaction de certains e-mails. Vous pouvez désormais configurer l’envoi automatique d’e-mails en fonction d’événements dans Salesforce à l’aide de règles de workflow ou de générateurs de processus, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus productives.

Règles de flux de travail

Utilisez les règles de workflow pour envoyer des e-mails automatiquement et faire gagner du temps à votre équipe ! Lorsqu’un événement se produit dans Salesforce, les règles de workflow sont déclenchées automatiquement. Les règles de workflow, par exemple, peuvent être déclenchées lorsqu’une nouvelle opportunité est créée, lorsque le statut d’un prospect est modifié en une valeur spécifique et divers autres événements. Une fois que vous avez écrit votre règle à déclencher en fonction d’une action dans Salesforce, vous devez la lier à votre alerte par e-mail existante. Après cela, vous serez prêt à envoyer des e-mails automatiquement dans Salesforce !

Constructeurs de processus

Les générateurs de processus sont des configurations plus avancées qui peuvent également être utilisées pour envoyer des alertes par e-mail. Les générateurs de processus offrent beaucoup plus d’options pour déclencher un e-mail et peuvent créer des scénarios plus complexes que les règles de workflow. Pour le moment, si vous débutez avec Salesforce, respectez les règles de workflow pour envoyer des e-mails. Cependant, une fois que vous serez plus à l’aise avec vos compétences en configuration, examinez comment un générateur de processus peut être utilisé pour automatiser les e-mails, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Rapports par e-mail quotidiens/hebdomadaires/etc.

Une dernière fonctionnalité de messagerie de Salesforce que vous ne connaissez peut-être pas est la possibilité d’envoyer automatiquement des rapports Salesforce par e-mail à qui vous voulez, quand vous le souhaitez, et avec uniquement les informations de rapport les plus récentes. Lorsque vous planifiez l’actualisation d’un rapport, vous demandez à Salesforce d’actualiser automatiquement le rapport afin que les informations soient complètement à jour. Ensuite, vous décidez si vous souhaitez que le rapport mis à jour soit envoyé uniquement à vous-même ou à d’autres utilisateurs que vous spécifiez. Enfin, vous spécifiez quand vous souhaitez que le rapport vous soit envoyé par e-mail, par exemple à la fin de la semaine, deux semaines, un mois ou à un autre moment.

Conclusion:

Nous savons que nous comprenons les fonctionnalités de messagerie les plus importantes ci-dessous afin que vous puissiez commencer à automatiser les e-mails.