Créer un document Brag avec Zapier et Google Sheets

Dans cet article, nous allons mettre en place une méthode où vous pouvez recevoir un e-mail quotidien avec des questions auxquelles vous devez répondre. Ces questions peuvent vous être propres ou être élaborées en vous inspirant d’un document de vantardise et d’un examen quotidien. Ceux-ci vous aideront à vous souvenir des choses que vous avez faites tout au long de la journée et à analyser ce que vous avez ressenti et ce qui s’est passé pour vous faire ressentir cela.

Qu’est-ce qu’un document de vantardise ?

Notre cerveau n’est pas le meilleur outil pour se souvenir des choses à moins que vous ne soyez doté d’une mémoire photographique. Vous pouvez vous retrouver à ne pas vous souvenir des choses que vous avez faites au cours de la dernière semaine ou du dernier mois.

Un document de vantardise est l’atout dans votre manche lorsqu’il s’agit de vous asseoir devant votre responsable pour un examen. La plupart d’entre nous travaillent environ 2000 heures par an. Dans quelle mesure pensez-vous que votre responsable est au courant de ce que vous faites ?

Il peut y avoir des choses sur lesquelles vous travaillez qui entraînent de grands changements dans l’entreprise, mais elles ne sont jamais évoquées avec votre manager. Ce sont ces petites choses qui sont ignorées et qui ne sont pas prises en compte lorsqu’il s’agit de passer en revue.

C’est là qu’un document de vantardise entre en jeu. Pour vous éviter d’avoir à utiliser votre moins bonne mémoire, pourquoi ne pas recevoir un e-mail tous les jours qui vous demande ce que vous avez terminé. Ces informations sont ensuite stockées dans une feuille Google afin que vous disposiez d’enregistrements complets, des plus petites aux plus grandes choses que vous avez réussi à réaliser au travail.

Ensuite, en ce qui concerne votre bilan annuel, vous pouvez facilement montrer toutes les choses que vous avez accomplies, ce qui peut vous donner l’effet de levier dont vous avez besoin pour obtenir cette augmentation de salaire bien méritée. 😃

Qu’est-ce que l’auto-évaluation ?

Vous cherchez à améliorer votre voiture. Vous avez un moteur depuis de nombreuses années, mais il est à bout de souffle, crachant de la fumée noire et faisant des bruits sourds lorsque vous conduisez.

Vous avez passé du temps à faire des recherches pour vous assurer que vous achetez la bonne voiture. Après un long débat, vous optez pour une BMW. Et comme si de nulle part, vous voyez la même marque et le même modèle partout, même si il y a des semaines rien d’entre eux étaient sur la route.

C’est ce qu’on appelle le Phénomène de Baader-Meinhof. C’est quand quelque chose a été porté à votre conscience et qu’il semble être partout. C’est l’effet dont nous allons essayer de tirer parti avec votre auto-examen.

Si vous vous demandez « Quelle mauvaise habitude ai-je prise aujourd’hui ? », cela vous fera penser à tout ce que vous considérez comme une mauvaise habitude, comme manger tout un paquet de biscuits ou faire défiler les médias sociaux.

Si nous faisons cela pendant plus d’une semaine, le phénomène Baader-Meinhof commence à se produire. Vous devenez maintenant plus conscient de ces comportements. Plutôt que ce comportement se produise sans réfléchir, vous serez en mesure de repérer quand cela se produit parce que vous avez écrit à ce sujet tous les jours. Et puis vous pouvez faire un effort pour arrêter ce comportement.

L’auto-évaluation peut également vous aider à analyser le déroulement de votre journée. Encore une fois, nous avons des questions qui nous poussent, telles que « Qu’est-ce que j’ai aimé faire? » ou « Qu’est-ce qui m’a aspiré l’énergie? »

Ce sont des questions qui peuvent vous aider à repérer les modèles et ensuite prendre des mesures. Si vous trouvez que vous aimez écrire, alors vous pouvez planifier d’en faire plus. Si vous trouvez que parler à une certaine personne au travail épuise toute votre énergie, vous pouvez essayer de lui parler le moins possible ou choisir des moments de la journée où vous avez assez d’énergie pour y faire face.

Avec très peu d’effort chaque jour, vous pouvez commencer à collecter des informations importantes, du travail impressionnant que vous avez fait aux habitudes qui vous sont invisibles, puis faire des plans chaque semaine pour améliorer votre vie.

Comment configurer vos e-mails quotidiens

Il y a trois choses dont nous avons besoin pour pouvoir configurer des e-mails quotidiens :

• un compte Zapier
• un compte Google Drive
• une série de questions

Le compte Zapier se chargera de l’automatisation : l’envoi des questions et l’analyse des données de l’e-mail.

Le compte Google Drive sert à configurer Google Sheets où les données des e-mails seront stockées pour examiner nos réponses.

L’ensemble de questions sera l’information que nous voulons recueillir.

Avant de commencer, nous devons créer un compte sur Zapier et assurez-vous que nous avons un Google Drive Compte.

