Comment nous nous organisons au Buffer

Vous préférez écouter? Voici la version audio de ce post:

L'une des plus grandes questions qui se pose lorsqu'on explore comment travailler en équipe à distance est une question d'opérations:

Comment tout ces gens, dans tous ces endroits, restent organisés et productifs

Puisque Buffer est l'une de ces équipes complètement distantes nous avons la chance d'essayer beaucoup de différentes stratégies et outils . Notre conclusion: Il est tout à fait possible d'être aussi organisé et productif (sinon plus) quand nous travaillons à distance.

L'un de nos outils préférés pour la gestion de projet, les objectifs et l'organisation est Trello un outil de planification visuel avec un grand nombre d'utilisations flexibles pour notre équipe.

Nous aimerions partager comment nous utilisons Trello pour rester organisé dans notre équipe, et nous espérons que nos exemples pourraient vous être utiles dans votre travail – si vous trempez vos orteils dans le travail sans bureau ou si vous cherchez simplement des façons de stimuler votre productivité personnelle et votre propreté. Nous espérons que ces planches vous inspireront.

La liste ci-dessous des cartes Trello est celle que nous utilisons activement au Buffer dans différentes équipes. Lorsque cela est possible, nous avons mis en place des liens vers des versions transparentes du tableau (certains tableaux restent confidentiels car ils contiennent des commentaires ou des informations sur les membres de l'équipe).

N'hésitez pas à copier les idées que vous aimeriez voir dans les descriptions des forums ci-dessous. Il y a aussi une grande liste de modèles à page d'inspiration de Trello ; nous avons emprunté beaucoup d'idées à partir de là!

Obtenez plus d'inspiration du conseil de Trello →

1. Feuille de route du produit tampon

Feuille de route publique pour ce que nous réfléchissons, ce que nous construisons et ce que nous avons expédié

Voir ce tableau →

Nous avons créé ce forum afin d'avoir une place publique pour les clients et les membres de la communauté afin de suivre la progression de nous construisons dans le produit Buffer. Le tableau est visible pour tous, et nous permettons aux gens de commenter toutes les cartes. Lorsque nous allumons un nouveau produit ou mettons les utilisateurs au courant de ce qui se passe, nous lions souvent ce forum à partir des bulletins d'information par courriel.

Les cartes se déplacent de gauche à droite, de liste en liste,

1. Potentiel (recherche de rétroaction)
2. Suivant Haut
3. En cours
4. Terminé
5. Pour le moment

Voici quelques détails particuliers sur le fonctionnement de cette carte:

• Nous avons activé l'option Voting -pour que les gens puissent voter les idées qu'ils aiment. Cela nous fournit de bons signaux sur ce que la communauté aimerait voir ensuite.
• Nous utilisons des étiquettes pour faire la différence entre différents produits, plans et médiums. Nous avons donc des étiquettes pour Buffer Publish (le produit tampon principal), Reply, Analyze; des étiquettes pour nos plans payants et gratuits; et une étiquette pour nos applications mobiles.
• Une nouvelle liste que nous avons récemment ajoutée est "Laissant ça pour l'instant" (c'est à l'extrême droite du tableau). Nous avons ressenti le besoin de capturer des idées que nous aimions (ou que la communauté aimait) mais qui ne cadraient tout simplement pas avec la vision que nous avions du produit Buffer. Il est possible que les idées passent de «Potentiel» à «Laissant» ou que nous ajoutions des cartes directement à «Laissant», sachant que notre communauté serait intéressée de voir que nous l'avons déjà considéré. Pour les cartes de cette liste, nous ajouterons une description de la raison pour laquelle nous ne poursuivons pas la fonctionnalité.

2. Répondre à la feuille de route du produit

Une feuille de route publique pour suivre ce que nous sommes en train de construire pour notre produit d'engagement sur les réseaux sociaux, Reply

Voir ce tableau →

Répondre fait partie de notre réseau social multi-produits et il existait à l'origine en tant que produit distinct ( nous avons acquis Respondly en 2015). En tant que tel, Reply a conservé une feuille de route Trello distincte, où il suit les fonctionnalités qu'il construit pour l'engagement des médias sociaux et le service client social. Comme la feuille de route du produit Buffer, le forum de Reply est public et entièrement transparent. Nous accueillons les commentaires et les plafonds!

