Comment rendre les réunions plus significatives

Octobre
28 2019

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Présenté par

L’effectif moyen de l’entreprise consacre 15% de son temps aux réunions. Ce chiffre a augmenté d'année en année depuis 2008 et les cadres supérieurs perdent deux jours au lieu de réunions chaque semaine. Le pire de tous: les réunions improductives coûtent aux entreprises américaines environ 37 milliards de dollars par an. Les réunions qui ne fournissent pas d'informations, d'objectifs ou d'actions valables sont une perte de temps. Mais que peuvent faire les entreprises pour rendre leurs réunions plus significatives et productives?

1. Comprenez vos objectifs

«La question que je me pose … presque tous les jours est la suivante:" Est-ce que je fais la chose la plus importante que je puisse faire? "» Cette citation du fondateur de Facebook, Mark Zuckerberg, souligne à quel point il est crucial de se concentrer sur la fixation et la réalisation des objectifs, même si ce n’est que jour après jour. Et ceci est aussi vrai pour la création de réunions significatives que n'importe quoi d'autre sur le lieu de travail.

Chaque réunion est l'occasion d'identifier les problèmes et de définir des solutions. Même les réunions les plus courtes et les plus simples doivent avoir un objectif. Il ne sert à rien de rassembler les employés pendant une heure deux fois par semaine si personne n’a un problème à discuter ou un objectif à atteindre. Identifier un objectif clair et définir les points de discussion clés maximisera la productivité. S'asseoir avec seulement une idée vague et aucune suggestion concrète, peut au contraire mener à une conversation sans sens et sans signification.

Related: Comment créer une culture de travail "réunion-intelligente"

2. Inviter uniquement des participants essentiels

Une fois l’objectif principal d’une réunion défini, seules les personnes possédant les connaissances, l’expertise et l’expérience pertinentes doivent être invitées. Les employés sans réelle valeur ajoutée peuvent s'ennuyer et perdre du temps, ils pourraient mieux dépenser ailleurs. Toutes les parties invitées doivent recevoir un ordre du jour et les principaux points de discussion et défis à relever. Cela leur donne le temps, avant la réunion, d’examiner leurs idées et de s’assurer qu’elles sont bien ciblées lorsqu’elles arrivent.

3. Nommer un modérateur fiable

Inviter un participant à jouer le rôle de modérateur aide à garder les réunions concentrées et sur la bonne voie. Ils peuvent examiner les sujets abordés, rappeler à tous ceux qui restent à discuter et faire avancer la conversation si elle s'égare dans des domaines non pertinents. Mais un autre avantage clé de la nomination d'un modérateur est d'avoir quelqu'un prêt à assumer le contrôle si la réunion se bloque. Ils doivent comprendre les objectifs fondamentaux de chaque réunion et aider à trouver de nouvelles façons d’examiner les questions à l’étude.

Un article de blog intitulé Meeting Tomorrow frappe à la lettre: «Les réunions donnent de meilleurs résultats si tout le monde est autorisé à contribuer. Si personne ne propose d'idées, le modérateur [it’s] doit essayer des techniques de brainstorming pour aider à prendre une décision sur un sujet. »Les modérateurs peuvent clore des réunions en rappelant aux participants le prochain rendez-vous et en distribuant des notes sur les points principaux et les solutions proposées.

4. Des points de friction pour avancer et passer à autre chose

L'un des moyens les plus simples de résoudre les points de blocage est de demander aux personnes concernées de résoudre les problèmes à un autre moment. Sinon, des discussions approfondies sans rapport avec les objectifs de la réunion peuvent conduire à des digressions et à une perte de temps pour les autres participants. Alternativement, un point peut être trop complexe à résoudre pendant le créneau alloué pour la réunion ou sans accès à des outils spécifiques. Encore une fois, une perte de temps pour tout le monde. Une solution efficace consiste à enregistrer tous les détails pertinents et à inviter les personnes concernées à collaborer en ligne après la réunion. Ce n’est pas ignorer les points collants. Transférer la conversation à un endroit et à un moment plus appropriés pour accroître la productivité.

5. Périphériques non essentiels hors la loi

Une réunion utile et enrichissante devrait être une zone sans smartphone ni tablette. Bien que la plupart des travailleurs estiment que leurs périphériques augmentent leur productivité il est préférable de les laisser à l'extérieur de la salle de réunion au cas où. Une seule personne prenant son téléphone toutes les deux minutes, ou le son de vibrer dans sa poche, peut distraire son entourage. Demandez aux participants de laisser leurs téléphones et leurs tablettes ailleurs pendant la durée de la réunion, même si toute personne tenue de présenter des données ou des points de discussion devrait obtenir un laissez-passer. Éliminer, ou du moins minimiser, les distractions peut rendre les réunions plus ciblées et plus productives.

Related: Pourquoi les réunions sont l’un des pires rituels du monde des affaires. Ever.

6. Définition d'une heure de début et de fin

La ​​définition d'un calendrier est un moyen simple d'éviter que les réunions ne prennent plus de temps que nécessaire. Plus les participants passent de temps en rond, moins ils doivent investir dans leur travail. Les responsables de la planification doivent examiner les points à discuter et déterminer le temps nécessaire pour les résoudre. Il n’est pas nécessaire d’attribuer un créneau de deux heures pour discuter du nouvel article de papeterie ou seulement 10 minutes pour améliorer le niveau de satisfaction des clients. Au moins une personne dans la salle de réunion devrait être chargée de surveiller les progrès et de rappeler à tous l'heure de fin définie. Tous les problèmes non résolus peuvent être traités en ligne ou lors d'une réunion de suivi (ou les deux).

7. Récapitulatif des points à retenir et confirmation des actions

À la fin de chaque réunion, les points à retenir des clés doivent être récapitulés pour renforcer leur valeur. Les participants peuvent oublier les points importants soulevés au début de la réunion avant la fin de celle-ci. Une récapitulation, même si elle est brève, aide à conserver leur fraîcheur dans l’esprit des gens. Toutes les actions que les participants doivent prendre doivent également être abordées. Peu importe qu’il s’agisse d’une petite tâche en solo ou d’un travail pour l’ensemble de l’équipe. En rappelant à toutes les parties concernées ce que l’on attend d’eux, elles s’assurent que les prochaines étapes sont à suivre. Un bref rappel permet aux participants de poser des questions ou d’admettre quand ils ne savent pas comment atteindre un objectif. Cela réduit le risque d'erreurs coûteuses et permet de gagner du temps. Les employés doivent disposer d’un espace en ligne pour discuter des problèmes, partager des idées et développer les sujets abordés après les réunions. Cela peut inspirer d'autres réunions et, par conséquent, des avancées décisives.

Suivez les conseils explorés ci-dessus pour permettre aux participants de se préparer à l'avance, pour que les discussions restent d'actualité et pour que tout le monde sache quelles actions entreprendre par la suite. Travailler pour améliorer la valeur des réunions et réduire le temps perdu peut former une équipe plus productive. Les entreprises bénéficieront d'un engagement en faveur d'une planification adéquate et de la mise en œuvre d'une approche plus structurée des réunions à long terme.