Comment sélectionner le meilleur service de fax cloud en 2022

Dans un blog précédent, nous avons défini un service de fax cloud et ses avantages. Alors que les volumes de fax continuent d’augmenter, de plus en plus d’organisations recherchent le coût réduit et la commodité de cette approche. Alors, que devriez-vous rechercher dans le meilleur service de fax cloud ?

Mettez au rebut votre télécopieur avec son matériel, son papier et ses toners, passez au télécopieur numérique et demandez à quelqu’un d’autre de s’en occuper pour vous. Il est facile de comprendre pourquoi les services de fax cloud sont devenus si populaires. Recherche de Arizona suggère qu’il sera de 5,47 milliards de dollars d’ici 2027 – et il augmente rapidement.

Techradar attribue ce succès à la nature « n’importe quand, n’importe où » du fax cloud, en disant : « Vous pouvez désormais obtenir des services de fax basés sur Internet (également appelés « fax cloud ») qui fonctionnent entièrement en ligne sans avoir besoin de matériel. En d’autres termes, vous pouvez jeter ce télécopieur crasseux sur le trottoir. De plus, la plupart des services incluent des applications mobiles, qui permettent au travailleur d’envoyer et de recevoir des fax lorsqu’il n’est pas au bureau, en fait de pratiquement n’importe où.

Cependant, il est important de noter que tous les services de fax cloud ne sont pas créés égaux. Le meilleur service de fax pour vous dépendra de vos besoins spécifiques. Et cela aidera également à clarifier ce que vous devriez rechercher chez un fournisseur de services de fax en nuage.

Qu’est-ce qu’un service de fax cloud ?

A un niveau de base, un service de télécopie en nuage est un mécanisme pour envoyer et recevoir des fax via Internet. Il vous permet de supprimer complètement votre infrastructure de fax interne et de faire appel à la place aux capacités d’un fournisseur de services de fax pour acheminer vos communications par fax.

Nous parlons vraiment de fax en tant que service cloud (ou SaaS) et cela est réalisé de deux manières. Tout d’abord, vous pouvez envoyer et recevoir des fax via votre e-mail. Ce service de fax numérique vous permet de créer le fax dans votre application de messagerie. La manière dont le message est adressé détermine la manière dont le message est envoyé – ce qui signifie qu’un message avec l’adresse 8005551212@fax2mail.com sera envoyé à partir de l’application de messagerie sous forme de fax sécurisé – et non d’e-mail ! L’objet de votre e-mail est l’objet du document faxé. Le corps du message est le corps du document faxé – et ainsi de suite. Vous pouvez joindre un fichier au message fax comme vous le feriez avec un e-mail – c’est aussi simple et rapide que cela ! Cet exemple est l’approche pour OpenText™ Fax2Mail™. Alternativement, vous pouvez télécopier via un portail Web. Dans ce service de fax en nuage, vous utilisez des formulaires et téléchargez des invites dans le portail en ligne pour gérer les messages entrants et sortants.

À partir de là, le service de fax cloud que vous sélectionnez concerne davantage les fonctionnalités dont vous avez besoin. Au niveau d’entrée, il existe des services de fax cloud gratuits qui permettent une télécopie rapide et bon marché. Le service est très basique et peu susceptible de répondre aux besoins de l’entreprise. En plus de cela, il existe une gamme de services de fax numériques basés sur le cloud qui offrent un certain nombre de fonctionnalités telles que la création de rapports et l’archivage de base. Ces services présentent des avantages lorsqu’il s’agit de petites charges de travail de télécopie non critiques.

Cependant, l’utilisation du fax est plus forte dans les secteurs fortement réglementés tels que les soins de santé, le secteur public et les services financiers. Cela nécessite des services de fax cloud « de niveau entreprise » qui reflètent vraiment toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un serveur de fax numérique sur site. Le meilleur service de fax disposera d’un ensemble complet de fonctionnalités en termes de performances, de sécurité, de continuité des activités et d’évolutivité.

Comment sélectionner le meilleur service de fax cloud

Pour les besoins de ce blog, je vais me concentrer sur les services de fax cloud d’entreprise et sur ce qu’un fournisseur de services de fax cloud devrait offrir. Le composant principal d’un service de fax cloud comprendra :

Évolutivité et performances

Les limites de pages sont un inconvénient important de certains services de télécopie en ligne. Le meilleur fournisseur de fax devrait vous permettre d’augmenter et de diminuer vos volumes en fonction de la demande de l’entreprise. Le service de fax cloud doit offrir une évolutivité pratiquement illimitée avec les performances et la fiabilité nécessaires à l’entreprise.

Continuité de l’activité

La télécopie est souvent essentielle à la mission, en particulier dans des domaines tels que les services de télécopie en nuage conformes à la loi HIPAA dans le secteur de la santé. La disponibilité continue peut donc être une priorité. Le fournisseur de services cloud doit avoir des stratégies claires de continuité des activités et de reprise après sinistre et les inscrire dans un SLA. Certains des meilleurs fournisseurs de fax ont leur propre infrastructure de cloud privé, comme Nuage OpenText –pour assurer un contrôle total des performances et de la disponibilité du système.

