Comment organiser les actifs liés aux produits et mieux collaborer

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Valeriia Panina est une créatrice axée sur les produits et un écrivain certifié UX – avec une passion pour la technologie et les arts. Elle est une défenseure de l'humain centré…
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Vous commencez donc à travailler sur un nouveau produit. Il est essentiel de créer immédiatement un environnement bien organisé, c'est-à-dire l'espace dans lequel vous et votre équipe interagissez avec tous les fichiers et documents liés aux produits . Le montant de vos actifs ne fera qu'augmenter avec le temps, et il devient presque insupportable de trouver et de réparer les bons actifs en déplacement (sauf peut-être pour de petits amendements). En outre, une structure aléatoire peut ralentir votre flux de travail ou s'effondrer à un certain stade de la croissance de votre produit.

S'il existe déjà des règles spécifiques sur la gestion des actifs de produit dans votre équipe (directives, principes et logiciel préférable), alors cet article peut ne pas être celui qui s’applique à votre cas. Mais s'il n'y a rien de spécifique en place pour l'instant, ou si vous commencez à créer votre environnement produit à partir de zéro, alors les informations ci-dessous peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et de stress.

À ce stade, vous pourriez avoir l'impression que ce qui précède – les problèmes déclarés ne concerneraient que les propriétaires et les gestionnaires de produits. En fait, ce n'est pas tout à fait vrai: pour parvenir à une collaboration vraiment efficace il est nécessaire que toute l'équipe produit, y compris non seulement les gestionnaires, mais aussi les chercheurs, les concepteurs et les éditeurs, soit sur la même longueur d'onde lorsque il s'agit de la manière dont l'espace de travail et les actifs sont organisés. C'est pourquoi pour chaque membre de l'équipe, il vaut la peine d'investir un peu de temps dans l'apprentissage de la gestion des actifs des produits et de s'entendre sur les règles de collaboration.

La bonne nouvelle est qu'il existe des directives bien établies et des meilleures pratiques autour du sujet. J'ai appris quelques principes à la dure, et ci-dessous vous trouverez un aperçu de ce qui a fonctionné et n'a pas fonctionné pour moi. Je suis maintenant co-fondateur de startup, donc je gère mon propre produit, et j'étais auparavant directeur général des départements de contenu de grandes équipes. En partie, j'ai dirigé un produit d'apprentissage en ligne avec 700 étudiants et 20 conférenciers, et créé à deux reprises une équipe éditoriale à distance de 10 membres.

Cela peut vous prendre un certain temps pour comprendre pourquoi certaines méthodes de travail sont nécessaires, mais, d'après mon expérience, cela rapportera. Cet article sera utile aux spécialistes de produit des petites équipes qui commencent à créer leur environnement à partir de zéro ou qui souhaitent réviser leurs compétences en matière de gestion des enregistrements de produits.

Comparez les deux dossiers ci-dessus. L'un est un dossier contenant des fichiers aléatoires affichés dans un Google Drive, et l'autre fournit une structure pour tous vos éléments dans les dossiers. Bien sûr, il vous serait plus facile de trouver, par exemple, votre rapport de juillet pour les investisseurs si tous les membres de l'équipe nommaient et structuraient leurs actifs de manière cohérente.

Voyons comment faire cela.

Product Records 101

Ainsi, en tant que concepteurs et développeurs, nous savons comment organiser et maintenir notre code et nos ressources de conception, mais qu'en est-il des fiches produit globales? Il existe de nombreux actifs communs qui relèveraient de la catégorie « Product records »:

• Études de marché, business plans
• UX assets: tests UX, copy docs, etc.
• Politique éditoriale
• Chronologie du développement
• Diverses spécifications
• Contrats, factures et modèles
• Présentations, pitch decks, one-pagers, etc.
• Rapports d'investisseurs

Tout se résume à l'adoption d'une compréhension commune de la culture de l'entreprise, afin que chaque membre de l'équipe soit aligné et puisse suivre son travail pour éviter des erreurs coûteuses. Cela comprend la gestion des documents, l’utilisation du contenu, la gestion des rapports, la tenue de dossiers de test, la collaboration et les discussions.

