Alors que les entreprises continuent de planifier, d’étendre ou de faire évoluer leurs efforts de transformation numérique et de passer au cloud, nombre d’entre elles s’appuient probablement sur des consultants informatiques ou envisagent de les embaucher pour obtenir de l’aide.
L’intégration de consultants informatiques offre aux responsables informatiques d’entreprise plusieurs avantages, dont le moindre n’est pas un accès rapide à l’expertise nécessaire lorsqu’elle n’est pas disponible en interne. Mais il existe également des risques, notamment des dépassements de coûts potentiels, le manque d’engagement et de disponibilité du consultant, des problèmes de communication, des ruptures de contrat et le manque de compétences nécessaires.
Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti du recours à des consultants informatiques et garantir que l’engagement est réussi et aligné sur vos objectifs.
Poser les bases : références, attentes, coûts
Avant de s’engager avec des consultants informatiques, les responsables informatiques doivent aborder plusieurs considérations clés, explique Steven Bressler, consultant en gestion chez Strategic Technology Management et ancien responsable informatique, dont la première consiste à consacrer suffisamment de temps et d’efforts pour sélectionner méticuleusement le bon cabinet de conseil informatique.
« Le simple fait d’opter pour un consultant d’une entreprise renommée ne garantit pas l’excellence », explique Bressler. « D’après mon expérience, les résultats les plus favorables proviennent des références fournies par des associés commerciaux de confiance. »
Une autre considération consiste à avoir une définition claire des attentes. « Définissez les attentes de l’engagement de manière exhaustive, en décrivant les objectifs, la portée et les limites », explique Bressler. « La clarté de ces aspects garantit l’alignement entre le consultant informatique et l’organisation, favorisant ainsi un environnement propice au succès et minimisant les erreurs d’interprétation. »
Il est également important, dès les premiers stades, de considérer les coûts. « Reconnaître l’investissement financier et temporel important qu’implique l’embauche de consultants informatiques », explique Bressler. C’est aussi le moment de définir la portée de l’engagement. « Délimitez clairement les inclusions et les exclusions de la mission pour garantir l’affectation d’un consultant informatique possédant les compétences et les connaissances requises. »
Gagnez en clarté avant de vous engager : entretiens et références
Les responsables informatiques doivent s’assurer que les consultants qu’ils embauchent possèdent une vaste expérience du secteur et des marchés de l’entreprise et qu’ils se concentreront sur ses besoins spécifiques.
Cela signifie mener des entretiens approfondis pour garantir que les consultants sont véritablement experts dans les domaines informatiques spécifiques qui doivent être améliorés ou qui sont stratégiquement importants pour l’organisation, qu’il s’agisse par exemple de l’intelligence artificielle, de l’analyse de données, du cloud, de l’infrastructure ou de la mobilité.
Un consultant doit placer les besoins et les priorités du client au premier plan de chaque interaction et décision, et « comprendre ses objectifs commerciaux, ses défis et ses préférences pour adapter les solutions qui répondent à ses exigences spécifiques », déclare Vijay Sonty, CIO au Community College of Philadelphia. qui travaille également comme consultant exécutif.
« Par exemple, un consultant travaillant avec un prestataire de soins de santé pourrait personnaliser un programme de formation pour son personnel en fonction de sa population de patients unique et de ses offres de services », explique Sonty. Dans le cadre d’un projet, Sonty a engagé une société de conseil spécialisée dans les technologies éducatives pour mettre en œuvre un système de gestion de l’apprentissage adapté aux besoins uniques du collège, ce qui a permis d’améliorer l’engagement et les taux de rétention des étudiants.
Si les entretiens restent un aspect indispensable du processus d’embauche, il est également important de faire appel à d’autres ressources, telles que les réseaux professionnels, lors de l’évaluation des consultants.
