Fermer

décembre 29, 2021

Comment organiser une excellente réunion hybride (indice : cela implique des emojis)


Neuf organisations sur dix combineront le travail à distance et sur site dans l'avenir du travail post-pandémique. C'est ce que dit la dernière recherche de McKinsey. Ce nouveau modèle changera radicalement notre façon de fonctionner et de nous rencontrer.

Il sera impératif pour tout chef d'entreprise, qu'il dirige une startup ou une grande entreprise, de créer un environnement inclusif et inclusif. environnement productif où les gens peuvent s'épanouir.

Voici cinq tactiques de conception de réunion testées qui ont fonctionné pour moi et mon équipe.

1. Demandez à chacun de se joindre à partir de son propre ordinateur

Même s'il n'y a qu'un seul participant en ligne, vous devez traiter l'ensemble de votre réunion comme une réunion virtuelle. C'est le seul moyen d'uniformiser les règles du jeu pour le public en ligne.

Au cours de nos réunions d'équipe pouvant accueillir jusqu'à 15 personnes, nous demandons à tous les collègues présents dans la salle d'apporter leurs propres ordinateurs portables et d'allumer leurs caméras individuellement.

Cela peut sembler contre-intuitif — des gens assis à côté de leur propre ordinateur dans la même pièce. Mais cela garantit que lors de l'appel, tout le monde est représenté de manière égale et pour les participants en ligne, il est tellement plus facile de naviguer.

En utilisant cette tactique, n'oubliez pas de dire aux gens de se mettre en sourdine pour éviter un écho horrible. Mettez-vous simplement d'accord sur la personne qui partagera le son de son ordinateur.

2. Soyez intentionnel d'engager d'abord les participants en ligne

Lorsque les gens se réunissent dans une salle de réunion, il est facile pour eux d'oublier leurs collègues distants. Nos cerveaux sont drôles de cette façon – les personnes que nous voyons en 3D semblent plus réelles et présentes que celles à l'écran.

Lorsque vous entrez dans la réunion, assurez-vous de saluer les personnes en ligne en disant quelque chose comme : « Hé Sarah, merci de nous avoir rejoint depuis Londres. "Hey Luke, ravi de t'avoir ici avec nous." C'est un petit geste qui peut aller très loin.

Si vous avez un large public, vous pouvez lancer un simple sondage sur un nuage de mots demandant aux gens de soumettre d'où ils viennent. Il fonctionne comme un charme. Il a été un succès au cours de la dernière année lors de nombreuses réunions et webinaires que nous avons organisés.

Un autre moyen efficace consiste à vous tourner vers votre collègues en premier chaque fois que vous posez une question ouverte. « D'accord, entendons d'abord nos collègues en ligne. Christine, qu'en penses-tu ? Cela les fera se sentir plus inclus et respectés. De plus, cela vous aide à ne pas les oublier !

Enfin, gardez un œil sur les personnes qui se rétablissent et soyez sensible aux autres indices subtils. Si je remarque que quelqu'un devient non muet, c'est un signe clair pour moi qu'il veut contribuer. Je leur donne instantanément un mot.

3. Demandez des emojis pour obtenir un retour instantané

Une chose qui nous manque désespérément dans les réunions virtuelles ou hybrides est le retour physique. Nous pouvons à peine voir les réactions du visage ou lire le langage corporel. Les émojis peuvent être une solution efficace à cela. Et la plupart des plateformes vidéo les prennent en charge de nos jours.

Pour obtenir des commentaires instantanés, demandez aux personnes d'envoyer leurs emoji. Par exemple : « Pouvons-nous continuer ? Si c'est le cas, envoyez-moi un pouce vers le haut. Si vous voyez des pouces voler partout sur votre écran, vous êtes prêt à partir.

Ou si vous célébrez une réussite d'équipe, donnez simplement un petit coup de pouce aux gens : "Je pense que cela mérite un applaudissement virtuel" et célébrez le succès avec un coup numérique massif.

4. Utilisez des sondages en direct pour rendre les discussions plus productives et inclusives.

Vous souhaiterez peut-être également obtenir des commentaires plus détaillés de l'équipe pour savoir ce que tout le monde pense vraiment. Le sondage en direct est votre meilleur ami ici.

L'autre jour, nous introduisions une nouvelle stratégie et je voulais m'assurer que l'équipe était à bord.

Pour ce faire, j'ai lancé un sondage rapide en demandant : « Sur une échelle de 1 à 6, dans quelle mesure êtes-vous convaincu que ce sont les bonnes priorités ? » Donner à chacun la possibilité de voter et d'exprimer son opinion était important et stimulant. Mais nous ne nous sommes pas arrêtés là. Et vous ne devriez pas non plus.

Une fois que vous avez collecté les résultats, engagez une discussion avec l'équipe. Déclenchez une conversation en disant quelque chose du genre : « Je peux voir que cela a du sens pour certains d'entre vous, car vous avez voté 6. Qui veut partager leur opinion ? » ou « Écoutons ceux qui ont voté 4. Quelles sont vos préoccupations ? »

La discussion qui suit est la partie la plus précieuse.

5. Posez des questions tout au long de la réunion.

L'ancien paradigme consiste à répondre aux questions à la toute fin. Nous aimons contester cela. Lors de nos réunions mensuelles de revue d'activité, nous demandons aux participants de poster leurs questions sur Slido tout au long de la réunion.

Notre chef de cabinet, Daniela, tient un œil sur les questions entrantes, et s'il y en a, elle y répond juste après que le leader ait terminé sa section. Le contexte est encore frais et nous pouvons remédier à toute incertitude sur-le-champ, augmentant ainsi la valeur de la discussion.

Pour conclure

Les réunions hybrides sont là pour rester. En tant que chefs d'entreprise, nous devons être déterminés à créer une expérience d'égale valeur pour les deux types de publics – en ligne et en personne.

Nous pouvons y parvenir en utilisant la technologie pour uniformiser les règles du jeu, combinée à une facilitation de base. compétences qui inviteront tout le monde à la discussion.




Source link