Explorons certains des principes qui pourraient vous aider à y parvenir. Et nous allons commencer par l'état d'esprit.

Mindset

Voici quelques principes de base lors de la construction de l'environnement:

• Les enregistrements doivent être accessibles à tout moment pour tout le monde qui est autorisé; il ne devrait pas y avoir de «responsable» des enregistrements de produits (un goulot d'étranglement, en fait).
• Les enregistrements doivent être accessibles à partir de n'importe où .
• Les enregistrements doivent être robustes, c'est-à-dire qu'ils doivent être difficile de casser quelque chose de manière irréversible par accident.
• Le contrôle d'accès devrait être prédéfini, compréhensible et facilement gérable.
• Il devrait être facile d'intervenir pour les nouveaux arrivants.
• Il devrait être facile de distribuer le

Mais comment réaliser tout cela dans la pratique?

Concepts et outils

Tout d'abord, définissons le sujet plus précisément. Quand on parle d'environnement, on parle d'actifs produits, pas de tâches. Pour comprendre quelle information est réellement un actif et ce qu'est une tâche nous devons nous demander si cette information serait pertinente pendant tout le cycle de vie du produit, ou si elle le sera archivé dès qu'il est résolu.

Habituellement, nous utilisons des applications de contenu pour les actifs à long terme et des gestionnaires de tâches pour les activités limitées dans le temps.

Quelles applications choisissons-nous? Any: c'est votre préférence personnelle. Nous pouvons utiliser n'importe quel outil dans n'importe quelle combinaison. Nous devons simplement nous assurer qu'il s'agit d'une application cloud qui se synchronise entre différents utilisateurs et appareils.

Personnellement, je suis un fan de Google Drive en raison de sa simplicité, de son accessibilité et de sa facilité d'utilisation pour mes collègues peu technophiles. Dropbox et Dropbox Paper sont une bonne alternative aux outils Google Drive. Et il y a Notion, une autre application populaire – c'est une combinaison d'un gestionnaire de tâches et d'un gardien de contenu. Bien sûr, ce n'est pas une liste exhaustive, mais ils fonctionnent bien pour moi.

OK, assez parlé, organisons nos fichiers.

Comment créer un espace de travail bien organisé

Commencez par un simple arrangement et ajustez It Later

Donc, vous avez plusieurs fichiers que vous souhaitez organiser. Ne consacrez pas trop de temps et d’efforts à créer un ensemble parfait de dossiers ou de sections à la fois. Commencez par la disposition la plus simple, puis observez comment vous utilisez votre espace de travail et ajoutez, fusionnez ou supprimez des dossiers ou des sections à tout moment.

Pourquoi?

Premièrement, vous ne savez jamais comment votre produit évoluera, et deuxièmement, gardez à l'esprit que toutes les activités organisationnelles sont encore secondaires, donc nous ne voulons probablement pas être épuisés par les préparatifs avant de passer à nos tâches de travail. C'est donc une bonne idée de commencer par une structure générale et d'observer comment vous l'utilisez pendant un certain temps, puis de l'examiner. Dans les itérations.

En partie, c'est une bonne idée de créer un dossier appelé Sandbox et de déplacer tous les documents qui ne rentrent pas dans des catégories déjà définies, par exemple si vous passez plus de 3 secondes à vous demander où les placer ou les localiser. Vous pourrez définir de nouvelles règles pour ces documents plus tard.

Faites un nettoyage hebdomadaire de 10 minutes

Je ne peux pas exprimer à quel point c'est un gain de temps! Je vraiment le dire. Planifiez le nettoyage de 10 minutes pour chaque semaine, et utilisez ce temps pour parcourir vos enregistrements, ajuster les noms de fichiers, vérifier leur cohérence ou modifier la structure de vos dossiers et sections.