« En exploitant votre réseau, vous accédez à des références précieuses qui confirment la compétence du candidat dans des domaines spécialisés », explique Bressler. « Ces mentions fournissent des informations inestimables, offrant l’assurance que le candidat possède effectivement l’expertise requise. »
Cette approche complète non seulement le processus d’entretien, mais améliore également la capacité du service informatique à prendre des décisions d’embauche éclairées, en garantissant que seules les personnes apportant une valeur substantielle sont intégrées, explique Bressler.
Ne négligez pas les détails : Livrables et délais
Créez un contrat détaillé qui couvre des facteurs tels que les coûts, les heures, les étapes, les livrables, les délais et qui paie les dépenses externes.
«Lors de la lecture/rédaction du contrat, vous devez être précis», explique Charles Scharnagle, CIO du fabricant Revere Copper Products. Cela signifie
y compris les dates de début/fin, les taux horaires, les membres spécifiques de l’équipe et leurs rôles et responsabilités, ainsi que les méthodes de communication, dit-il.
« Les dates des délais spécifiques doivent être notées, les pénalités en cas de non-respect et la manière dont une modification du processus doit être demandée, accordée ou refusée », explique Scharnagle. « Définissez clairement toutes vos attentes et vos livrables. Il ne peut y avoir de zones grises ni d’inconnues. Chacun devrait avoir une idée de ce que l’on attend de lui. Tous les prix doivent être expliqués à l’avance. Encore une fois, aucune surprise concernant les attentes concernant les coûts potentiels.
Sonty a raconté que, dans un cas, le Community College de Philadelphie a collaboré avec un cabinet de conseil pour réorganiser son infrastructure d’analyse de données. « Un contrat détaillé définissant les étapes du projet et les modalités de paiement a assuré la transparence et la responsabilité tout au long de l’engagement », dit-il.
Sauvegarder la confiance : confidentialité et non-divulgation
En outre, les DSI doivent mettre en place des accords de confidentialité pour garantir que les consultants ne divulguent pas de propriété intellectuelle, de secrets commerciaux, d’informations sur les clients ou toute autre donnée sensible.
« Lors de notre partenariat avec un cabinet de conseil pour développer une solution logicielle propriétaire, nous avons mis en œuvre des mesures de confidentialité strictes pour protéger notre avantage concurrentiel et les informations sensibles de nos clients », explique Sonty.
Les consultants informatiques bénéficient souvent d’un accès plus large aux données sensibles que la plupart des employés de l’entreprise, y compris le personnel informatique. « Compte tenu de la gravité de cet accès, il est primordial que nous mettions en œuvre des mesures méticuleuses pour protéger la confidentialité de notre organisation », déclare Bressler.
À cette fin, l’exécution d’accords de non-divulgation (NDA) soigneusement élaborés devient indispensable avant d’accorder l’accès aux informations confidentielles, explique Bressler. « Comme le dit l’adage : « On ne peut pas remettre le dentifrice dans le tube » », dit-il. « Une fois l’information diffusée, sa récupération devient un défi insurmontable. »
La mise en œuvre de NDA robustes constitue une protection essentielle contre la divulgation non autorisée de données sensibles et atténue les risques associés à l’exposition d’informations non autorisées, explique Bressler.
Garantir la responsabilité : mesures et gestion des progrès
Les organisations peuvent maximiser la valeur des missions de conseil informatique en imposant la responsabilité de fournir des résultats, explique Sonty. « Établissez dès le départ des objectifs, des délais et des livrables clairs pour le projet », dit-il. « Assurez-vous que les deux parties ont une compréhension commune de ce à quoi ressemble le succès. Par exemple, avant de démarrer un projet d’analyse de marché, clarifiez la portée, les résultats souhaités et les délais avec le client.
Planifiez des réunions de contrôle régulières pour examiner les progrès, répondre à toute préoccupation et garantir l’alignement avec les objectifs du client. « Ces réunions peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles selon le calendrier du projet », explique Sonty. « Par exemple, un consultant travaillant sur un projet de mise en œuvre de logiciel peut avoir des réunions de suivi hebdomadaires avec l’équipe de projet du client pour discuter des progrès et résoudre tout problème. »
Les organisations peuvent utiliser des outils de gestion de projet pour suivre les progrès, gérer les tâches et garantir la responsabilité. « Ces outils peuvent inclure un logiciel de gestion de projet, des tableaux de bord partagés ou des feuilles de calcul de suivi des tâches », explique Sonty.
