Comment nous organisons une réunion engageante entre toutes les mains en équipe distante

De nombreuses entreprises tiennent régulièrement une réunion All Hands. En général, il s'agit d'un rassemblement à l'échelle de l'entreprise pour tous les employés («tous sur le pont») pour entendre les dirigeants de l'organisation et discuter de l'état de l'entreprise.

Chez Buffer, la réunion All Hands est un élément clé de notre communication et culture. Au fur et à mesure que nous grandissons, il est de plus en plus nécessaire d'entendre régulièrement notre PDG et notre équipe de direction et de nous mettre sur la même longueur d'onde sur la stratégie et la direction.

Chaque mois, nous alternons entre une présentation basée sur All Hands et un concept que nous appelons «Town Hall» "C'est comme un All Hands, mais spécifiquement pour Q&A. De cette façon, nous communiquons en équipe au moins une fois par mois.

Mais en tant qu'équipe distante où tout se passe lors d'un appel vidéo, c'est un défi supplémentaire de garder les All Hands rationalisées, engageantes et concentrées.

Chez Buffer, nous refusons d'accepter que notre mensuel All Les réunions de mains doivent être typiques. Chaque fois que nous nous rencontrons, nous essayons d'ajouter un nouvel élément ou une expérience pour garder les choses amusantes, fraîches et surprenantes.

Voici quelques-unes des choses qui ont fonctionné (et quelques-unes qui ne l'ont pas!) Pour nous en ce qui concerne la réunion All Hands. Nous espérons qu'ils pourraient vous donner quelques idées pour rendre votre prochaine All Hands plus mémorable!

La ​​structure et les sections de nos All Hands

Nous réservons généralement une heure et demie pour nos All Hands (et nous allons souvent quelques minutes

En ce qui concerne les haut-parleurs et le contenu, il y a une poignée d'éléments fondamentaux:

• Question brise-glace pendant que nous nous réunissons : Nous partageons une question brise-glace légère et amusante à l'avance, donc les coéquipiers peuvent intervenir et commencer à discuter, en évitant le «silence du zoom». Nous avons également expérimenté avec un coéquipier jouer de la musique pendant cette période de rassemblement!
• Célébrations: Nous donnons le coup d'envoi à toutes les mains avec environ 10 minutes de célébration de tout ce que nous avons accompli depuis la dernière synchronisation. Nous célébrons également les nouvelles maisons des coéquipiers, les nouveaux animaux de compagnie, les fiançailles, les mariages, les bufferversaires et plus encore! Commencer sur une note positive donne le ton et renforce immédiatement l'énergie.
• Mise à jour du PDG : C'est souvent la section la plus importante de la synchronisation, généralement au moins 15 minutes et souvent jusqu'à 30 ou plus. C'est l'occasion pour l'équipe d'entendre ce que pense notre PDG et où va Buffer.
• Faits saillants de la zone: Chaque zone de Buffer dispose de 3 à 5 minutes pour partager quelque chose de nouveau ou de remarquable au sein de son département, ou mettre à jour le équipe complète sur leurs projets ou initiatives.
• Séances / renforcement d'équipe: Nous prendrons souvent au moins 5 à 10 minutes pour des discussions en petits groupes

L'ordre et le déroulement de ces sections dépendent un peu du ton général que nous essayons à réaliser (mises à jour intenses, ou les choses sont-elles légères et plus festives?) et ce qui a fonctionné ou non la dernière fois.

Préparation en coulisses: coordination, planification et mise en pratique

Beaucoup de travail en coulisse se transforme en un événement All Hands sans faille! Voici notre processus.

Nous construisons un agenda collaboratif dans Paper

Des semaines avant chaque All Hands, nous rassemblons des idées et commençons à construire un agenda dans Dropbox Paper .

En tant que showrunner pour la réunion All Hands, je crée un calendrier approximatif et donne des directives sur la durée de chaque section et qui "remet le microphone" à la personne suivante.

Voici un exemple de février:

Étant donné que nous entendons tous les domaines de Buffer lors d'une réunion All Hands, il y a beaucoup de gens impliqués pour rendre l'événement fluide et réussi. Tous les conférenciers utilisent ce document pour planifier leur partie et s'y référer pendant l'événement.

Nous essayons d'envoyer ce document aux présentateurs au moins deux semaines avant All Hands, afin qu'ils connaissent le flux général et ce dont nous avons besoin d'eux. . Nous demandons également à un coéquipier différent à chaque fois d'être notre hôte et maître de cérémonie, donc ce document devient un «script» lâche pour eux à utiliser.

Nous organisons une course d'essai Zoom

Zoom est l'endroit où nous nous rencontrons pour toutes les mains – il est également pratique pour enregistrer l'événement pour quiconque aurait pu le manquer et pour référence ultérieure.

Nous organiserons également souvent une présentation avant le spectacle pour quiconque partagera un écran. ou parler pendant toutes les mains. L'événement a beaucoup de pièces en mouvement, il est donc utile de faire un court essai où chacun teste son wifi, son partage d'écran et tous les fichiers audio ou vidéo qu'il pourrait lire.

Cette séance d'entraînement donne également aux présentateurs une date limite anticipée pour avoir une idée de ce qu'ils vont partager, ce qui crée une expérience beaucoup plus fluide dans l'ensemble.