Oh, est-ce que tout est parfait? Eh bien, vous pouvez utiliser ce temps pour prendre un café ou méditer pendant un moment – c'est vraiment utile dans tous les aspects.

Les principes de la navigation dans les fichiers

Créer un document d'index avec des liens vers tout

Quand la quantité de les documents et les actifs grandissent, c'est une bonne idée de créer une page de présentation de tous les ensembles qui existent dans le dossier. Considérez-le comme une page d'accueil de votre projet qui en révèle tous les composants principaux.

Qu'incluriez-vous dans un tel document?

• Conseils d'intégration
  Un guide qui peut présenter une liste des membres de votre équipe et de leurs rôles, c'est-à-dire les informations que vous souhaitez transmettre à un nouveau venu. Pour le créer, la prochaine fois que vous intégrerez un nouveau membre de l'équipe, faites attention et enregistrez tous les messages que vous leur envoyez. Créez un modèle de ces messages, organisez-les et assemblez-les.
• Fichiers de conception
  Liens vers des fichiers Figma ou Sketch, des illustrations, etc.
• Architecture de l'information
  Habituellement, un lien vers Miro ou Airtables.
• Product Assets
  Un lien vers un dossier Google Drive ou Dropbox.
• Tech Stack
  Une explication de la configuration technique utilisée pour un produit, peut-être avec des informations importantes outils à installer ou à utiliser.
• Dossier de presse et supports marketing
  Votre matériel de marque, des instantanés de démonstration d'interface et des éléments similaires.
• Présentations, One-Pagers, Pitches
  Tout ce que vous généralement envoyer pour en dire plus sur votre produit ou présenter votre idée.
• Actifs commerciaux
  Plan de 100 jours, calcul de l'économie unitaire, etc.
• Autres ressources et documents que vous utilisez activement. [19659024] Une telle liste élimine les questions inutiles et les séries d'e-mails avec un ttachments. Cela s'avère également particulièrement précieux lorsque vous êtes en ligne et que vous souhaitez ouvrir rapidement un fichier et le partager avec vos collègues.

  

  Une chose à éviter est de copier des éléments d'un dossier à un autre, ou d'une application à une autre. Nous en discuterons plus tard dans l'article.

  Utiliser des balises dans les noms de document

  Lorsque vous créez un document, pensez à ajouter un préfixe ou une balise dans son titre . Une balise reflète les catégories auxquelles appartient le document.

  De cette façon, vous naviguerez plus facilement dans les fichiers et vous ne serez pas confus si vous travaillez simultanément sur des documents similaires provenant de différents projets – par exemple, lorsque vous avez un document d'index dans vos projets [First] et [Second].

  Il permet également de naviguer entre eux avec des dizaines d'onglets de navigateur ouverts.

  

  Quelques balises utiles:

  • [Draft] ou [WIP]: pour les documents en cours de rédaction.
  • [Old] ] ou [Arch]: pour les documents qui ne sont plus pertinents.
  • [EN] [ES] ou [UA]: pour les documents multilingues.
  • [Jessy] : si vous travaillez avec des collaborateurs extérieurs.
  • Dernier point mais non le moindre, une abréviation du nom de votre projet (par exemple [SM] pour Smashing Magazine, etc.).

  

  Encore une fois, commencez par les balises qui vous conviennent et ajoutez-en d'autres si nécessaire. Gardez simplement leur cohérence à l'esprit. Par exemple, si vous utilisez la balise [WIP] pour des documents qui ne sont pas encore prêts, respectez-la et n'utilisez pas [Draft] dans de tels cas. Cela semble évident, mais cela arrive parfois inconsciemment. Sinon, il sera difficile de trouver les fichiers nécessaires plus tard.

  

  La même directive s'applique également aux noms de dossier.

  Principes d'édition

  Utiliser des emojis pour les statuts intelligents

  Cela peut sembler un peu inhabituel, mais emojiscan est un excellent outil de navigation visuelle car ils sont différents du reste du contenu. Par exemple, vous pouvez ajouter des emojis dans les en-têtes ou les tableaux pour indiquer l'état actuel d'un document.