Il est également important de mettre en place des mesures de performance. « Définir les indicateurs clés de performance [KPIs] ou des mesures pour mesurer les performances du consultant et le succès du projet », explique Sonty. « Ces mesures doivent être alignées sur les objectifs du projet et régulièrement surveillées tout au long de l’engagement. »
Par exemple, un consultant travaillant sur un projet d’amélioration des performances commerciales peut suivre des KPI tels que la croissance des revenus, le coût d’acquisition de clients et les taux de conversion des ventes.
Favoriser le partenariat collaboratif : boucles de communication et de rétroaction
Il est également important pour la responsabilité de maintenir des canaux de communication ouverts et transparents tout au long de l’engagement. « Soyez proactif en partageant les mises à jour, les défis et les réussites avec le client », explique Sonty. Par exemple, si des obstacles inattendus surviennent lors d’un projet d’optimisation de processus, communiquez-les rapidement au client et proposez des solutions alternatives.
En plus d’établir des canaux et des méthodes de communication, Scharnagle suggère de décrire comment résoudre les conflits qui pourraient survenir.
« Connaître à l’avance le processus de résolution des conflits. Une communication claire et concise permettra de faire preuve de flexibilité à mesure que le projet avance. Des problèmes surviennent normalement et les deux parties doivent se sentir à l’aise pour s’adapter si nécessaire pour assurer le succès du projet », dit-il.
Favoriser un partenariat de collaboration entre l’équipe informatique et les consultants externes basé sur le respect mutuel, la confiance et la transparence est important pour le succès. Un consultant dirigeant une initiative de transformation d’entreprise doit collaborer étroitement avec l’équipe de direction du client pour développer une vision, une feuille de route et un plan de mise en œuvre partagés, explique Sonty.
Les consultants doivent « maintenir des canaux de communication ouverts et réactifs avec le client pour répondre à ses demandes, préoccupations et commentaires en temps opportun », explique Sonty. Ils doivent fournir des mises à jour régulières sur l’avancement du projet, les jalons et tout obstacle potentiel pour garantir la transparence et l’alignement.
« Par exemple, un consultant travaillant sur un projet de mise en œuvre technologique peut répondre rapidement aux e-mails et aux appels du client, le tenant informé de tout retard ou problème », explique Sonty.
Le service informatique devrait établir un mécanisme de retour d’information grâce auquel le consultant et l’équipe informatique peuvent fournir des commentaires sur les performances de chacun et sur la progression globale des missions, explique Sonty. « Cette boucle de rétroaction permet d’identifier les domaines à améliorer et garantit un alignement continu avec les attentes du client », explique-t-il.
Assurer l’adaptabilité et l’agilité : nouvelles compétences et ajustements
Un consultant doit être ouvert à l’apprentissage de nouvelles compétences et technologies pour répondre aux besoins des clients. À cette fin, le consultant doit avoir un « état d’esprit de croissance qui considère les défis et les changements comme des opportunités d’apprentissage et de développement », explique Sonty, et être ouvert aux nouvelles idées, perspectives et approches et rechercher continuellement des opportunités d’élargir ses compétences et son expertise.
Par exemple, un consultant passant des méthodologies de gestion de projet traditionnelles aux approches agiles pourrait s’inscrire à des cours de formation pour apprendre les principes et les pratiques agiles, explique Sonty.
Un consultant doit être disposé à s’adapter rapidement aux priorités, aux délais et à la portée changeants, et être prêt à pivoter si nécessaire. « Par exemple, un consultant dirigeant une initiative de gestion du changement pourrait ajuster son plan de communication et ses supports de formation en fonction des commentaires des parties prenantes et des défis émergents », explique Sonty.
