Définir les priorités pour le nettoyage des ressorts de bureau –

Le printemps est à l'horizon. Nous commençons à voir la neige se dissiper, les fleurs s'épanouir et les arbres retrouver leurs feuilles (au moins certains d'entre vous devraient voir ça). L'une des coutumes que nous avons adoptées est le nettoyage de printemps. L'idée de purger beaucoup d'excès dans votre vie fournit une ardoise propre à partir de laquelle mener votre vie. Quel meilleur moment pour prioriser l'organisation de votre bureau que pendant le nettoyage de printemps? Le nettoyage de bureau au printemps est la pratique qui vous permet de réussir dans votre bureau.

Mettre en place un système de classement

Tout d'abord, votre bureau doit être bien entretenu et propre. La mise en place de votre système de classement est vitale. Si vous êtes le type de personne qui jette tout sur votre bureau dans une pile ou dans une poubelle et ne se souvient jamais il est là, c'est pour vous. Configurez les catégories qui vous intéressent. Mon système de classement personnel est mis en place dans les choses qui sont classées par catégorie. D'abord, les factures à payer. Ensuite, les factures qui sont payées. Troisièmement, juste pour les dossiers, et enfin, les choses qui sont archivées, mais toujours important de conserver (comme les dossiers fiscaux et autres).

La mise en place de votre système de classement est plus à faire appel à ce que vous regardez. Vous pouvez avoir différentes catégories qui sont importantes pour vous. La correspondance entrante, par exemple, pourrait être quelque chose qui est sur le papier pour vous. Configurer des fichiers pour organiser votre correspondance entrante peut être vital pour vous. Configurez un fichier de correspondance pour les clients et les fournisseurs afin de vous assurer de ne rien manquer. Si vous travaillez sur des contrats papier, configurez un fichier avec des dates d'exécution pour les contrats. Cela vous aidera à rester honnête avec les délais. pour les projets à venir.

Ou, organiser les choses par date de rendez-vous. Les médecins et les avocats sont excellents dans ce domaine. Ils ont leurs cahiers de rendez-vous et leurs dossiers pour le lendemain à la fin de la journée précédente. Si vous êtes un professionnel occupé avec une tonne de rendez-vous, prenez le temps de placer vos fichiers pour le lendemain dans un classeur plus petit ou, si vos fichiers sont électroniques, placez-les sur votre bureau pour les préparer. quand votre client entre.

Prenez un peu de nettoyage de printemps dans votre boîte mail

Je suis tellement coupable de cela. Si quelque chose me semble utile à tout moment dans le futur, je le garderai pour toujours. Je suis un rat de courrier électronique. Si vous êtes coupable de cela comme moi, prenez le temps de parcourir ces courriels. Trouvez ceux que vous avez ignorés et faites-les aller directement à la poubelle. Et vide les poubelles. Cela vous donnera une vision claire de votre liste de choses à faire. Si vous avez besoin de courriels pour vos dossiers, créez un dossier dans votre courriel pour les archives et envoyez-les à ces archives. Ne gardez que les courriels actuellement pertinents. Croyez-moi, vous vous sentirez tellement mieux pour cela. Si vous êtes comme moi, je vais devenir fou en voyant quelque chose dans mon courriel pendant plus de quelques jours. Donc, je nettoierai ma boîte de réception, inutile de le dire.

Ne négligez pas vos canaux de médias sociaux

Si vous avez une tonne de posts Evergreen saisissez cette opportunité pour donner la priorité ceux qui font le meilleur. Utilisez Google Analytics sur vos canaux de médias sociaux pour découvrir ce qui attire le plus. Une fois que vous avez trouvé vos meilleurs messages, définissez un calendrier autour de ces messages et remplissez ceux qui ont besoin d'un peu plus d'attention. dlvr.it a une grande suite d'outils qui vous aideront à définir votre publication Evergreen aux bonnes spécifications avec les catégories correctes. Définissez simplement une catégorie avec les publications prioritaires, puis définissez une autre catégorie avec les publications moins importantes. Ensuite, définissez votre horaire pour alterner les messages que vous souhaitez. En utilisant votre EverQueue, vous évitez de poster trop souvent.

Prenez le temps d'évaluer vos fournisseurs

Le nettoyage printanier est le moment idéal pour réévaluer les outils que vous utilisez. J'ai tendance à m'habituer à un ensemble d'outils ou deux, et je ne m'éloigne jamais de ces outils. Cependant, si vous utilisez beaucoup d'outils pour un travail qui pourrait être fait par un seul outil, cela vous ferait économiser du temps, de l'effort et de l'argent pour utiliser moins d'outils . Typiquement, un seul outil sera une bien meilleure solution que beaucoup. Par exemple, si vous pouvez éditer le son et la vidéo avec un seul outil, vous voudrez le faire. Dans mon cas, je préfère SnagIt pour capturer la vidéo, l'audio et les captures d'écran. Cet outil aide à garder les choses consolidées et très simple. Utiliser des outils spécifiques pour des tâches spécifiques peut être génial, mais si vous pouvez combiner ces tâches, c'est mieux.

Supprimer les abonnements inutiles

Huffington Post a une excellente suggestion. Ils suggèrent de passer par votre email pour les abonnements qui n'ont pas pris leur poids. Vérifiez les abonnements que vous avez dans votre e-mail et voyez si vous avez pris la peine d'ouvrir les e-mails de ces personnes à tout moment au cours du dernier mois. Si vous ne l'avez pas, jetez-les! Vous pouvez vous inscrire plus tard si vous en avez besoin. Pour la plupart, cependant, se débarrasser du poids mort ne va que vous profiter.

Mettez à jour vos modèles

Particulièrement si vous utilisez un format standard pour à peu près tout, la mise à jour de ces modèles est essentielle au maintien de votre activité . Avez-vous mis à jour une politique au cours de la dernière année? Mettez-le dans votre contrat. Voulez-vous maintenant faire des affaires par courrier électronique pour la plupart? Écrire des modèles électroniques pour les problèmes courants. Tous ces modèles vous seront utiles, que vous les utilisiez sur papier ou par voie électronique.

Passez au numérique autant que possible

Conservez-vous des reçus à des fins fiscales? Faites-les entrer dans votre ordinateur. Avez-vous une pile géante de factures prenant de la place sur votre bureau? Mettez-les dans une feuille de calcul et déchiqueter les copies papier. Continuez à faire cela au fur et à mesure que vos factures arriveront. Non seulement le papier diminuera-t-il, mais vous serez beaucoup plus organisé que si vous deviez vous souvenir d'un bout de papier bête. En outre, obtenir des factures électroniques aussi souvent que vous le pouvez. Les factures électroniques peuvent entrer dans votre boîte courriel et attirer votre attention beaucoup plus rapidement qu'une facture qui pourrait être perdue par la poste.

Tout mettre ensemble

Le nettoyage de printemps vise à vous simplifier la vie une ardoise propre. En vous organisant sur papier et dans votre ordinateur, vous serez généralement plus heureux parce que vous n'oublierez pas les choses. J'ai du mal à me souvenir de tous les éléments que je dois faire, et rassembler une liste de tâches en nettoyant la boîte de réception que vous n'avez pas touchée dans une année ne fera que vous donner plus de temps dans votre vie. [19659020]

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