Déployer des logiciels d'entreprise? Ne négligez pas la formation des utilisateurs

La nouvelle génération de logiciels orientés numériquement exige de nouvelles compétences de l’utilisateur. La plupart des entreprises sont moins préparées: selon une étude de 2017 de l’Université technique de Munich, 64% des organisations n’ont pas les compétences requises en interne pour la transformation numérique . Parmi ceux-ci, 84% n'ont pas mis en œuvre de programme pour les construire.

Ce à quoi les utilisateurs doivent faire face

Nouveaux processus de gestion. Les interfaces d'application, les workflows et les schémas de navigation sont plus intuitifs et rationalisés que par le passé. Les processus numériques sont beaucoup plus automatisés, ce qui augmente la productivité, mais uniquement si les utilisateurs sont correctement formés. Les employés auront besoin d’instructions et de temps pour s’adapter à ces nouveaux environnements d’application. Ils doivent également apprendre à penser de manière plus analytique que «transactionnelle» aux tâches de routine. Cela signifie qu'il faut prendre en compte le contexte plus général de l'impact de leur travail et de leurs données sur les personnes et les processus métier.

Conception basée sur les meilleures pratiques. Les applications numériques intègrent généralement des processus métier standardisés, dont il a été prouvé qu'ils produisaient les meilleurs résultats. Cela peut être difficile pour les employés qui s’habituent à des flux de travail hautement personnalisés dans leurs systèmes existants. Encore une fois, il leur faudra un encadrement et des encouragements pour s’adapter à de nouvelles méthodes de travail.

Des données plus précises, et bien d’autres encore . Les nouvelles plates-formes peuvent traiter des informations plus nombreuses et plus volumineuses: pensez Big Data . Les intrants seront non seulement plus diversifiés, mais ils le seront en grande partie mieux, grâce à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique . Les employés devront apprendre à utiliser ces données de manière stratégique et analytique.

Prenez la bonne voie (et méfiez-vous de la mauvaise voie)

Où et comment commence tout cet apprentissage de l'utilisateur? Pour une mise en œuvre de nouveau système donnée, il existe deux approches de base:

Prise de vue à partir de la hanche. Les propriétaires de projet allouent un minimum de formation ou attendent simplement juste avant la date de mise en service et résolvent les problèmes dès qu'ils se présentent.

Planification proactive. Autrement, les décideurs reconnaissent que la formation et l’adoption des utilisateurs sont des nécessités permanentes plutôt que des besoins ponctuels pour un déploiement unique. L'objectif est de créer un cadre d'apprentissage continu au sein de la culture de l'entreprise.

Fort de notre expérience acquise auprès de nombreux clients, l'approche de tir à la hanche laisse les utilisateurs mal formés et réticents à adopter la nouvelle solution, ce qui crée des obstacles de dernière minute que la direction a ensuite rencontrés brouiller pour vaincre. En revanche, la stratégie proactive garantit que les personnes sont bien préparées à prendre les devants. Les avantages ne sont pas immédiats, mais à long terme: un groupe d'employés très attachés aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus, car ils ont été formés pour réussir avec eux.

Qui est le premier?

Un régime d'entraînement précoce est particulièrement utile. critiques pour des catégories d'utilisateurs spécifiques:

Équipes techniques. Il s'agit du personnel informatique qui va configurer, gérer et prendre en charge le système avant et après le déploiement. Il est important de déterminer leurs besoins en connaissances et d’adapter leurs plans d’apprentissage en conséquence. Tout le personnel technique a besoin d’une solide connaissance des bases de la nouvelle plate-forme. Ces cours devraient être suivis d'instructions avancées pour les chefs d'équipe et les chefs de projet, en fonction de leurs rôles et de leurs spécialités.

Principaux utilisateurs professionnels. Une formation approfondie est également indispensable pour les responsables et les autres utilisateurs chargés de superviser des processus métier spécifiques, car il leur sera demandé de configurer les flux de travail du système et de montrer à ses collègues et à ses subordonnés le fonctionnement du nouveau système.

et une conception approfondie des programmes d’apprentissage sera rentable en termes de déploiement ponctuel du système et de taux élevés d’adoption par les utilisateurs. À cette fin, vous souhaiterez peut-être solliciter des services de conseil auprès du fournisseur d’applications ou de tiers spécialistes. Les domaines clés comprennent l’analyse des besoins en formation basée sur les objectifs globaux de la nouvelle mise en œuvre et de l’élaboration de plans d’apprentissage spécifiques à un rôle. les stratégies traditionnelles de formation en entreprise sont en cours de révision à la lumière des récentes conclusions sur la manière dont les gens apprennent réellement sur le lieu de travail. Les employés d’aujourd’hui bénéficient de toute une gamme d’options d’apprentissage au quotidien, et les organisations tournées vers l’avenir visent à offrir des possibilités similaires sur le lieu de travail.

Aucune modalité de formation ne convient toujours mieux à chaque individu et à chaque exigence; chacun présente des avantages particuliers et est adapté à des besoins et à des styles d'apprentissage spécifiques. La formation en salle de classe traditionnelle devrait être complétée par du matériel d'apprentissage en ligne auto-rythmé et accessible à tout moment, afin que les personnes puissent acquérir des compétences où, quand et au rythme qui leur convient. Parmi les autres options très efficaces, on peut citer les forums d’apprentissage social intra-entreprise et les tutoriels personnalisés de micro-apprentissage «au moment opportun» intégrés aux applications.

La stratégie d’apprentissage continu dont nous avons parlé plus tôt englobe toutes ces innovations. L'intégration de ce type de structure dans le tissu de votre entreprise contribue à la réussite du processus de transformation numérique et à la transformation en entreprise intelligente . Cela vous évite d'avoir à recourir à l'improvisation de onzième heure pour chaque nouveau déploiement, avec le risque de laisser les utilisateurs mal préparés.

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