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juin 25, 2024
Comment tirer le meilleur parti des consultants informatiques
Alors que les entreprises continuent de planifier, d’étendre ou de faire évoluer leurs efforts de transformation numérique et de passer au cloud, nombre d’entre elles s’appuient probablement sur des consultants informatiques ou envisagent de les embaucher pour obtenir de l’aide.
L’intégration de consultants informatiques offre aux responsables informatiques d’entreprise plusieurs avantages, dont le moindre n’est pas un accès rapide à l’expertise nécessaire lorsqu’elle n’est pas disponible en interne. Mais il existe également des risques, notamment des dépassements de coûts potentiels, le manque d’engagement et de disponibilité du consultant, des problèmes de communication, des ruptures de contrat et le manque de compétences nécessaires.
Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti du recours à des consultants informatiques et garantir que l’engagement est réussi et aligné sur vos objectifs.
Poser les bases : références, attentes, coûts
Avant de s’engager avec des consultants informatiques, les responsables informatiques doivent aborder plusieurs considérations clés, explique Steven Bressler, consultant en gestion chez Strategic Technology Management et ancien responsable informatique, dont la première consiste à consacrer suffisamment de temps et d’efforts pour sélectionner méticuleusement le bon cabinet de conseil informatique.
« Le simple fait d’opter pour un consultant d’une entreprise renommée ne garantit pas l’excellence », explique Bressler. « D’après mon expérience, les résultats les plus favorables proviennent des références fournies par des associés commerciaux de confiance. »
Une autre considération consiste à avoir une définition claire des attentes. « Définissez les attentes de l’engagement de manière exhaustive, en décrivant les objectifs, la portée et les limites », explique Bressler. « La clarté de ces aspects garantit l’alignement entre le consultant informatique et l’organisation, favorisant ainsi un environnement propice au succès et minimisant les erreurs d’interprétation. »
Il est également important, dès les premiers stades, de considérer les coûts. « Reconnaître l’investissement financier et temporel important qu’implique l’embauche de consultants informatiques », explique Bressler. C’est aussi le moment de définir la portée de l’engagement. « Délimitez clairement les inclusions et les exclusions de la mission pour garantir l’affectation d’un consultant informatique possédant les compétences et les connaissances requises. »
Gagnez en clarté avant de vous engager : entretiens et références
Les responsables informatiques doivent s’assurer que les consultants qu’ils embauchent possèdent une vaste expérience du secteur et des marchés de l’entreprise et qu’ils se concentreront sur ses besoins spécifiques.
Cela signifie mener des entretiens approfondis pour garantir que les consultants sont véritablement experts dans les domaines informatiques spécifiques qui doivent être améliorés ou qui sont stratégiquement importants pour l’organisation, qu’il s’agisse par exemple de l’intelligence artificielle, de l’analyse de données, du cloud, de l’infrastructure ou de la mobilité.
Un consultant doit placer les besoins et les priorités du client au premier plan de chaque interaction et décision, et « comprendre ses objectifs commerciaux, ses défis et ses préférences pour adapter les solutions qui répondent à ses exigences spécifiques », déclare Vijay Sonty, CIO au Community College of Philadelphia. qui travaille également comme consultant exécutif.
« Par exemple, un consultant travaillant avec un prestataire de soins de santé pourrait personnaliser un programme de formation pour son personnel en fonction de sa population de patients unique et de ses offres de services », explique Sonty. Dans le cadre d’un projet, Sonty a engagé une société de conseil spécialisée dans les technologies éducatives pour mettre en œuvre un système de gestion de l’apprentissage adapté aux besoins uniques du collège, ce qui a permis d’améliorer l’engagement et les taux de rétention des étudiants.
Si les entretiens restent un aspect indispensable du processus d’embauche, il est également important de faire appel à d’autres ressources, telles que les réseaux professionnels, lors de l’évaluation des consultants.