  

  Vous pouvez utiliser des emoji pour vos sections ou dossiers. Et cela pourrait également fonctionner dans des contextes très différents – par ex. dans les applications d'édition de l'interface utilisateur, telles que Figma ou Sketch.

  En fait, vous pourriez proposer un système spécial d'étiquetage : par exemple, un cercle vert pour les éléments finis et un losange orange pour les travaux en cours (n'oubliez pas l'accessibilité: les éléments doivent différer non seulement par la couleur mais aussi par la forme). Pensez également à ajouter une légende que tout le monde pourra consulter si nécessaire.

  Surligner et commenter les modifications

  Si vous modifiez une partie d'un document, il est recommandé d'informer vos coéquipiers des changements lorsqu'ils voient le document la prochaine fois.

  Pour cela, nous utiliserons les surlignages.

  

  Vous pouvez également mettre en évidence les pièces sur lesquelles vous travaillez actuellement. Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des fichiers volumineux et que vous avez plusieurs blocs inachevés et dispersés. De cette façon, vous réduisez les chances de manquer certaines parties inachevées, car vous les repérez lors de la révision du fichier. Cela fonctionne pour tous les types de documents, des articles Google Docs aux tableaux Figma.

  

  De plus, à chaque instant, vos collègues sauront à quel stade se trouve chaque partie.

  Utiliser les styles par défaut

  Il y a toujours une tentation de définir vos propres polices et les couleurs dans un doc. Mais en général, cela ne sert à rien, juste un effort supplémentaire. Alors, convenez du paramètre de type général et tenez-vous-en à ces styles par défaut pour votre documentation interne.

  Soyez prudent avec le balisage

  Chaque application prend en charge les ancres, les signets, les liens croisés et d'autres types d'éléments de contenu que vous pouvez consulter

  Par exemple, lorsque vous partagez un document volumineux, vous souhaiterez peut-être pointer vers un endroit particulier. Dans des applications comme Google Docs, vous pouvez ajouter un signet et cela générera un lien de partage vers ce signet. En ouvrant un tel lien, le curseur passera au signet avec un petit délai.

  Il y a les mêmes liens d'ancrage pour les commentaires aussi.

  

  Ce sont toutes des fonctionnalités utiles, mais gardez à l'esprit que ces éléments ne sont pas aussi robustes qu'un lien normal, collés dans le corps du document ou du message. Par exemple, si vous regardez l'image ci-dessous, dans le message à gauche, j'ai ajouté des liens vers des signets Google Docs sans aucune note . Si le signet disparaît, la personne sera redirigée vers le début de la page et n'aura aucune idée de ce que cela signifiait.

  Dans le message à droite, j'ai utilisé les signets comme outil de soutien et ajouté une brève description de quelles parties doivent être mises à jour.

  Grand aperçu )

  Donc, la règle d'or à laquelle j'ai tendance à m'en tenir est d'utiliser les liens vers les signets et autres comme outil de soutien, mais notez toujours le point -en-question c'est-à-dire le contexte de ce qui est lié.

  Il en va de même pour les références à l'intérieur d'un document ou d'une page: si vous avez besoin d'ajouter un lien redirigeant quelque part, ne oubliez d'expliquer l'élément auquel vous faites référence.

  

  En fait, j'ai emprunté ce principe à mon cours universitaire de traduction. Il s’appelle infoglut et indique que si vous avez besoin de faire passer un message de manière asynchrone, vous devez y insérer le concept principal au moins deux fois . De cette façon, vous minimisez les risques d'interprétation erronée si certains morceaux du message sont perdus.

  

  Il ne s'agit pas de redondance – il s'agit d'être robuste.

  Principes de contrôle de version

  Ne conserver qu'une seule version à jour

  Si un document doit être présenté à deux endroits simultanément, ne le dupliquez jamais. Utilisez plutôt des liens ou des raccourcis.