Des choses uniques à propos de ce tableau:

• Notre chef de produit, Tyler Wanlass, a conçu des images à utiliser comme pièces jointes sur la première carte de chaque colonne. Nous pensons que cela donne à la carte un aspect et une convivialité sur la marque!
• Comme pour notre feuille de route Buffer, la feuille de route Reply tire parti du module Trello Add-on pour voter afin que la communauté puisse valoriser les fonctionnalités préférées. L'étiquette principale que nous utilisons sur ce forum est l'étiquette violette pour les rapports. Toutes les caractéristiques non marquées concernent le côté d'engagement du produit orienté client.

3. Forum de rédaction de blog ouvert

Comment nous suivons ce que nous écrivons pour ce blog. Contient un processus éditorial complet et un calendrier de contenu

Voir ce tableau →

Le blog que vous êtes en train de lire – notre blog Buffer Open – tire son contenu de ce forum Trello. Si vous plisser les yeux, vous pouvez voir ce poste très blog en haut de la liste "En cours". Nous utilisons ce forum pour organiser tout le contenu du blog Open et pour organiser l'ensemble de notre processus éditorial, de l'idée à la rédaction en passant par l'édition.

Chaque carte représente un article ou une idée de blog unique. à droite, de liste à liste, jusqu'à ce qu'ils soient publiés

1. Idées de contenu
2. Pipeline
3. En cours
4. Prêt à publier
5. Posté

Après ces listes, nous en avons ajouté quelques-unes des listes supplémentaires pour capturer divers contenus de marketing:

1. A mettre à jour
2. Contenu à relancer
3. Grande liste d'idées de contenu

Notre liste "A besoin d'être mis à jour" contient une fiche pour chaque article Ce contenu est obsolète, inexact ou bogué.

Notre liste «Contenu à relancer» est une série de cartes de contenu existant que nous aimerions rafraîchir et refaire la surface pour les lecteurs de notre blogue. Cela fait suite à la stratégie de marketing de contenu «optimisation historique»

Notre «grande liste d'idées de contenu» est un report des années passées des comités de rédaction de blog Open. C'est une liste historique de toutes les idées que nous avons déjà considérées. L'autre liste "Idées de contenu" sur ce forum est pour des idées plus fraîches qui ont jailli au cours des derniers mois.

4. Tableau de rédaction de blog social

Notre source de référence pour la planification éditoriale et le calendrier de contenu de notre blog de marketing sur les médias sociaux

Voir ce tableau →

Comme notre blog Open, nous avons aussi un tableau d'affichage Trello pour notre planning éditorial et contenu de le blog Social, notre blog sur les médias sociaux et les petites entreprises . Ce forum a les mêmes caractéristiques que notre forum pour le blog Open, et il est entièrement public afin que les gens puissent voir ce sur quoi nous travaillons et suggérer de nouvelles idées qu'ils voudraient que nous couvrions.

Le comité de rédaction de blog social diffère de deux façons de notre comité de rédaction Open. Voici comment les cartes se déplacent sur le tableau du blog social:

• Idées de contenu
• Pipeline (prêt à être écrit)
• En cours
• Édition
• Prêt à être expédié (set date set)

Une fois qu'une idée a été ajoutée au pipeline, nous mettons également à jour la description de la carte selon un modèle cohérent qui contient une description de la publication, des mots clés ciblés, des personnages, du sujet, etc.

En plus des listes ci-dessus, nous avons aussi des listes pour:

• Contenu à Relancer – Cela fonctionne de la même manière que la liste de relance sur le forum du blog Open
• Mises à jour nécessaires – Encore, c'est la même chose comme étant ouvert
• Contenu demandé par l'utilisateur – Cette liste contient des idées de notre communauté, recueillies à partir des médias sociaux ou des commentaires ou de la boîte de réception du service clientèle.

