Fermer

novembre 28, 2022

Comment trouver des informations plus rapidement dans les e-mails4 minutes de lecture


Des informations précieuses sont enfouies dans les e-mails – de vos clients, de projets sensibles et de questions juridiques. Il est de plus en plus difficile de trouver, d’organiser et de voir l’ensemble des informations pertinentes dont les avocats et autres travailleurs du savoir ont besoin pour réagir rapidement et rester au fait de leurs projets et affaires. Un volume sans cesse croissant d’e-mails entraîne souvent un « chaos de contenu » : des serveurs de messagerie surchargés, un risque de conformité accru, tel que les politiques de rétention de l’organisation, et l’incapacité des employés à localiser le contenu pertinent dans ces e-mails lorsqu’ils recherchent des informations spécifiques.

La recherche d’informations dans les e-mails épuise la productivité

Les travailleurs du savoir, y compris les avocats, consacrent chaque jour de plus en plus de temps aux tâches administratives liées à l’organisation et à la gestion des e-mails ; en fait, on estime que 28 % de leur temps est consacré à la lecture et à l’envoi d’e-mails.je En termes simples, la recherche d’informations dans les e-mails épuise la productivité des employés. Même avec des filtres automatisés, l’administration du classement des e-mails prend du temps et est écrasante, car les e-mails ne cessent d’affluer et chaque message s’accompagne de l’attente d’une réponse rapide.

Pour les avocats, c’est d’autant plus chronophage qu’ils doivent organiser leur messagerie par nom ou numéro de client et matière pour se référer facilement aux dossiers en cours ou archivés. Mais, avec des milliers d’e-mails regroupés par numéro de client et de dossier, ou des millions dans le cas d’une fusion ou d’une acquisition, le dépôt d’e-mails a tendance à tomber en bas de la liste.

Trouvez le bon contenu au bon moment

Prenons ce scénario comme exemple : un projet est démarré localement sur le disque dur d’un avocat, puis étendu aux membres de l’équipe interne, aux clients ou aux cabinets en utilisant le courrier électronique comme principal moyen de communication (avec les pièces jointes). Le contenu ou le produit du travail est ensuite poussé dans un espace de collaboration. Le projet se poursuit ensuite par e-mail. Une fois le projet terminé, les communications par e-mail importantes, les pièces jointes et les produits de travail associés sont dispersés sur plusieurs plates-formes, enfermés dans des dizaines de silos. Non seulement il est difficile de trouver des informations en cas de besoin, mais il est également difficile d’évaluer de manière globale les faits d’une affaire car les informations sont trop dispersées.

Mais cela ne doit pas être le cas. OpenTextMT Dépôt par courriel, édition eDOCS rend les travailleurs du savoir plus productifs grâce à ces gains de temps :

  • Dépôt rapide : Enregistrez facilement des e-mails dans des dossiers clients spécifiques via un bouton sur votre ruban Microsoft Outlook ou avec un clic droit de la souris – en utilisant des suggestions de classement prédictives. Gagnez du temps car les suggestions sont affichées en fonction des profils et des fils de discussion les plus récemment consultés.
  • Dépôt groupé :Classez rapidement de gros volumes d’e-mails sans ralentir la productivité. Avec Bulk Filing, les utilisateurs peuvent automatiser le processus de classement des e-mails en attribuant des données de profilage à des dossiers Outlook spécifiques. Tous les e-mails déplacés dans les dossiers Outlook sont automatiquement classés dans eDOCS avec les données de profil attribuées au dossier. Les e-mails peuvent également être classés sur des appareils mobiles en les faisant glisser et en les déposant dans des dossiers surveillés.
  • Marquage:Voir dans Outlook quand votre e-mail a été automatiquement stocké dans le système de gestion de documents (DM) eDOCS. Avec Email Marker, les utilisateurs peuvent attribuer un code couleur à leurs e-mails en fonction du statut de classement et des données de profil via leur champ de catégories Outlook. Gagnez du temps en gardant une trace de l’état du dépôt en un coup d’œil grâce à ce repère visuel et ne manquez plus jamais le dépôt (ou le dépôt en double).
  • Assistant de classement des e-mails :Analysez l’historique des messages et les adresses e-mail entrantes pour suggérer automatiquement le meilleur endroit pour stocker ces e-mails dans la bibliothèque eDOCS.

eDOCS Email Filing est votre assistant de messagerie virtuel

Avec Dépôt par e-mail eDOCS agissant en tant qu’assistant administratif virtuel qui enregistre, catégorise et classe automatiquement les e-mails avec le contenu associé dans la bibliothèque eDOCS, les avocats peuvent travailler confortablement dans leurs environnements Microsoft familiers tout en concentrant leur temps et leurs efforts sur l’aide aux clients.

Dans le même temps, les utilisateurs peuvent se conformer plus efficacement aux exigences réglementaires et à la conservation des enregistrements en maintenant facilement des enregistrements de courrier électronique fonctionnels pour des pratiques de gouvernance de l’information défendables.

Apprendre encore plus à propos d’eDOCS.Découvrez comment vous pouvez éliminer le chaos du contenu – regarder le webinaire à la demande.




Source link

novembre 28, 2022