Démolissez les silos de votre entreprise pour libérer l’efficacité organisationnelle – Voici comment procéder.

La prochaine fois que vous prendrez le train, observez le système complexe qui garantit votre voyage en toute sécurité. L’intégration transparente des voies, le contournement des obstacles et le chevauchement aux passages à niveau en diamant permettent un passage ininterrompu des trains. Parfois, il devient nécessaire de compartimenter ces voies, en séparant temporairement un train sur son propre ensemble de rails afin qu’il puisse fonctionner de manière indépendante sans interférer avec les autres trains dans la zone. Cependant, aucun train ne peut fonctionner efficacement de manière isolée, du moins pas pour longtemps. Cela nécessite un échange constant d’informations entre d’innombrables systèmes pour maintenir les horaires et l’affectation des voies de centaines de trains sur des milliers de kilomètres de voie. Le résultat : des départs et des arrivées sûrs et ponctuels, sans collisions ni confusion de la part des opérateurs ou des passagers.

Qu’il s’agisse de systèmes, d’individus, d’équipes, de départements ou de partenaires commerciaux, trouver le bon équilibre entre compartimentation et collaboration est crucial d’éviter en silo informations et « collisions » involontaires. Même si chaque application ou équipe a sa spécialité, un cloisonnement excessif entrave collaboration interdépartementalecréant un cadre fragile semblable à des voies ferrées disjointes.

Un peu comme un train isolé sur une voie isolée, chacun se concentrant sur ses propres tâches et expertise semble fonctionner au départ. Cependant, cette approche finit par révéler ses limites, car les projets et les décisions d’un département ont en fin de compte un impact sur un autre – et un besoin désespéré de cohésion et de collaboration. Après tout, un train isolé fait partie d’un écosystème commercial beaucoup plus vaste.

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La compartimentation décourage (et empêche souvent) la collaboration

De nombreuses entreprises ont fonctionné en grande partie selon le modèle de compartimentation en raison du manque de ressources nécessaires pour entretenir le dialogue. Cependant, les nouvelles capacités technologiques et la demande d’une expérience client numérique à chaque niveau du chaîne d’approvisionnement transforment la dynamique du travail. La collaboration est désormais un différenciateur clé, qui exige une communication libre et claire et un partage approprié des « pistes » (informations). Ceux-ci responsabilisent et permettent non seulement aux « trains » individuels d’atteindre leurs objectifs, mais également à l’entreprise dans son ensemble. À moins que nous briser les silosdes collisions sont inévitables car chacun travaille vers ses propres objectifs.

La collaboration doit être un élément clé de chaque application métier ou système informatique que nous créons ou sélectionnons, même lorsque son intégration dans l’ensemble est destinée à bénéficier à un service spécifique. L’ajout de nouveaux outils ne doit pas submerger une organisation en obligeant chaque employé à se former sur chaque programme, mais plutôt permettre à tous les départements d’atteindre de nouveaux niveaux d’optimisation et de visibilité. Les systèmes qui permettent le partage de projets et de données facilitent un dialogue ouvert et une collaboration entre les départements ainsi que la transparence des objectifs commerciaux.

Voici plusieurs étapes concrètes pour éliminer les silos au sein de votre propre organisation afin de libérer l’agilité et la force qui découlent de écosystèmes collaboratifs.

1. Déploiement de la plateforme portail polyvalente et multi-locataires

Permettre et encourager la collaboration entre les équipes et les services n’est pas seulement utile, c’est crucial. L’élimination du besoin de basculer entre des outils collaboratifs dédiés tels qu’Outlook, Teams ou Slack offre une expérience transparente au sein des applications professionnelles elles-mêmes. Un portail unifié et multi-tenant doit servir de plate-forme reliant les clients, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux. Un tel portail permet à toutes ces parties de télécharger, visualiser, approuver et traiter les commandes et les paiements. Il s’agit d’une relation plusieurs-à-plusieurs, semblable à une gare terminus animée, où des individus de n’importe où peuvent converger, partir et se rencontrer en un seul endroit central.

2. Des flux de travail automatisés pour encourager la visibilité et la cohésion

Des inefficacités opérationnelles surviennent lorsque les éléments organisationnels ne parviennent pas à se connecter, ce qui entrave la cohésion de l’équipe, provoque des erreurs coûteuses et souligne à nouveau la nécessité d’un alignement et d’un dialogue continus. Des objectifs contradictoires et les priorités parmi les membres de l’équipe peuvent conduire à des approches individualistes, entravant la cohésion de l’équipe et créant un sentiment de déconnexion. Les directeurs financiers, en particulier, sont confrontés au défi de prévenir de telles « conséquences en silo ». Heureusement, la technologie peut automatiser un grand nombre de flux de travail et réduire les erreurs généralement causées par la surveillance humaine. Plus loin, flux de travail automatisés offrent une plus grande visibilité dans les domaines de la finance, du marketing et des ventes, permettant ainsi aux directeurs financiers d’évaluer plus rapidement quelles tactiques (et les dépenses associées) produisent les résultats positifs les plus percutants — et lesquelles ne le font pas.

3. Des plateformes centralisées qui offrent des formations ciblées et des objectifs clairs

Lorsqu’ils sont combinés à des directives claires, les outils numériques deviennent des catalyseurs de opérations fluides, offrant un espace de réflexion et de collaboration de haut niveau au sein et entre les équipes. Pour résoudre le problème des objectifs contradictoires, comme mentionné précédemment, les directeurs financiers peuvent introduire une plateforme centralisée sur lesquels aligner les objectifs et proposer une formation complète (et, dans certains cas, interfonctionnelle). De telles plates-formes technologiques agissent comme un connecteur pour permettre et favoriser la collaboration, ce qui à son tour rationalise les opérations, comble les lacunes et favorise le succès à l’échelle de l’organisation.

4. La collaboration à l’intérieur engendre la collaboration avec ceux à l’extérieur

Collaboration interne est au cœur d’une organisation prospère. Pourtant, il est essentiel de reconnaître que le véritable potentiel de la collaboration s’étend bien au-delà de ces départements ou même des murs de l’entreprise. Pour atteindre une résilience à long terme, il est primordial de favoriser les relations de collaboration dans l’ensemble de votre écosystème d’entreprise : entre les membres individuels de l’équipe, entre les départements de l’organisation et avec vos fournisseurs et autres partenaires.

Donner la priorité aux personnes et aux partenariats en vaut la peine

Construire un écosystème collaboratif qui donne la priorité aux avantages mutuels revient à établir un système de voie ferrée robuste pour une résilience à long terme. En favorisant la collaboration au-delà des services internes, nous connectons différentes pistes, en exploitant les forces collectives et en nous adaptant à l’évolution des demandes du marché.

Briser les silos entre les personnes, les départements et les partenaires commerciaux en insistant sur la collaboration (par opposition au compartimentage) ne se contente pas de arriver, cependant. Cela nécessite du dévouement, de la persévérance et une technologie qui permet, facilite et encourage de manière transparente le partage, à la fois des communications personnelles, mais également des données et des informations pertinentes provenant d’autres systèmes. C’est l’absence des silos traditionnels qui permettra à tout le monde de rester collectivement sur les rails et d’avancer.