Une fois que nous avons fait cela, nous pouvons commencer.

Envoi d’e-mails quotidiens

Pour commencer, nous devons nous envoyer un e-mail afin que nous ayons une invite pour répondre aux questions.

Pour ce faire, nous devons mettre en place un zap dans Zapier.

Depuis la page d’accueil de Zapier, cliquez sur le menu de navigation et sélectionnez Zaps.

Cliquer sur Faire un nouveau zap.

Le Zap que nous mettons en place consiste à envoyer des e-mails quotidiens. Nous allons configurer un autre Zap pour analyser les données dans Google Sheets.

En haut de l’écran, on peut nommer notre zap. Nommons-le Envoi d’e-mails quotidiens.

Tout d’abord, nous sélectionnons un déclencheur. Rechercher Horaire par Zapier.

Il faut ensuite sélectionner la fréquence du déclenchement. Nous pourrions faire cela quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. A cette occasion, nous sélectionnons quotidiennement.

Ensuite, nous pouvons choisir si nous voulons que l’e-mail soit envoyé le week-end et à quelle heure de la journée nous voulons recevoir l’e-mail.

Si nous configurons cela avec notre e-mail professionnel, il peut être utile de le désactiver le week-end si nous ne travaillons pas à ce moment-là. Il est préférable que nous fixions l’heure à la fin de la journée, afin que tous les événements de la journée soient terminés et que nous ayons suffisamment de temps pour répondre aux questions. Le régler une heure avant notre départ est une bonne option.
Il nous demandera de tester le déclencheur. Une fois fait, continuez.

L’action que nous voulons qu’il se produise avec le déclencheur ci-dessus est d’envoyer l’e-mail avec nos questions. Nous pouvons le faire en sélectionnant Courriel de Zapier.

Une fois sélectionné, nous voulons choisir le type d’action comme e-mail sortant.

Ensuite, nous entrons l’adresse e-mail à laquelle nous voulons recevoir les questions, la ligne d’objet et le corps de l’e-mail (qui seront nos questions). Nous devrons également saisir une adresse e-mail dans le champ « Répondre à », mais nous le ferons plus tard.

Assurez-vous de laisser un espace entre chaque question afin que vos réponses puissent être analysées. Vous voulez trois sauts de ligne d’espace. À ce stade, nous voulons une copie du corps de l’e-mail, alors collez-le dans un document Word ou une note textuelle, car nous l’utiliserons plus tard. Nous pouvons laisser le reste des champs vides.

La dernière étape consiste à envoyer un e-mail de test juste pour s’assurer que nous recevons l’e-mail.

Nous avons maintenant mis en place un e-mail quotidien. La prochaine étape consistera à analyser les données de l’e-mail dans une feuille Google.

Tout d’abord, nous nous connectons à notre compte Google Drive. Ensuite, nous créons une feuille Google. On peut le nommer comme on veut. Dans ce cas, nous l’avons nommé Récapitulatif quotidien.

Une fois que nous avons notre feuille Google, nous devons ajouter des noms de colonnes. Dans la première colonne, nous allons suivre la date. Les colonnes à côté de cela devraient avoir notre question, car cela nous permettra de voir facilement quelle réponse correspond à quelles questions.

La feuille Google étant prête, nous devons maintenant analyser les données de nos réponses et les saisir dans les bonnes cellules.

Retournez à Zapier et créez un nouveau zap.

Si vous y êtes invité, sélectionnez « Créer un zap personnalisé ». Ce zap nous nommerons Analyser les données. Le déclencheur que nous voulons est Analyseur d’e-mails par Zapier.

Un événement déclencheur est nécessaire pour cette action, nous souhaitons donc sélectionner « Nouveau courrier électronique ». Cela se déclenchera chaque fois que nous enverrons une réponse à l’e-mail quotidien.

Ensuite, nous devons nous connecter à l’analyseur d’e-mails. Tout ce dont nous avons besoin, ce sont les détails de notre compte Zapier pour nous connecter. Si nous ne l’avons pas déjà fait, il nous demandera de connecter Email Parser à notre compte Zapier en cliquant sur autoriser. Une fois cela fait, cliquez sur Continuez.

Pour pouvoir configurer le déclencheur, nous devons créer une boîte aux lettres.

Cliquez sur Créer une boîte aux lettres.

Lorsque nous avons créé notre boîte de réception, nous devons créer notre modèle pour analyser les réponses de nos documents de brag. Nous récupérons le corps des e-mails quotidiens que nous avons copiés précédemment dans une note Word ou textuelle et le collons dans le modèle initial.

Ensuite, nous devons sélectionner les zones où nous voulons analyser les données. Cela peut être fait en créant des balises. Cela se fait de la manière suivante: {{TAG_NAME}}.

Le TAG_NAME doit être remplacé par un nom unique, afin que les questions soient analysées dans la bonne cellule des feuilles Google. Nous devrions avoir autant de balises que nous avons de questions.