5. Les objectifs de l'équipe

Nos équipes collaboratives («équipes») utilisent ce forum pour organiser et communiquer leurs projets pour les semaines à venir

Nous organisons notre équipe marketing en deux équipes, chacune concentrée sur une partie de l'entonnoir que le marketing possède pour Buffer: la sensibilisation et l'acquisition. Les escouades sont simplement des équipes avec des objectifs communs. Le but de notre Brand Squad est de faire connaître Buffer. Le but d'Acquire Squad est d'obtenir de nouveaux utilisateurs de Buffer.

Chaque équipe a la possibilité de s'organiser comme elle l'entend. Les deux équipes ont adopté un tableau Trello d'apparence similaire pour suivre et communiquer les projets en cours. La capture d'écran ci-dessus provient de la marque Squad, qui se concentre sur nos efforts de sensibilisation. (L'arrière-plan de l'avocat est un clin d'œil à une application Slack préférée pour le team-building que nous utilisons appelée HeyTaco.)

Dans la première colonne est une liste statique des programmes actuellement en cours. Cette liste comprend des cartes pour des choses comme notre communauté Slack, notre marketing sur les médias sociaux, notre podcast, etc. Nous mettons à jour ces commentaires avec des commentaires et des idées.

Les cartes restantes représentent des projets et expériences que nous aimerions essayer. Ces cartes se déplacent dans le tableau de Trello dans cet ordre:

• Idées
• Valider
• Pipeline
• En cours
• Terminé
• Archives (bonnes idées que nous n'avons pas fait maintenant mais que nous voulons retenir pour l'avenir)

Au stade de validation, nous attribuons à chaque carte un score ICE qui mesure l'impact potentiel, notre confiance dans son succès et la facilité avec laquelle nous pouvons l'essayer. [19659012] 6. Machine de croissance

Un modèle de Trello pour exécuter des expériences de croissance, une La méthode de croissance de Brian Balfour

Au cours des derniers mois, nous avons légèrement modifié notre structure d'équipe de marketing. Ce tableau est une relique de notre itération précédente. Nous avons séparé deux à trois coéquipiers dans une équipe à court terme pour travailler sur une mesure particulière dans notre entonnoir de marketing (dans ce cas: baratte).

La petite équipe a suivi la machine de croissance Brian Balfour qui identifie une mesure clé, réfléchissez à une liste d'expériences que vous pouvez exécuter pour déplacer l'aiguille, exécutez ces expériences, analysez et répétez. Notre conseil Trello a été capable de comprendre toutes ces étapes:

• À propos de – Nous nous sommes connectés à nos documents de planification et nos tableaux de bord de données et nous avons ajouté une capture d'écran de notre objectif numérique et de nos progrès. dans un document papier séparé
• Doing – Expériences en cours
• Terminé – Terminé
• Analyse – Après la fin d'une expérience, nous l'analysons pour voir si elle a été un succès ou non
• Histoire – Tous analysés les expériences vont à la liste de l'Histoire, avec des recommandations et des recommandations.

Notre modèle de Trello est basé sur le modèle de Trello de Rob Sobers pour le piratage de croissance . (Nous ne nous identifions pas à 100% au «piratage de la croissance», mais le modèle s'est avéré utile!)

7. Keep / Start / Stop

Un tableau de Trello pour rétrospectives et réflexions

Chez Buffer, nous travaillons en cycles de six semaines avec deux semaines entre chaque cycle pour faire une pause, réfléchir et planifier à l'avance. Une des traditions que nous avons commencé est de faire une rétrospective régulière chaque pause de deux semaines, en regardant le cycle précédent et en regardant vers l'avant.

Nous utilisons un processus Keep, Start, Stop ] (également connu sous le nom de Start, Stop, Continue)

• Keep – Que voulons-nous continuer à faire?
• Start – Que voulons-nous commencer à faire que nous n'avons pas fait?
• Stop – Qu'est-ce que nous voulons arrêter de faire ce que nous avons fait?

