Définition des catégories d'achat – Blogs parfaits

Oracle Cloud propose le concept de catalogues de domaines fonctionnels qui peuvent être exploités dans de nombreux domaines tels que l'inventaire, la fabrication, les ventes, les achats et autres à diverses fins. Les catalogues peuvent également être partagés lorsqu'un seul catalogue est affecté à plusieurs domaines fonctionnels. Pour cette discussion, nous évaluerons uniquement les catégories d'achat et les utilisations possibles dans les processus d'achat.

Catégories d'achat

La gestion des catégories est une approche de l'organisation des activités d'achat au sein d'une opération commerciale. L'application du regroupement de produits aux biens et services achetés fournit un soutien stratégique à plusieurs activités de gestion de la chaîne d'approvisionnement et des dépenses. Les catégories peuvent également fournir un support transactionnel assurant une comptabilité correcte, un nivellement de la charge de travail, une planification stratégique et une supervision de la gestion.

Exemples d'applications:

• Dérivation des comptes de frais
• Analyse des dépenses
• Gestion des sources approuvées
• Gestion de la qualité des fournisseurs
• ] Règles d'approbation des documents de demande et d'achat
• Parcourir les catégories pour les achats en libre-service
• Règles d'affectation des acheteurs

Définition des catégories

Les catégories cloud offrent des choix de structure alphanumérique très flexibles qui peuvent accepter le codage tel que UNSPSC ou du texte simple tel que comme «ordinateur portable». Chaque enregistrement de catégorie permet un nom, un code, une description, une image et des pièces jointes qui peuvent être exploités de différentes manières. Au moment de décider des catégories nécessaires, un point de départ typique est le compte naturel de la structure du plan comptable. Les comptes naturels fournissent une base de regroupement des dépenses d’achat qui peuvent devenir des regroupements plus granulaires au sein des catégories d’achats.

Exemples de catégories

Le plan comptable contient le compte naturel « 600010 – Matériel et matériel informatique» . Ce groupe de référence est divisé en catégories d'achat Ordinateur de bureau Ordinateur portable Ordinateurs portables Souris Claviers , Disques durs externes et Moniteurs . Bien que toutes ces catégories d'achat puissent être imputées au compte 600010, l'analyse des dépenses permet d'isoler Ordinateurs portables en tant que groupe de dépenses spécifique. Cela peut à son tour prendre en charge des décisions d'approvisionnement plus stratégiques pour les contrats d'achat, assortis des dépenses prévues par la catégorie des ordinateurs portables.

Constructing Categories

Category les décisions de dénomination doivent être basées sur une combinaison de besoin (degré de précision) et de convivialité (reconnaissance de l'utilisateur). Les catégories d'achat basées sur les produits existent depuis longtemps dans le monde des achats et se manifestent à la fois par des codes numériques (UNSPSC 43211503) et des codes textuels (COMPUTERS.LAPTOP). Alors que le code numérique est très utile pour disséquer les dépenses, les codes texte sont plus conviviaux. La décision concernant ce qui est le mieux dépend de la reconnaissance des utilisateurs au sein de votre organisation. Certaines organisations sont très à l'aise avec les codes numériques et c'est parfaitement bien. Si ce n'est pas le cas, le codage de texte peut offrir plus de chances d'être utilisé correctement.

Trois méthodes de dénomination de catégorie

Ce qui suit affiche 3 méthodes de codage des mêmes catégories. Processus de sélection de la catégorie d'utilisateur basé sur le nom de la catégorie avec la possibilité d'ouvrir un formulaire de recherche distinct qui inclut la description de la catégorie comme critère de recherche.

Codage numérique

Avantages:
– Compatibilité élevée avec l'analyse des données. Permet de regrouper les données du code de gauche à droite pour des groupes variables de catégories. Exemple, 4321xxxx inclut tous les équipements et accessoires informatiques et 432115xx inclut uniquement les ordinateurs

Inconvénients:
– Non convivial

Text Coding

Avantages: [19659051] – Compatibilité moyenne avec l'analyse des données. Permet le regroupement de données au niveau macro Ordinateurs.
– Convivial

Inconvénients:
– Ne peut pas être aussi facilement regroupé dans les groupes supérieurs ci-dessus Ordinateurs
– L'utilisateur doit savoir nom de regroupement principal tel que Ordinateurs

Codage de nom littéral

Avantages:
– Convivial, utilise des noms communs

Inconvénients:
– Ne peut pas être facilement regroupé pour analyse

Résumé

Il existe de nombreuses façons de découper les achats pour votre organisation. Le choix que vous ferez déterminera les leviers disponibles pour vos décisions stratégiques et tactiques.

À propos de l'auteur <! -: jlay, Solution Architect ->

John sert d'architecte de solution pour the Perficient Oracle ERP Practice avec plus de 25 ans d'expérience dans les systèmes d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement.

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