Intégration d’entreprise

L’utilisation d’un service de fax numérique comme le cloud fax offre la possibilité d’aller au-delà de l’échange d’informations. Il permet aux données contenues dans le fax de circuler automatiquement vers et depuis les principales applications back-end, telles que l’ERP, le CRM, les comptes ou d’autres systèmes métier, afin d’automatiser et d’optimiser vos processus métier. Le fournisseur de services de fax cloud doit être en mesure d’offrir une large gamme d’intégrations natives et d’outils API dans le cadre de sa solution.

Prise en charge multiplateforme

Assurez-vous que vos services de fax cloud prennent en charge la plus large gamme de packages de messagerie et de bureau pour rendre l’échange de données ainsi que l’intégration de nouveaux utilisateurs rapides et simples.

Télécopieur hybride

Ce domaine est souvent négligé mais, pour de nombreuses organisations, l’adoption d’un service de fax cloud n’est pas leur seule capacité de fax. De nombreuses entreprises choisissent le cloud fax pour un fax de diffusion à faible coût tout en conservant une capacité de fax numérique sur site pour un fax sécurisé et essentiel à l’entreprise. D’autres disposent encore d’un parc hérité de serveurs de fax sur site combinés à des services de fax cloud pour les transmissions de fax. Les meilleurs services de fax cloud permettent une approche hybride flexible où votre service de fax cloud s’intègre à vos capacités de fax sur site.

Quels sont les avantages d’un service de fax basé sur le cloud ?

L’utilisation d’un service de fax cloud présente un certain nombre d’avantages clés qui peuvent être classés en trois domaines clés :

Coût total de possession (TCO) réduit

Le service de fax cloud élimine les serveurs de fax, les télécopieurs, le matériel, les logiciels, les consommables et les coûts de télécommunications. Il peut éliminer bon nombre de vos processus de télécopie manuels, ce qui augmente la productivité de l’entreprise tout en réduisant les erreurs qui peuvent entraîner des retouches coûteuses. En outre, le fournisseur de services de fax cloud peut offrir évolutivité, fiabilité et performances pour une fraction des coûts d’infrastructure de fax sur site.

Simplicité

En plus d’augmenter la productivité et l’efficacité des utilisateurs, les meilleurs services de fax cloud permettent l’automatisation des processus. L’intégration des applications d’entreprise permet aux informations de circuler rapidement et en toute sécurité dans vos applications d’entreprise. Le fournisseur de services de fax cloud doit fournir une infrastructure cloud évolutive et robuste pour garantir que vous disposez à tout moment du service de fax dont vous avez besoin. Les meilleurs fournisseurs de fax vous permettent de répondre à tous vos besoins de fax et de communications numériques à partir d’un seul fournisseur de confiance.

Processus de télécopie améliorés

En s’intégrant à une large gamme d’applications d’entreprise ainsi qu’à des packages de messagerie, mobiles et de bureau, le service de fax en nuage raccourcit les cycles commerciaux en automatisant et en optimisant vos processus et flux de travail. Il en résulte une amélioration de la productivité et de la collaboration de l’entreprise, qui se traduit par une expérience client améliorée.

Comment sélectionner le meilleur fournisseur de services de fax

Selon Nouvelles d’affaires quotidiennes: « Les bons fournisseurs de services de fax combinent ces trois éléments : des capacités de fax entrants et sortants sécurisés, un interface facile à utiliser ou l’intégration avec les services existants et un excellent service client. »

Nous ne pouvons pas discuter avec tout cela. Nous aimerions simplement ajouter quelques éléments supplémentaires que vous pourriez souhaiter de la part de votre fournisseur de services de fax cloud.

Expérience industrielle

Un élément clé des services de fax cloud d’entreprise est l’expérience que le fournisseur de fax possède dans votre secteur spécifique. Lorsqu’il s’agit d’industries fortement réglementées telles que soins de santé ou des services financiers, le service doit être en mesure de répondre aux besoins uniques et aux exigences réglementaires de ce secteur. Par exemple, les services de fax cloud conformes à la loi HIPAA sont indispensables lorsqu’il s’agit de communications entre médecins, hôpitaux et autres prestataires de soins de santé.

Analyses et rapports

Étant donné que la télécopie reste une méthode vitale et importante pour les communications professionnelles quotidiennes, le fournisseur de services de télécopie dans le cloud doit être en mesure de vous donner une visibilité sur les mesures de performance clés pour gérer le flux transparent d’informations. Par exemple, OpenText Fax2Mail Analytics fournit une vue complète des transactions sur le réseau de fax OpenText Cloud, ce qui permet aux entreprises d’accéder, d’analyser et d’identifier facilement les performances du système, les statistiques de volume et les informations de livraison.

Une solution de communication complète et omnicanale

Les meilleurs fournisseurs de services de fax Cloud d’entreprise peuvent créer une infrastructure omnicanale autour du fax Cloud, des notifications, de la voix, des e-mails, du Web et de la messagerie instantanée. Un fournisseur unique pour toutes les exigences réduit les coûts et maximise l’efficacité de vos capacités de communication.