Chaque question a sa propre liste sur ce forum, et nous ajoutons une liste de bonus pour les idées que nous ne savons pas où mettre. L'équipe est encouragée à ajouter à cette liste dans la semaine précédant l'appel rétrospectif. Ensuite, pendant l'appel, nous passons en revue chaque carte de la liste pour en discuter.

8. Gestion de projet d'ingénierie

Tableau de planification pour la gestion de projet et l'établissement de priorités

Nous avons récemment recruté un ingénieur marketing pour aider à divers projets de marketing dont nous rêvions depuis longtemps. Nous ne manquons pas d'idées! Pour cette raison, un processus de conseil Trello lisse a été essentiel pour nous garder organisés

Nous avons basé notre conseil sur ce modèle de Trello pour Agile et nous l'avons légèrement modifié. Voici comment cela fonctionne:

• Tout coéquipier marketing est encouragé à ajouter une carte à la liste Idées / Discussion. (Cette liste est la sixième liste sur le tableau de sorte qu'elle n'encombre pas le flux de travail de notre ingénieur.)
• Une fois qu'une idée a été entièrement étoffée et acceptée, elle passe à la liste Backlog.
• , Je commande les cartes dans la priorité que nous aimerions travailler dessus
• Ensuite, notre ingénieur attrape la carte du dessus quand elle est prête et la passe dans le reste du tableau: En cours> QA> Bloqué (j'espère pas) > Fait

9. OKRs et établissement d'objectifs

J'utilise ce tableau pour suivre mes OKRs à Buffer et pour fixer des objectifs

Voir ce tableau →

Les OKR représentent les objectifs et les résultats clés. Nous avons utilisé cette méthode de définition des objectifs pendant un certain temps chez Buffer, et j'ai trouvé que Trello était un assistant pratique pour suivre mes progrès. J'utilise toujours une variante de ce tableau pour l'établissement d'objectifs et la reddition de comptes.

Voici comment fonctionne le forum:

• Il y a une liste pour chaque objectif que je fixe, et une carte pour chaque résultat clé dans cet objectif. 19659018] Selon le but, je peux ajouter une liste de contrôle ou une date d'échéance ou une capture d'écran à la carte pour montrer mes progrès.
• Lorsque les objectifs sont atteints, ils passent à la liste Terminé. trimestre ou cycle, j'ajoute une nouvelle liste à la fin de ce tableau et déplace tous mes résultats clés dans cette liste. Pour la postérité!

J'ai écrit plus longuement sur ce tableau OKR Trello au cas où vous seriez intéressé d'entrer dans les détails de Nitty Gritty.

10. Gestion des personnes

Un conseil Trello pour m'aider à rester organisé et connecté avec les personnes que je gère

Voir ce tableau →

Ce tableau est ma façon de suivre les dates importantes, les notes, les chroniques de carrière et bien plus encore pour chacun des les gens que je gère. Auparavant, je comptais sur un ensemble d'outils et de docs harcelés. Ce tableau a aidé à organiser et simplifier les choses grandement.

C'est un tableau assez simple, avec une liste pour chaque coéquipier. (J'ai changé les images et les informations dans la capture d'écran ci-dessus afin de garder les choses anonymes.) Chaque liste contient les cartes suivantes:

• About – Ici, j'écris des choses comme adresse, famille, bio, et sites Web, et je Gardez des notes sur les préférences de chaque coéquipier et nos conversations 1: 1
• Croissance de carrière – Je vois combien de fois nous parlons de carrières et de ce dont nous avons parlé
• Anniversaire – J'utilise une date pour me rappeler des anniversaires.
• Anniversaire de travail – Comme ci-dessus

–

À vous de choisir

• Quelles sont vos cartes Trello préférées et vos cas d'utilisation?
• Quels autres outils trouvez-vous particulièrement utiles pour rester productif et organisé?

J'aimerais avoir de vos nouvelles dans les commentaires de cet article ou sur Twitter @buffer .

Source link