Comment vous remplacer dans votre entreprise sans perdre le contrôle

Décembre
12, 2019

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Si vous êtes en affaires depuis assez longtemps, vous avez probablement entendu la blague selon laquelle les entrepreneurs sont les seuls à travailler 40 heures par semaine pour quelqu'un d'autre afin qu'ils puissent travailler 80 heures par semaine pour eux-mêmes. Cela fait toujours rire, mais la vérité est que si vous ne pouvez pas vous remplacer efficacement à mesure que vous grandissez, non seulement vous serez coincé pendant des heures, mais vous limiterez également le potentiel de votre entreprise.

Finalement, chaque entrepreneur se trouve face à un dilemme; vous ne pouvez pas tout faire par vous-même, mais vous craignez également que si vous transférez des tâches, elles ne se feront pas de la bonne façon. Peut-être que vous avez même embauché des gens pour soulager une partie de la pression, mais que vous avez eu du mal à trouver un moyen efficace de vous passer du travail. La bonne nouvelle est qu'en créant des systèmes vous pouvez vous remplacer et libérer votre temps pour ce qui vous passionne vraiment.

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Qu'est-ce qu'un système?

La plupart des gens pensent à tort qu'un système est une technologie sophistiquée ou quelque chose de rigide dont seules les grandes entreprises ont besoin . Mais des systèmes bien construits peuvent aider toute entreprise en rendant le flux de travail plus fluide et en donnant plus de liberté aux propriétaires. Dans sa forme la plus simple, un système est une combinaison de trois éléments clés. Une fois que vous comprenez comment ces trois parties sont liées, vous pouvez créer un système simple pour presque tout.

Systems = People + Process + Tools

People – Qui est responsable de faire la chose?

Processus – Quelles sont les étapes ou les directives à suivre pour le faire?

Outils – De quoi ont-ils besoin pour accomplir la tâche?

Si vous manquez l'une de ces pièces ou si elles ne sont pas clairement définies, vous allez finir par contrôler les dégâts. Voyons un exemple simple: gérer votre calendrier.

Personnes – Votre assistant.

Processus – Indiquez quand vous voulez certains types de réunions, quand vous voulez que votre temps soit bloqué pour des activités de grande valeur, etc.

Outils – Votre logiciel de calendrier ou de planification.

Maintenant, pour un exemple un peu plus compliqué: la gestion du service client.

People – Assistant virtuel ou représentant du service client.

Processus – Documentation claire sur les réponses à utiliser quand. Attentes sur le temps de réponse et comment les choses s'intensifient et à qui.

Outils – Boîte de réception, gestion des tâches ou logiciel d'assistance.

La clé pour vous remplacer par des systèmes est de réaliser que ces trois pièces doivent être en place. De nombreux propriétaires d'entreprise et entrepreneurs investissent leurs efforts dans les personnes et les outils, mais ne parviennent pas à renforcer leurs processus. Sans cette troisième pièce du puzzle, leur système ne peut pas fonctionner de la meilleure façon.

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Création de processus de qualité [19659009] Sans un processus clair, remettre des tâches à quelqu'un d'autre sera toujours difficile, peu importe la qualité de vos employés ou de vos outils. Heureusement, il existe une stratégie simple pour vous assurer que vos processus sont clairs et précis: enregistrez votre écran pendant que vous effectuez des tâches. (Il est également utile d'avoir un cahier à portée de main pour noter toute partie de la tâche qui ne s'affiche pas sur votre écran.) Transmettez l'enregistrement à un assistant et demandez-lui de documenter les étapes individuelles. Partagez l'enregistrement et les étapes avec la personne responsable de la tâche. Cela vous permet de transmettre exactement ce qui doit être fait sans perdre de temps de votre journée. De plus, les enregistrements peuvent être sauvegardés et partagés avec n'importe qui, au cas où vous finiriez par amener plus de personnes à bord à mesure que l'entreprise se développerait.

Faire des efforts pour créer des processus clairs fait passer vos systèmes au niveau supérieur, ce qui vous fait gagner du temps et vous assure que les choses ne s'effondrent pas lorsque vous n'êtes pas là.