Comment utiliser au mieux un service de répondeur pour convertir les appels manqués qui vous manquaient

décembre
7 2018

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Le monde des petites entreprises et de l'entrepreneuriat ne cesse de se mouvoir: définissez-vous et travaillez-vous des heures de travail, ou gérez-vous personnellement tout et n'importe quoi pour votre entreprise, quel que soit le moment où cela se produit? [19659005] Certains entrepreneurs sont plus qu'heureux de travailler 100 heures par semaine tandis que d'autres citent leur besoin d'équilibre travail-vie personnelle comme étant absolument essentiel au succès de leur entreprise.

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Ma position personnelle est que, quel que soit le nombre d'heures que je travaille – ou quelqu'un d'autre – c'est souvent un bon idée d’imposer des limites aux contacts extérieurs. Diriger une petite entreprise qui offre une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, c'est simplement demander de la douleur. Pratiquement aucune tâche ne peut être accomplie dans un délai raisonnable lorsque vous devez tout laisser tomber pour pouvoir répondre au téléphone.

Alors, que faire? La réponse typique est la messagerie vocale, mais une messagerie vocale est impersonnelle. Lorsque quelqu'un souhaite appeler votre entreprise, il a une raison concrète en tête, qu'il s'agisse de la nécessité de faire appel à une assistance technique ou à la clientèle ou de parler à votre personnel des ventes.

Et cela est important car les débouchés après les heures de vente peuvent être extrêmement lucratifs; Cependant, le problème est que vous ne savez jamais combien de pistes vous manquez quand un appel est dirigé vers la messagerie vocale et que l'appelant ne laisse aucun message.

La meilleure solution, à mon avis, serait de faire appel à un service de réponse téléphonique. Un service de réponse téléphonique peut prendre plusieurs formes, qu’il s’agisse d’un centre d’appel ou d’un pigiste utilisant un service de centre d’appel virtuel. Ces options fonctionnent toutes essentiellement de la même manière: quelqu'un appelle votre ligne professionnelle et, lorsque l'appel répond à des critères spécifiques, le service de réponse téléphonique est activé.

Comment un service de réponse téléphonique profite à une entreprise

Le premier et le plus évident avantage à utiliser un service de réponse téléphonique consiste à capturer des pistes et à émettre des informations en dehors des heures normales de bureau. Vos clients actuels et potentiels ne sont pas toujours en mesure d'appeler pendant la journée de travail (bon nombre d'entre eux occupent également des emplois de 9 à 5 personnes). Il est donc extrêmement avantageux de pouvoir communiquer avec eux en dehors des heures de bureau.

Les services de réponse téléphonique vous permettent également de répartir votre temps plus efficacement. Lorsque vous êtes en mesure de décharger des appels professionnels, vous pouvez utiliser ce temps pour travailler sur des contrats importants, la construction d'actifs ou le développement d'applications, ou simplement pour vous détendre en famille. Vous ne voulez pas faire face à l’épuisement professionnel après tout.

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Une boîte vocale ou un gestionnaire d'appels de robots est tout simplement si impersonnel chasser les clients . Cela peut être trop générique; il peut être trop complexe pour naviguer; ou il est peut-être trop mal conçu pour vos cas d'utilisation habituels. En outre, l’humanité et la personnalité de la marque impliquée sont un élément essentiel du succès des petites entreprises. Par conséquent, le recours à des robots et à des boîtes aux lettres impersonnels signifie que vous perdez cet élément crucial de la touche personnelle.

Utiliser efficacement un service de réponse téléphonique

Il existe deux excellents moyens d'utiliser un service de réponse téléphonique lorsque vous êtes une petite entreprise ou un entrepreneur occupé. . La première consiste à définir les heures d'ouverture. Tout appel entrant après la fermeture des bureaux ou avant le début de la journée de travail est ensuite dirigé vers le service de réponse téléphonique, dont les membres du personnel prennent des informations de base sur le contact principal, remplissent un ticket d'assistance ou communiquent alternativement avec un client qui se retrouverait autrement avec un message vocal.

L’autre option consiste à configurer votre service de réponse téléphonique pour qu’il décroche si un appel reste sans réponse pendant une durée déterminée suffisante, ce qui correspond généralement à un nombre de sonneries ou de secondes après l’établissement de la connexion. Ainsi, vous pouvez ignorer un appel téléphonique pendant votre journée de travail si vous êtes au milieu d’une tâche difficile ou si vous êtes en réunion; le service de réponse téléphonique peut toujours collecter les informations pertinentes à transmettre.

La clé pour utiliser efficacement un service de réponse téléphonique consiste à configurer différents scripts pour différents contextes. Vous devez répondre à un appel après les heures normales avec un script flexible qui peut supprimer les informations relatives aux pannes de service, aux problèmes de site Web ou à d'autres problèmes de dépannage. Le service peut ensuite enregistrer les informations de contact pour les clients potentiels que votre équipe de vente peut suivre le lendemain.

Vous n’avez pas besoin des agents de votre répondeur téléphonique pour constituer une équipe de vente; vous avez juste besoin d'eux pour rassembler le potentiel potentiel qui vous échapperait autrement. Un script différent à utiliser pendant les heures de bureau est un moyen facile de dire à un appelant: "Je suis en réunion mais donnez-moi votre numéro; je vous rappelle dans 15 minutes."

4 façons simples de mieux communiquer avec vos clients

Les clients vont vous appeler en dehors des 9 heures à 17 heures. C'est une donnée. Mais vous avez plusieurs choix ici. C’est à vous de décider comment vous gérez ces appels.