Création de packages de rapports dynamiques par entité avec OneStream

L'équipe My Perficient a récemment achevé un projet avec un client qui rencontrait un problème typique que la plupart des clients rencontrent lorsqu'ils passent d'une plateforme de génération de rapports Excel manuelle gérée par l'utilisateur à une plate-forme de génération de rapports davantage basée sur le système. Oui, bien sûr, nous pouvons générer tous les rapports à partir de OneStream et les télécharger dans Excel, mais la création d’un rapport qui prendrait un membre de l’entité parent sélectionné et extrayait les rapports des entités descendantes des parents, comme onglets individuels dans Excel. défi. Lorsque tout espoir semblait perdu, une fois de plus, la beauté de la plate-forme OneStream a été rendue possible grâce à la puissance de Cube Views et de Books.

L'exigence

ensemble de "paquets de rapports", qui sont une série de classeurs Excel contenant plusieurs feuilles de calcul de diverses données financières. Les onglets ont été organisés dans un ordre décroissant selon une hiérarchie de rapports basée sur la structure de leur entité / département pour la planification des dépenses. Le premier onglet était un niveau prédéfini et consistait en des données récapitulatives des enfants ci-dessous. Ces feuilles de travail ont été alimentées par une série de liens vers un document source Excel, qui était un tableau croisé dynamique, et actualisé périodiquement lors de la modification des données. Ce processus était très manuel et était généralement géré par le personnel central, sans possibilité de rafraîchissement "dynamique" par les entités déclarantes lorsque cela était nécessaire.

Pour le projet OneStream, les exigences principales étaient les suivantes:

1. des rapports récapitulatifs / détaillés basés sur l'entité sélectionnée.
2. Autoriser les utilisateurs à générer les rapports sans avoir besoin d'un administrateur central pour exécuter le processus.
3. Empêcher la nécessité de mettre à jour manuellement les packages de rapports en raison de
4. La solution

   L'idée initiale était de créer les mêmes packages de rapports que ceux définis dans l'implémentation d'origine du client en créant Les vues rapides des compléments Excel sont connectées à OneStream XF et éliminent les liens vers les documents sources originaux pointant vers l'entrepôt de données de l'équipe des finances. Cela fonctionnerait, mais nous ne pouvions toujours pas rendre cela très dynamique et si un rollup entité / département changeait, les administrateurs auraient toujours à mettre à jour manuellement les packages de rapport / Quick Views. Cela répondrait à la plupart des exigences, mais pas à toutes.

   Après de sérieuses recherches et expérimentations (sans parler d'une nouvelle plate-forme), nous avons découvert que nous pouvions exploiter le même ensemble de vues Cube, mais à travers le l'utilisation de Books dans OneStream, nous avons pu générer dynamiquement un classeur Excel exporté avec les informations Summary / Detail requises sans créer de packages de rapports individuels par entité de reporting. La solution comportait les étapes suivantes:

   1. Création d'une série de vues de cube pour les rapports récapitulatif et détaillé
   2. Création d'un livre pour prendre ces vues de cube, exportées en tant qu'export Excel sous forme de résumé, puis détails Modifier les entités variables dans les livres pour générer de manière dynamique le récapitulatif et les détails en fonction de l'entité sélectionnée

   La fonction clé qui a rendu ce package de génération généré dynamiquement était la fonction Boucle et modification de la variable dans les livres. Le Cube Views s'appuierait sur un paramètre pour l'entité et, au fur et à mesure du processus Book, l'entité changerait en fonction du niveau traité dans la hiérarchie des entités dans OneStream.

   Le package de rapports dans OneStream le package de rapports – Lorsque le livre est exécuté, les utilisateurs sélectionnent l'entité parent pour la page récapitulative.

   

   Une fois la page récapitulative générée, le livre commence la première boucle de tous les enfants. de l'entité sélectionnée dans la première étape. La définition de boucle sera définie pour le paramètre d'entité et les enfants de ce membre sélectionnés. Les variables de boucle sont ensuite utilisées pour aider à traiter tous les éléments Excel à créer dans le processus de génération.

   

   La fonctionnalité de modification des paramètres prend la variable de boucle définie à l'étape ci-dessus et la définit comme paramètre pour les éléments d'exportation Excel à générer à l'étape suivante de la boucle

   

   Ces variables de boucle facilitent non seulement la génération des rapports requis par entité, mais peuvent également être utilisées pour définir nom d'onglet généré dans la feuille de calcul Excel, ce qui accroît encore la facilité d'utilisation du package de rapports pour les utilisateurs finaux.

   

   Ces fonctionnalités constituaient un outil puissant permettant à notre client non seulement de se débarrasser d’un processus manuel et très laborieux (mais aussi de très gros classeurs Excel) et de passer à une méthode plus systématique, fiable et dynamique pour ses processus de reporting et de gestion. Cela n’a été possible que grâce à la puissance de la plate-forme OneStream XF, qui prouve une fois de plus sa polyvalence et sa position sur le marché du CPM.