  Il en va de même pour tout élément. Surtout lorsque vous utilisez plusieurs outils à la fois. Par exemple, si vous créez une liste d'index de vos actifs de produit (la «page d'accueil») dans un document Google, ne créez pas une liste de liens correspondante dans un espace de travail Notion et vice versa.

  La raison est simple : évitez de doubler l'effort pour maintenir les deux fichiers à jour . Vous êtes simplement plus susceptible de vous retrouver dans une situation frustrante lorsque vous avez deux fichiers actifs qui diffèrent un peu de cette façon.

  Ne multipliez pas les actifs

  Si vous avez un document qui relève de plusieurs catégories, par exemple, vous ayez une copie du document de votre page de destination dans votre dossier Design et souhaitez l'ajouter au dossier de votre relecteur afin qu'il puisse le modifier, – évitez de dupliquer ce document.

  Créez plutôt un raccourci.

  

  Dans l'exemple ci-dessus, j'utilise un outil de raccourci natif dans Google Drive, mais vous pouvez bien sûr créer un document avec un lien vers le fichier dans une autre application de la même manière.

  

  Ne pas supprimer les documents obsolètes – Ajouter des backlinks

  Ah, c'est un autre conseil utile qui s'est avéré utile pour moi. Disons que vous avez révisé l’ensemble du document et que la version précédente n’est plus pertinente.

  Que faire du document obsolète? Ne le supprimez pas – il y a de fortes chances que vous ouvriez ce lien car il est déjà enregistré dans l'historique de votre navigateur, ou qu'il est mis en signet par l'un de vos collègues, ou qu'il est lié dans un autre fichier.

  Cependant, ce n'est pas une option de le laisser tel quel. Que faire dans un tel cas? Eh bien, il y a quelques options:

  1. Changer son apparence ; par exemple, donnez une couleur magenta au texte ou appliquez un style barré (ou les deux).
  2. Ajoutez une balise dans le nom de fichier, comme [OLD] ou [Arch].
  3. Ajoutez une explication et lien vers la nouvelle version.

  

  Principes de gestion des accès

  Créer tous les nouveaux documents dans le dossier d'équipe

  Qu'est-ce qui diffère entre un dossier hors ligne et un dossier cloud? Des options de collaboration, bien sûr! Demandez à vos collègues de prendre l'habitude de créer de nouveaux documents dans un dossier d'équipe au lieu de les y déplacer par la suite. Il enregistre simplement les e-mails et les messages texte inutiles.

  Partager des éléments via un outil de partage

  Si vous travaillez dans une fenêtre de navigateur et avez besoin de partager un lien vers un fichier, votre première idée sera de le copier depuis la barre d'adresse

  Mais soyez prudent. Dans de nombreuses applications, vous partagerez ainsi le lien vers votre espace de travail privé mais pas pour la version publique du fichier. Ou partagez simplement un document restreint, sans donner le bon accès. Bien sûr, cela se traduira par des personnes qui attendent votre approbation ou des courriels inutiles que vous devrez traiter un par un.

  

  Prenez l'habitude de partager des fichiers et des documents via leur outil de partage natif . À un moment donné, cela vous sauvera littéralement la vie (ou, du moins, vos vacances.)

  Principes de collaboration

  Cette section est principalement spécifique aux éditeurs de contenu cloud.

  Dites, vous êtes un auteur et vous discutez de certains points avec votre éditeur. Vous avez fait quelques changements et pensez que la discussion est terminée. Dans ce cas, ne résout pas leurs commentaires – répondez simplement TERMINÉ et laissez toujours la personne qui a commencé la conversation la résoudre.

  De cette façon, la personne peut vérifier le résultat final et, si elle est d'accord avec lui, résolvez le problème eux-mêmes. Ou, si c'est vous qui avez lancé la discussion, alors vous serez en mesure d'accepter ou de rejeter les modifications sans relire tout le document, en essayant de repérer les modifications apportées.

