Comment nous avons rendu notre Meetup hybride inclusif

Début septembre, notre équipe a programmé et organisé notre première rencontre en personne à Lisbonne, au Portugal. Le plan initial était de se réunir en personne et de passer une semaine ensemble, à mieux se connaître et à investir du temps pour renforcer notre équipe. Cependant, pour diverses raisons, du congé familial à la santé, seule la moitié de notre équipe a pu y assister en personne.

Je suis le responsable de l’ingénierie pour l’équipe Core Foundations chez Buffer, et nous construisons et maintenons les éléments de base pour l’accès, la planification et la publication sur vos canaux sociaux pour notre application Web. Vous aimez pouvoir programmer des bobines Instagram ? Nous avons construit ça ! Embarquer avec notre nouvelle chaîne TikTok ? C’est aussi sur nous. Heureux que votre compte soit protégé des imposteurs ? Nous faisons ça ! Nous sommes une équipe de huit personnes, dont cinq ingénieurs (Arek, Dace, Heather, José, Mick), le chef de produit (Amanda) et notre designer (Sofia), et nous sommes situés en Europe et aux États-Unis. Plus de la moitié de notre équipe s’est jointe depuis que nous avons dû interrompre notre retraites annuelles en 2020, ce qui signifie que la plupart d’entre nous ne s’étaient jamais rencontrés en personne. Bien que nous croyions fermement que nous pouvons bien faire notre travail à distance, nous comprenons qu’il y a encore beaucoup à gagner à se rencontrer en personne et à nouer naturellement des liens plus forts.

Amanda (notre PM) et moi étions responsables de l’organisation et de la facilitation de la rencontre. Compte tenu du temps de déplacement, il nous restait trois jours de temps d’équipe. Nous avons consacré une journée à faire du tourisme et deux jours à organiser des sessions d’équipe hybrides qui impliquaient la participation de tout le monde. J’ai une expérience significative dans la conception et l’animation d’ateliers pour des équipes en tant que Coach agile, sur lequel je me suis appuyé lors de la planification de celui-ci. La principale différence est que tous mes ateliers précédents ont été entièrement en personne ou entièrement à distance. J’ai également travaillé avec des équipes réparties dans le monde entier dans une organisation qui avait un siège social colocalisé et des bureaux satellites plus petits ou des travailleurs à distance. Ici, j’ai appris les expériences que les personnes basées à l’extérieur du siège ont vécues lors de réunions avec les personnes colocalisées – elles se sentaient généralement exclues. En tant que personne passionnée par l’inclusivité, j’ai pris ces commentaires au sérieux et j’ai fait de mon mieux pour rendre tous les environnements sur lesquels j’ai une influence aussi inclusifs que possible. Dans le passé, j’imposais des ateliers en personne et rejetais les options hybrides comme étant trop difficiles. Comme ce n’est plus une option, j’ai dû apprendre !

Pourquoi des meetups hybrides ?

Les lieux de travail hybrides (une combinaison de lieux de travail distants et colocalisés) sont devenus la nouvelle norme alors que les entreprises se transforment des conditions de travail à distance nécessaires de la pandémie. Avec plus de 85 % des employés déclarent que c’est leur mode de travail préféré et pas de baisse de productivité, il semble peu probable que cela change. Cette flexibilité a conduit les employés à travailler de n’importe où, ce qui entraîne des différences de fuseau horaire. De plus, les voyages d’affaires ont est resté inférieur à dans période pré-pandémique, les entreprises souhaitant continuer à capitaliser sur les avantages environnementaux et financiers réalisés pendant la pandémie et l’essor des outils de collaboration à distance, et les préférences de voyage personnelles des gens changeant. Les réunions et les ateliers sont toujours des forums précieux pour une collaboration opportune, et nous devons donc maintenant réfléchir à la façon dont nous pouvons les rendre efficaces lorsque nous ne pouvons pas avoir tout le monde présent en personne – nous devons réfléchir, comment faire cet hybride ?

Ce que j’ai appris sur la facilitation hybride

1. Concevez l’agenda et organisez-le pour ceux qui trouveront la collaboration la plus difficile.

Lorsque vous avez des personnes colocalisées et distantes qui participent à une réunion ou à un atelier, c’est plus difficile pour quiconque est distant. Même notre équipe, qui a l’habitude de travailler à distance, a naturellement choisi par défaut de se concentrer et de parler aux personnes présentes dans la salle. Par conséquent, il est essentiel d’être intentionnel dans la conception des ateliers pour qu’ils soient inclusifs et d’en communiquer l’importance à tous les participants.

Certaines mesures que j’ai prises étaient:

• Soulignez la situation et insistez sur l’importance de veiller à ce que notre membre de l’équipe à distance se sente inclus et capable d’être entendu.
• Créez un sentiment de sécurité psychologique en établissant des règles de base dès le début, notamment :
• Ayez un « mot de sécurité » à dire si vous avez l’impression que les discussions déraillent ; le nôtre était ananas.
• Tout le monde peut faire une pause sans avoir à demander la permission.
• Demandez à tout le monde d’être entièrement présent (pas de téléphone ou de Slack ouvert) ou d’être franc avec d’autres engagements qui les obligeraient à être autrement.
• En tant que facilitateur, gardez une trace de la fréquence à laquelle les participants à distance parlent et demandez-leur régulièrement directement leur avis – c’est aussi une bonne idée de clarifier cette intention dès le début afin que tout le monde soit conscient de la situation et ne soit pas pris au dépourvu .
• Utiliser le premier jour pour faire des activités qui nous ont aidés à mieux connaître les personnalités de chacun, car nous ne pouvions pas compter sur les dîners sociaux, etc., pour le faire.
• Tout le monde rejoint individuellement les appels Zoom plutôt que de faire en sorte que notre groupe colocalisé en rejoigne un.
• Utilisez des outils en ligne – plus à venir plus tard !