« En exploitant votre réseau, vous accédez à des références précieuses qui confirment la compétence du candidat dans des domaines spécialisés », explique Bressler. « Ces mentions fournissent des informations inestimables, offrant l’assurance que le candidat possède effectivement l’expertise requise. »
Cette approche complète non seulement le processus d’entretien, mais améliore également la capacité du service informatique à prendre des décisions d’embauche éclairées, en garantissant que seules les personnes apportant une valeur substantielle sont intégrées, explique Bressler.
Ne négligez pas les détails : Livrables et délais
Créez un contrat détaillé qui couvre des facteurs tels que les coûts, les heures, les étapes, les livrables, les délais et qui paie les dépenses externes.
«Lors de la lecture/rédaction du contrat, vous devez être précis», explique Charles Scharnagle, CIO du fabricant Revere Copper Products. Cela signifie
y compris les dates de début/fin, les taux horaires, les membres spécifiques de l’équipe et leurs rôles et responsabilités, ainsi que les méthodes de communication, dit-il.
« Les dates des délais spécifiques doivent être notées, les pénalités en cas de non-respect et la manière dont une modification du processus doit être demandée, accordée ou refusée », explique Scharnagle. « Définissez clairement toutes vos attentes et vos livrables. Il ne peut y avoir de zones grises ni d’inconnues. Chacun devrait avoir une idée de ce que l’on attend de lui. Tous les prix doivent être expliqués à l’avance. Encore une fois, aucune surprise concernant les attentes concernant les coûts potentiels.
Sonty a raconté que, dans un cas, le Community College de Philadelphie a collaboré avec un cabinet de conseil pour réorganiser son infrastructure d’analyse de données. « Un contrat détaillé définissant les étapes du projet et les modalités de paiement a assuré la transparence et la responsabilité tout au long de l’engagement », dit-il.
Sauvegarder la confiance : confidentialité et non-divulgation
En outre, les DSI doivent mettre en place des accords de confidentialité pour garantir que les consultants ne divulguent pas de propriété intellectuelle, de secrets commerciaux, d’informations sur les clients ou toute autre donnée sensible.
« Lors de notre partenariat avec un cabinet de conseil pour développer une solution logicielle propriétaire, nous avons mis en œuvre des mesures de confidentialité strictes pour protéger notre avantage concurrentiel et les informations sensibles de nos clients », explique Sonty.
Les consultants informatiques bénéficient souvent d’un accès plus large aux données sensibles que la plupart des employés de l’entreprise, y compris le personnel informatique. « Compte tenu de la gravité de cet accès, il est primordial que nous mettions en œuvre des mesures méticuleuses pour protéger la confidentialité de notre organisation », déclare Bressler.
À cette fin, l’exécution d’accords de non-divulgation (NDA) soigneusement élaborés devient indispensable avant d’accorder l’accès aux informations confidentielles, explique Bressler. « Comme le dit l’adage : « On ne peut pas remettre le dentifrice dans le tube » », dit-il. « Une fois l’information diffusée, sa récupération devient un défi insurmontable. »
La mise en œuvre de NDA robustes constitue une protection essentielle contre la divulgation non autorisée de données sensibles et atténue les risques associés à l’exposition d’informations non autorisées, explique Bressler.
Garantir la responsabilité : mesures et gestion des progrès
Les organisations peuvent maximiser la valeur des missions de conseil informatique en imposant la responsabilité de fournir des résultats, explique Sonty. « Établissez dès le départ des objectifs, des délais et des livrables clairs pour le projet », dit-il. « Assurez-vous que les deux parties ont une compréhension commune de ce à quoi ressemble le succès. Par exemple, avant de démarrer un projet d’analyse de marché, clarifiez la portée, les résultats souhaités et les délais avec le client.
Planifiez des réunions de contrôle régulières pour examiner les progrès, répondre à toute préoccupation et garantir l’alignement avec les objectifs du client. « Ces réunions peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles selon le calendrier du projet », explique Sonty. « Par exemple, un consultant travaillant sur un projet de mise en œuvre de logiciel peut avoir des réunions de suivi hebdomadaires avec l’équipe de projet du client pour discuter des progrès et résoudre tout problème. »
Les organisations peuvent utiliser des outils de gestion de projet pour suivre les progrès, gérer les tâches et garantir la responsabilité. « Ces outils peuvent inclure un logiciel de gestion de projet, des tableaux de bord partagés ou des feuilles de calcul de suivi des tâches », explique Sonty.