Nous coordonnons en temps réel via Slack

Nous utilisons également Slack pour coordonner les choses en coulisse lors de la réunion All Hands Notre coulisse Slack en coulisse # all-hands -logistique nous maintient sur la même longueur d'onde et nous pouvons discuter de la façon dont les All Hands se déroulent en temps réel, si nous devons accélérer pour respecter le calendrier et aussi pour célébrer une réunion bien faite.

Ajout d'un engagement supplémentaire dans All Hands

Nous voulons que chaque coéquipier quitte chaque All Hands avec un sens accru de l'objectif et une meilleure compréhension de ce qui se passe autour de Buffer. Nous voulons également qu'ils s'amusent un peu!

Les humains ont une durée d'attention limitée – c'est pourquoi Les conférences TED ne durent jamais plus de 18 minutes . Donc, pour briser le flux d'informations qui arrivent pendant la All Hands, voici quelques-uns des éléments supplémentaires que nous ajoutons pour plus d'engagement et de dimension.

Pensez multimédia

Plus récemment, nous avons défié nos dirigeants et nos présentateurs programmés d'aller au-delà de ce qui pourrait être partagé dans une note écrite à l'équipe et de penser plus multimédia. Nous nous sommes retrouvés avec un mélange créatif de démos de produits, de projets spéciaux et de mises à jour préenregistrées de coéquipiers de Buffer. Cela nous a donné de nouvelles voix et un contenu beaucoup plus engageant.

Méditez ou étirez-vous ensemble

Une activité qui est devenue un incontournable pour nos All Hands est une petite pause entre des sections plus lourdes pour la méditation ou des étirements doux. Nous avons la chance d'avoir des coéquipiers très talentueux et généreux à la tête de ces derniers. Voici un exemple récent de Dave:

Nous gardons chaque pause à une brève 3-5 minutes et le trouvons vraiment utile pour reconstituer l'énergie et la concentration.

Apprenez quelque chose de nouveau avec Lightning Talks

Un discours éclair est une très courte présentation qui ne dure que quelques minutes, et nous avons trouvé qu'ils étaient un excellent moyen d'apprendre des coéquipiers de Buffer! Nous avons eu des discussions éclair de 3 minutes sur:

• conseils de productivité
• comment parler aux journalistes
• discutant de l'histoire d'un projet parallèle
• décision de journalisation
• rédaction et positionnement
• et plus !

Certains d'entre eux concernent le travail chez Buffer, et d'autres non. Quoi qu'il en soit, ils sont une excellente occasion pour les coéquipiers de partager leurs intérêts et de s'exprimer en public.

Lancez la conversation de groupe

Dans un appel Zoom en grand groupe, il est généralement recommandé de vous mettre en sourdine à moins que vous ne parliez. Mais nous voulons toujours encourager les commentaires, les questions et les applaudissements virtuels!

Donc, nous laissons la fonction de chat dans toutes les mains, et les emojis, les questions et les encouragements volent certainement!

Une fonctionnalité supplémentaire est que le chat est exporté après la réunion et inclus lorsque la réunion est enregistrée, de sorte que ceux qui regardent plus tard peuvent toujours ressentir le commentaire en direct.

Éclatez-vous pour des sessions de discussion plus petites

Étant donné que notre équipe est répartie dans de nombreuses villes et fuseaux horaires, nous prévoyons parfois du temps pour des petits groupes afin d'aider les gens à rester et à rester connectés.

Parfois, les groupes de discussion discuteront de sujets relatifs aux mises à jour partagées entre toutes les mains ou sur un élément connexe se produisant dans le monde ou l'entreprise. Parfois, c'est un peu plus libre!

Nous trouvons que les groupes de 3 à 5 coéquipiers sont idéaux pour les extravertis et les introvertis. Nous fournissons des questions de démarrage de conversation afin que chaque groupe ait quelques invites si la conversation ne se déroule pas (mais en général, nous trouvons celles-ci énergisantes et engageantes!)

En utilisant les salles de discussion de Zoom, nous pouvons contrôler le nombre de personnes par pièce ( qui montrera combien de groupes il y a au total.)

Sondez l'équipe

Une autre façon amusante et interactive de diviser des sections plus longues d'orateurs ou de présentations est de faire quelques sondages. Le zoom rend cela très simple, même en vous permettant de préparer vos questions à l'avance.

Nous avons utilisé des sondages pour obtenir des commentaires utiles, par exemple sur la façon dont nous pouvons améliorer notre processus d'appel de paire : [19659059] Cela peut aussi être juste pour le plaisir. Une activité que nous appelons «ceci ou cela?» demande à ses coéquipiers une série de questions où ils choisissent entre deux options – "Apple ou PC?" "Café ou thé?" "Plage ou montagnes?"

Nous avons donné aux gens 15 à 20 secondes pour répondre à chacun, avons partagé les résultats et sommes passés à la question suivante. C'était instructif de voir que, dans la plupart des cas, notre équipe était divisée de manière assez uniforme.

C'est à vous

Avez-vous participé à une réunion All Hands? En avez-vous déjà planifié un? Qu'avez-vous trouvé qui fonctionne ou ne fonctionne pas pour créer un événement engageant? Partagez vos suggestions dans les commentaires; nous aimerions essayer vos idées!

Écrit à l'origine 4 mai 2020 . Dernière mise à jour le 22 avril 2020