2. L’enregistrement des sessions/conversations permettait à toute personne absente de contribuer de manière asynchrone.

Nous avions cinq personnes en personne à Lisbonne, deux à New York et une en Irlande – cela signifiait que trois personnes se joignaient à distance, et nous étions répartis sur deux fuseaux horaires différents avec une différence de cinq heures.

Nous voulions respecter les horaires de travail de chacun, c’est-à-dire ne pas forcer tout le monde à NY à commencer à 5h du matin ou tout le monde en Europe à rester jusqu’à 22h. Nous avons donc divisé les journées en deux blocs – 10h-13h CEST et 14h-18h CEST/9h-13h CEST. Cela correspondait bien aux heures de repas standard et a permis à nos coéquipiers américains de se connecter pour une deuxième session complète. Pour leur permettre de participer au contenu dont nous avons discuté lors de la première session, nous les avons enregistrés via Zoom et leur avons demandé de participer plus tard en le regardant et en enregistrant leur propre réponse, que nous pourrions regarder plus tard. Parce qu’ils étaient dans le même fuseau horaire, je leur ai demandé de faire les activités ensemble, ce qui en a fait une session mi-asynchrone/mi-synchrone plus collaborative.

3. Optimisez vos outils en ligne

Nous utilisons Zoom comme outil de visioconférence standard et Loom pour les messages courts. L’utilisation d’un tableau blanc numérique simplifie la collaboration et la prise de notes – nous utilisons Miró pour faire tous nos brainstormings numériques, et je l’adore pour ses modèles, sa facilité d’utilisation et le large éventail de fonctionnalités.

Bien que l’utilisation de stickies physiques et de tableaux blancs soit beaucoup plus facile pour les personnes présentes en personne, c’était beaucoup plus facile car a) tout le monde pouvait contribuer facilement de manière indépendante (pas besoin d’écrire des choses pour les contributeurs distants) et b) il n’était pas nécessaire de prenez des photos et numérisez-les plus tard !

Pré-préparer tout dans le tableau Miro (plus quelques options supplémentaires) a facilité la collaboration entre Amanda et moi, et je me sentais plus confiant sur la façon de tout faciliter le jour

4. En utilisant nos propres appareils, organisez les réunions sur un terrain plat

Tout le monde a utilisé ses propres ordinateurs portables et caméras et a rejoint l’appel Zoom ; même ceux qui se rencontraient en personne donnaient l’impression d’être moins « moi et eux » pour quiconque se joignait à distance. La façon dont nous l’avons fait consistait à demander à une personne de laisser le microphone et les haut-parleurs de son ordinateur portable allumés pendant que tous les autres étaient en sourdine. Les animateurs de session ont partagé leur écran via Zoom pour les présentations et les discussions, et pendant les activités, chacun a travaillé sur le tableau Miro via son propre navigateur.
Bien que les personnes présentes dans la salle aient tendance à se faire face lorsqu’elles parlent, un coéquipier à distance (Mick) a également mentionné que cela facilitait la compréhension des conversations lorsque l’audio n’était pas clair !

Il est plus facile pour les personnes présentes en personne de contribuer à des conversations verbales – en demandant directement leur avis à des participants distants, ils en ont l’opportunité.

Les micros de nos ordinateurs portables captent bien le son, mais pas très bien. La prochaine fois, j’apporterai un microphone et un haut-parleur de conférence ! De plus, le micro / les haut-parleurs / la vidéo de notre ordinateur portable n’étaient pas synchronisés, ce qui n’était pas terrible, mais rendait parfois les conversations décousues.

À vous

La facilitation hybride est plus difficile que la facilitation en personne, ou même à distance, mais pas impossible ! Avec une certaine intention et une communication claire avec toutes les personnes impliquées, vous pouvez toujours organiser des ateliers et des réunions d’équipe efficaces. Cependant, ce ne sera pas la même chose qu’une rencontre entièrement en personne, et il n’est pas juste pour les organisateurs ou l’équipe de prétendre le contraire. Il y aura toujours des éléments manquants pour toute personne se joignant à distance pour une rencontre comme la nôtre – nous ne pouvons pas enregistrer toutes les interactions et conversations qui se produisent et ils manquent donc ces conversations naturelles.

De plus, tous les apprentissages que vous obtenez en voyant des gens en personne et leur langage corporel que Zoom appelle ne fournissent tout simplement pas. La principale chose à retenir est qu’il est toujours utile d’inclure tout le monde, et avec un peu de considération, cela peut apporter beaucoup de valeur à votre équipe.

Nous aimerions connaître votre expérience avec les meetups hybrides ! Envoyez-nous un tweet ou rejoignez notre communauté.