Nous devrions terminer avec quelque chose comme ce qui est illustré ci-dessous.

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer l’adresse et le modèle.

Maintenant que nous avons configuré notre boîte aux lettres, nous devons mettre à jour le Reply-To terrain sur notre E-mail quotidien zapper.

Dans Email Parser by Zapier, cliquez sur les boîtes aux lettres. La boîte aux lettres que nous avons créée sera répertoriée avec une adresse e-mail. Bien reçu.

On va à nos Zaps, on trouve le E-mail quotidien Zap, et cliquez dessus pour le modifier. Dans la section « Configurer l’action », copiez l’adresse e-mail de l’analyseur d’e-mails dans le Reply To champ et assurez-vous que notre zap est activé.

Retournez à la analyser les données Zap. Nous pourrons sélectionner la boîte aux lettres que nous avons créée lors de la configuration de notre déclencheur. Pour tester notre déclencheur, nous envoyons une réponse à l’un de nos e-mails de test. Si nous n’en avons pas, nous pouvons aller dans notre Daily Email Zap et en envoyer un test.

Une fois que nous avons répondu, tester l’action devrait nous donner une réponse afin que nous puissions continuer.

Ensuite, nous devons définir l’action consistant à insérer la réponse à nos questions dans les feuilles Google.

Recherchez Google Sheets et sélectionnez les événements d’action à Créer des lignes de feuille de calcul.

Ensuite, nous devons nous connecter à notre compte Google pour que Zapier ait accès à la feuille que nous avons créée. Suivez les instructions pour le faire et cliquez sur Continuez.

Ensuite, nous devons configurer l’action. Nous devons sélectionner le bon Google Drive, la bonne feuille de calcul et la feuille dans laquelle nous voulons saisir les informations.

Après cela, nous devons analyser les données correctes dans les bonnes lignes. Pour la date, nous pouvons sélectionner la date dans le menu déroulant. Pour les questions, nous devons sélectionner les bonnes balises que nous avons créées précédemment dans l’analyseur d’e-mails.

Une fois cela fait, nous pouvons tester pour voir si les données sont analysées dans les bonnes cellules.

Parfois, l’analyseur d’e-mails ne fonctionne pas correctement la première fois et a besoin d’un peu d’aide pour s’assurer que les données corrigées sont analysées.

Nous devrions le tester en répondant à un e-mail et en voyant quelles données sont saisies.

Si nous constatons qu’il n’est pas précis dans l’analyseur d’e-mails, nous devons ajouter des modèles supplémentaires.

Accédez à Email Parser et affichez les e-mails. Sélectionnez un e-mail dont les données n’ont pas été correctement analysées. Sous l’e-mail, cliquez sur le Modifier supplémentaire modèle.

Mettez en surbrillance la réponse et sélectionnez les balises correctes pour eux et cliquez sur Enregistrer un modèle supplémentaire et testez à nouveau. Si nous constatons que cela ne fonctionne toujours pas, essayez d’ajouter un autre modèle supplémentaire.

Une fois que tout cela est fait, regardez comment nous recevons des e-mails quotidiens et voyez nos feuilles Google se remplir.

Types de questions sur les documents de vantardise

Le monde est notre huître quand il s’agit du type de questions que nous pouvons nous poser. Et nous n’avons aucune limite au montant que nous pouvons demander. Il serait préférable de s’assurer que nous ne posons pas trop de questions ou cela deviendra vite une corvée de remplir nos réponses et nous pourrions éviter de le faire.

S’en tenir à quatre ou cinq est la quantité idéale à avoir. Voici quelques exemples de questions à poser :

• Qu’avez-vous réalisé ?
• Qu’est-ce qui vous a empêché d’atteindre vos objectifs ?
• Qu’avez-vous aimé faire ?
• Qu’est-ce qui a drainé votre énergie?

Si nous décidons de modifier les questions à tout moment, nous devrons faire les ajustements suivants :

• modifier les en-têtes dans les fiches Google
• modifier l’e-mail sortant dans le zap Daily Email
• modifier le modèle initial dans l’analyseur d’e-mails
• ajouter des balises supplémentaires dans l’analyseur d’e-mails

Il est plus que probable que nous devrons ajouter des modèles supplémentaires pour que l’analyseur d’e-mails puisse mapper correctement nos réponses.

Conclusion

Voilà. Avec un peu d’aide de Zapier, vous pouvez vous configurer avec des e-mails quotidiens et enregistrer toutes les réponses aux questions les plus importantes pour passer en revue votre journée et enregistrer les tâches que vous effectuez, prêtes pour toutes les révisions futures.

Pour tirer parti de vos réponses, assurez-vous de les revoir chaque semaine et voyez si vous pouvez repérer des tendances, positives ou négatives, sur lesquelles vous pouvez agir. Et n’oubliez pas de garder votre document de vantardise à portée de main lorsque le patron vous appelle pour un examen ou que vous partez demander une augmentation de salaire !