Il est également important de mettre en place des mesures de performance. « Définir les indicateurs clés de performance [KPIs] ou des mesures pour mesurer les performances du consultant et le succès du projet », explique Sonty. « Ces mesures doivent être alignées sur les objectifs du projet et régulièrement surveillées tout au long de l’engagement. »
Par exemple, un consultant travaillant sur un projet d’amélioration des performances commerciales peut suivre des KPI tels que la croissance des revenus, le coût d’acquisition de clients et les taux de conversion des ventes.
Favoriser le partenariat collaboratif : boucles de communication et de rétroaction
Il est également important pour la responsabilité de maintenir des canaux de communication ouverts et transparents tout au long de l’engagement. « Soyez proactif en partageant les mises à jour, les défis et les réussites avec le client », explique Sonty. Par exemple, si des obstacles inattendus surviennent lors d’un projet d’optimisation de processus, communiquez-les rapidement au client et proposez des solutions alternatives.
En plus d’établir des canaux et des méthodes de communication, Scharnagle suggère de décrire comment résoudre les conflits qui pourraient survenir.
« Connaître à l’avance le processus de résolution des conflits. Une communication claire et concise permettra de faire preuve de flexibilité à mesure que le projet avance. Des problèmes surviennent normalement et les deux parties doivent se sentir à l’aise pour s’adapter si nécessaire pour assurer le succès du projet », dit-il.
Favoriser un partenariat de collaboration entre l’équipe informatique et les consultants externes basé sur le respect mutuel, la confiance et la transparence est important pour le succès. Un consultant dirigeant une initiative de transformation d’entreprise doit collaborer étroitement avec l’équipe de direction du client pour développer une vision, une feuille de route et un plan de mise en œuvre partagés, explique Sonty.
Les consultants doivent « maintenir des canaux de communication ouverts et réactifs avec le client pour répondre à ses demandes, préoccupations et commentaires en temps opportun », explique Sonty. Ils doivent fournir des mises à jour régulières sur l’avancement du projet, les jalons et tout obstacle potentiel pour garantir la transparence et l’alignement.
« Par exemple, un consultant travaillant sur un projet de mise en œuvre technologique peut répondre rapidement aux e-mails et aux appels du client, le tenant informé de tout retard ou problème », explique Sonty.
Le service informatique devrait établir un mécanisme de retour d’information grâce auquel le consultant et l’équipe informatique peuvent fournir des commentaires sur les performances de chacun et sur la progression globale des missions, explique Sonty. « Cette boucle de rétroaction permet d’identifier les domaines à améliorer et garantit un alignement continu avec les attentes du client », explique-t-il.
Assurer l’adaptabilité et l’agilité : nouvelles compétences et ajustements
Un consultant doit être ouvert à l’apprentissage de nouvelles compétences et technologies pour répondre aux besoins des clients. À cette fin, le consultant doit avoir un « état d’esprit de croissance qui considère les défis et les changements comme des opportunités d’apprentissage et de développement », explique Sonty, et être ouvert aux nouvelles idées, perspectives et approches et rechercher continuellement des opportunités d’élargir ses compétences et son expertise.
Par exemple, un consultant passant des méthodologies de gestion de projet traditionnelles aux approches agiles pourrait s’inscrire à des cours de formation pour apprendre les principes et les pratiques agiles, explique Sonty.
Un consultant doit être disposé à s’adapter rapidement aux priorités, aux délais et à la portée changeants, et être prêt à pivoter si nécessaire. « Par exemple, un consultant dirigeant une initiative de gestion du changement pourrait ajuster son plan de communication et ses supports de formation en fonction des commentaires des parties prenantes et des défis émergents », explique Sonty.
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