  

  Soyez prudent avec les commentaires et suggestions

  Les suggestions et commentaires permettent à un éditeur de suggérer leurs modifications sans modifier le texte original, mais un spectateur ne le fera pas les voir s'ils accèdent au document en lecture seule ou en mode invité.

  Utilisez donc les commentaires et suggestions uniquement pour la collaboration en équipe mais pas pour laisser des annotations régulières dans le document. Dans de tels cas, je préfère laisser mes annotations dans le corps du texte dans différentes polices et couleurs.

  

  Plus de conseils pour un flux de travail productif

  Utilisez des raccourcis

  Ce conseil n'est pas très inattendu, mais je ne peux pas m'empêcher de le répéter. Pour moi, le moyen le plus simple d'apprendre de nouveaux raccourcis est de choisir, disons, un ensemble de trois à la fois, de les utiliser jusqu'à ce qu'il devienne entièrement automatisé pour vous, et alors seulement de choisir une autre portion de trois. N'essayez pas de les englober tous à la fois, c'est beaucoup trop difficile.

  Ainsi, si vous travaillez avec Google Drive, regardez ces cinq plus utiles:

  • Cmd / Ctrl + F pour trouver du texte.
  • Cmd / Ctrl + Alt / Option + h1 / h2 / h3 pour faire la correspondance headings.
  • Cmd / Ctrl + Shift + C pour afficher les statistiques du nombre de mots et de caractères du document et de la pièce sélectionnée.
  • Cmd / Ctrl + Entrez pour un saut de page.
  • Cmd / Ctrl + Shift + X for Style de texte barré.

  Vous pouvez également consulter la liste complète des raccourcis Google Drive .

  Si nous prenons Notion, voici mes préférés:

  • All / (barre oblique) commandes qui créent certains blocs de contenu; / todo est en haut de ma liste.
  • Cmd / Ctrl + A pour sélectionner un bloc où se trouve mon curseur.
  • Utilisation de [[+nomdelapage pour créer un lien vers celle-ci.

  L'équipe Notion fournit également une liste complète de tous les raccourcis Notion .

  C'est ce qui fonctionne le mieux pour mon

  Configurer un dossier de courrier électronique distinct pour les notifications

  Un dossier de courrier électronique distinct vous aidera à éviter d'être submergé par des courriels identiques et de manquer les plus importants. Mais je vous recommande fortement de ne pas désactiver les notifications par e-mail. Que faire alors? Séparez les dossiers avec des règles.

  

  Je laisse des badges de notification mais tous ces e-mails sont automatiquement marqués comme lus. De plus, avec un tel système en place, vous pouvez automatiquement regrouper les e-mails et obtenir un aperçu de ce qui requiert mon attention et des travaux en cours.

  Utilisez une extension de correction grammaticale

  Un outil de correction grammaticale met en évidence vos fautes de frappe et suggère de meilleures façons de formuler vos phrases. Il existe plusieurs produits avec une application de bureau et / ou une extension de navigateur qui fonctionne dans tous les environnements de contenu.

  Une structure de dossier d'actifs de produit avec un modèle

  En ce moment, je travaille sur mon propre démarrage et nous sommes appliquer constamment tous ces principes à nos processus de gestion de fichiers. J'ai simplifié notre structure et créé un dossier par défaut que vous pouvez utiliser et personnaliser:

  Avec ce modèle, vous pouvez facilement reproduire la même structure dans votre application cloud préférée – que ce soit Dropbox, Google Drive, ou à peu près n'importe quoi d'autre. Si vous voulez essayer l'application Notion, commencez par utiliser leurs modèles («Accueil de l'entreprise» ou «Wiki du produit» sont utiles pour les actifs à long terme et «Feuille de route» peut être utilisé comme outil de gestion des tâches) et ajustez-le lors de vos déplacements. If you use a different app, you can look at both structures and create your perfect combined workspace.

  Let’s get the assets organized! And please share your best practices in the comments!

  (cc, vf, yk, il)