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mars 2, 2023

Documenter la collaboration avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les propriétaires/exploitants

Documenter la collaboration avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les propriétaires/exploitants


La collaboration en ligne est l’accélérateur clé des projets d’investissement. Il doit être utilisé de manière intelligente, sinon il y a un gros risque de manquer les avantages et de se retrouver dans le chaos. Les systèmes de gestion des documents d’ingénierie (EDM) permettent aux entrepreneurs et aux fournisseurs de fournir des documents en ligne et aux propriétaires/exploitants de répondre rapidement et efficacement avec des commentaires. La collaboration en ligne réduit le nombre d’itérations en améliorant la qualité de la livraison des documents avant d’entrer dans le processus d’approbation.

Il peut y avoir un grand nombre de vendeurs, de fournisseurs et d’entrepreneurs qui contribuent à un projet d’investissement exécuté par une entreprise d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction (EPC), ou le propriétaire/exploitant lui-même. Les contrats entre ces parties définissent qui doit livrer quel document à un lot de travaux à une date donnée.

Dans mes deux derniers blogs de cette série sur l’EDM pour les projets d’immobilisations, j’ai discuté de l’importance de suivi de l’examen et de l’approbation des documents en lots de travaux selon le planning de l’organigramme des travaux. Ce blog explique comment gérer efficacement la livraison et l’examen des documents des fournisseurs et des sous-traitants aux clients.

Un projet d’investissement est un réseau fragmenté de fournisseurs et d’entrepreneurs spécialisés qui contribuent à la conception et à la construction d’une installation, d’une usine ou d’une infrastructure pour un propriétaire/exploitant. Une partie raisonnable de cette contribution consiste en la livraison de modèles, de dessins et de documents.

Contrôle des documents dans les projets d’investissement

Les systèmes GED dans le cloud agissent comme des plateformes d’échange de documents pour tout contributeur et tout lot de travaux pertinent d’un projet d’investissement. Sur la plate-forme cloud, les packages de travail sont représentés par des espaces de travail qui agissent comme des conteneurs logiques dans le système GED où une équipe définie peut s’engager à partager et à travailler sur des documents à livrer dans le cadre de ce package de travail.

Présentation du concept d’espace de travail

Les lots de travaux d’ingénierie d’un projet d’investissement sont des sous-ensembles convenus (contractuellement) du montant total des travaux à livrer. Selon le type de projet, l’industrie ou la discipline, un lot de travaux peut être constitué d’une discipline ou simplement d’un composant qui peut provenir d’un seul fournisseur, entrepreneur ou fournisseur. Le lot de travaux client est le livrable équivalent pour l’EPC à son client.

GED – concept d’espace de travail

Je recommande de créer un espace de travail de projet pour chaque lot de travail qui a le même groupe d’ingénieurs/entrepreneurs, de réviseurs et d’approbateurs responsables, car les responsabilités de soumission des documents, de livraison, de révision et d’approbation sont automatiquement déterminées par les affectations des utilisateurs aux rôles du projet.

Espaces de travail de lots de travaux partagés avec des fournisseurs ou des sous-traitants

Dans les systèmes GED basés sur le cloud, l’« ingénieur responsable du package » peut accorder un accès limité au fournisseur pour le téléchargement de nouveaux documents et conserver les métadonnées de ces documents.

Lors de la soumission, les documents sont visibles pour l’ingénieur responsable du package pour visualisation et pour faire des commentaires, des annotations et des annotations qui peuvent conduire à un processus de clarification avec le fournisseur et éventuellement à la livraison d’une nouvelle version de cette révision de document.

Une fois que l’ingénieur responsable du package est satisfait des documents livrés, il peut transmettre le package de documents pour examen et approbation. (Prochain blog à venir sur les flux d’état d’examen et d’approbation dans les projets d’immobilisations). Par conséquent, les espaces de travail de package permettent une collaboration agile sur des documents à l’état de brouillon entre les fournisseurs/sous-traitants et l’ingénieur responsable du package.

Espace de travail du document principal

Une fois qu’un nouveau document ou une nouvelle révision d’un document est approuvé/rejeté, il sera signé dans le référentiel de documents principal qui représente un référentiel de documents central pour tous les documents contrôlés dans un projet d’investissement dans tous les lots de travaux. Le référentiel de documents maître conserve toujours la révision la plus récente, approuvée/rejetée des documents contrôlés et garde une trace de l’équipe, du sous-traitant, de la discipline ou du lot de travail qui travaille actuellement sur une nouvelle révision. Il contrôle également les révisions de documents qui ont été envoyées au client.

Espaces de travail de lots de travaux partagés avec les représentants des clients

L’EPC est tenu de livrer des documents à ses clients conformément aux contrats entre l’EPC et le client. L’approbation de ces documents par le client indique l’achèvement de la livraison réussie d’un lot de travaux. C’est pourquoi l’EPC demande l’approbation du client pour les révisions approuvées en interne des documents à livrer. Le client a la possibilité d’approuver, d’approuver avec des commentaires, de rejeter ou d’accuser réception (en cas d’envoi pour information). Le nombre de documents à envoyer au client pour approbation/information peut provenir de plusieurs fournisseurs, mais il s’agit d’un sous-ensemble du nombre total de documents résidant dans le référentiel de documents maître. Pour faciliter la compréhension du rôle du client dans les espaces de travail des lots de travaux, voir le côté droit rouge clair du concept d’espace de travail (image ci-dessus).

Processus de livraison de documents entièrement contrôlés

Un système GED offre une plate-forme en ligne complète et facile à utiliser pour que les fournisseurs et les entrepreneurs soumettent les documents demandés et permettent à l’ingénieur responsable du package de l’EPC de vérifier les documents. L’ingénieur responsable collabore sur la pile de documents avec le fournisseur jusqu’à ce qu’elle soit prête à être traitée plus avant dans le processus d’examen et d’approbation. Les contrôleurs de documents de l’EPC peuvent contrôler à tout moment si le fournisseur respecte le calendrier de livraison des documents demandés. Il est de la plus haute importance pour l’équipe de projet de livrer ces documents au client dans les délais et avec la qualité convenus dans les contrats avec le client. Les systèmes GED gèrent l’ensemble de la chaîne de livraison et de révision des documents, des fournisseurs via EPC au client.

Services professionnels OpenText™ avez des années d’expérience dans la gestion de documents d’ingénierie dans des projets d’investissement, s’il vous plaît Contactez-nous si vous souhaitez parler à un expert au sujet de votre projet.


Auteur: Jens Friehmelt est Senior Manager chez OpenText Professional Services EMEA, à la tête d’une équipe internationale qui combine plusieurs technologies OpenText pour servir les clients avec des solutions de meilleures pratiques pour les processus d’ingénierie, de construction et de maintenance.




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