Dobeles dzirnavnieks trouve la recette parfaite pour réussir sa croissance

À Dobele Millernous fournissons de la farine, des pâtes, des flocons de céréales et bien d’autres produits alimentaires à des millions de consommateurs dans plus de 70 pays. Basés en Lettonie, nous exploitons des installations de production qui couvrent plus de 21 hectares.

Dobeles dzirnavnieks est déjà le plus grand producteur de pâtes en Europe du Nord et nous continuons de croître. Diriger l’une des plus grandes entreprises de production alimentaire des pays baltes n’est pas une tâche simple. En plus de satisfaire à un large éventail d’exigences réglementaires strictes, nous devons démontrer que nous adhérons aux meilleures pratiques lors d’audits réguliers. Dans le même temps, nous devons orchestrer un ensemble complexe de processus de chaîne d’approvisionnement et de logistique pour garantir le bon fonctionnement de nos lignes de production jour après jour.

En route vers une crise d’efficacité

Dans le passé, nous comptions sur le papier pour soutenir nos opérations. Mais à mesure que l’entreprise se développait, il devenait de plus en plus difficile de maintenir des niveaux élevés d’efficacité opérationnelle à l’aide de processus manuels.

Par exemple, nous avions des audits réguliers qui nécessitaient que plusieurs employés à temps plein passaient au crible nos dossiers et trouvaient les documents requis – audits financiers, audits de qualité et de certification, et ceux organisés par les clients. Les exigences réglementaires évoluent et se renforcent constamment, et nous savions que la préparation des audits allait devenir de plus en plus complexe et plus longue à l’avenir.

Un autre grand défi était notre processus de comptes créditeurs (AP). Auparavant, notre équipe AP passait une grande partie de son temps à rechercher les équipes de direction pour l’approbation des factures papier. Une fois la facture approuvée, l’équipe AP passait plus de temps à ressaisir les données dans notre système ERP.

À mesure que nous investissions davantage dans les opérations et la croissance de l’entreprise, nous avons réalisé que nous avions besoin d’une nouvelle approche : les processus manuels nécessitaient une augmentation significative des effectifs.

À la recherche d’une nouvelle approche

Nous avons lancé une initiative globale de transformation numérique. Nos objectifs étaient ambitieux : mettre en œuvre à la fois un tout nouvel ERP, une suite de business intelligence et un système de gestion d’entrepôt. Le remplacement de nos processus papier était une propriété clé, nous avions donc également pour objectif de déployer une plateforme de gestion de contenu.

Dès que nous avons commencé à explorer les capacités de OpenText™ ECM étendunous avons réalisé que nous avions trouvé la solution idéale. Grâce à la sécurité et à la gouvernance des données intégrées, nous étions convaincus que la solution OpenText répondait à toutes nos exigences fondamentales. Surtout, la gestion de contenu OpenText offre de puissantes capacités de flux de travail, nous permettant de créer de nouveaux processus numériques autour de notre contenu.

Choisir un partenaire de confiance

Pour déployer la gestion de contenu OpenText, nous avons travaillé avec notre partenaire technologique de confiance, Esprit numérique. Travailler avec Digital Mind a été une excellente expérience du début à la fin. L’équipe nous a aidé à cartographier nos processus papier existants et à planifier la meilleure façon de les intégrer dans la solution OpenText. Digital Mind nous a toujours mis au défi de trouver de nouvelles façons de penser nos processus et notre technologie, et nous savions que nous pouvions compter sur leur soutien et leurs conseils chaque fois que nous en avions besoin.

Grâce à notre partenariat avec Digital Mind, nous disposons désormais d’une plateforme centrale et sécurisée pour traiter et stocker les documents numériques, notamment les factures, les contrats fournisseurs, la correspondance externe et bien d’autres. Ce contenu est facilement accessible et consultable, ce qui signifie que nos collaborateurs n’ont pas besoin de parcourir des documents papier pour trouver des informations.

Améliorer l’efficacité grâce aux flux de travail numériques

L’un des plus grands avantages de la plateforme de gestion de contenu OpenText est qu’elle nous permet de travailler beaucoup plus efficacement qu’avant : par exemple, nous économisons 3,5 équivalents temps plein rien qu’en AP. En conséquence, nous serons en mesure de développer notre activité sans augmenter significativement nos effectifs de back-office.

Notre transformation nous aide également à améliorer notre durabilité environnementale. Aujourd’hui, 73 % de nos contrats fournisseurs, 88 % de notre correspondance et 100 % de nos documents de gestion de la qualité sont numériques. Au total, nous avons réduit notre consommation de papier de 80 %, ce qui permet d’économiser l’équivalent de 65 kg de papier chaque année.

Grâce à notre travail avec Digital Mind et OpenText, nous sommes en mesure de faire plus avec les mêmes ressources. Nous n’avons en aucun cas terminé notre projet de transformation numérique ; nous prévoyons de continuer à travailler avec Digital Mind pour intégrer davantage de nos processus papier dans OpenText.

Pour en savoir plus sur la manière dont la gestion de contenu OpenText nous aide à faciliter la croissance de notre entreprise, lisez notre étude de cas.

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