Comment nous accueillons les nouveaux coéquipiers

En tant qu'entreprise en constante évolution, Buffer a partagé beaucoup de nos succès et échecs en cours de route – et nous considérons chacun de ces hauts et de bas comme des chances d'apprendre et de grandir.

Le domaine que nous avons profondément expérimenté au cours de l'année dernière a été intégré – comment nous embarquons de nouveaux coéquipiers.

Dans ce domaine en particulier, nous avons eu des défis uniques et beaucoup de leçons. Voici un aperçu de la façon dont nous avons fait évoluer le processus d'intégration des coéquipiers chez Buffer.

L'histoire – et la fin – du camp d'entraînement

Pendant de nombreuses années, nous avons opéré avec un [bootcamp] de 45 jours pour les nouvelles embauches. De nouveaux coéquipiers sont venus en tant que sous-traitants et nous n'avons pas offert nos avantages standard, ni inclus ces «campeurs de démarrage» dans nos retraites, jusqu'à ce qu'ils aient passé leur période probatoire.

Bien que la période de bootcamp ait été conçue avec de bonnes intentions – pour donner les deux parties ont la possibilité de s'évaluer mutuellement et de s'assurer qu'elles correspondent bien – au fil du temps, elles ont commencé à se sentir à divers niveaux.

Il était stressant pour les nouveaux coéquipiers de se sentir sous le microscope, et ce n'était pas le cas. 't ce que nous voulions que le voyage Buffer se sentir. Et cela a également présenté à nos nouveaux coéquipiers et à notre équipe administrative des obstacles et des documents supplémentaires.

Nous avons donc supprimé la période de 45 jours de bootcamp – mais comme tout ce qui est profondément ancré dans une culture d'entreprise, il a fallu de nombreux mois et des efforts spécifiques pour éliminer la mentalité du bootcamp de l'équipe.

Un autre élément moins qu'idéal de notre expérience d'intégration à cette époque était que chaque équipe embauchait et intégrait ses propres nouveaux coéquipiers, ce qui signifiait que de nouvelles personnes n'étaient pas toujours recevoir les mêmes informations. Les avantages, les processus et même les normes culturelles étaient tous communiqués de différentes manières.

Nous avions besoin d'une refonte et d'une voie unifiée vers l'avant.

Unifier notre processus d'intégration

Il était temps pour notre équipe de personnes de prendre les rênes . Lorsque nous avons commencé à tout rassembler, nous avons réalisé combien d'informations il y avait à partager – en particulier dans un environnement éloigné où vous n'êtes pas assis directement en face de la nouvelle personne.

Voici quelques-uns des éléments que nous avons documentés et propriétaires assignés:

• De quel équipement les nouveaux employés auront-ils besoin? Comment l'obtiendront-ils?
• Comment les nouveaux employés obtiendront-ils les connexions pour tous les outils nécessaires? Où allons-nous suivre cette information?
• Comment communiquons-nous les attentes? Où documentons-nous toutes les normes culturelles partagées?
• Comment les nouveaux employés organiseront-ils et participeront-ils aux réunions le premier jour?

Nous mettons les éléments dans des listes: listes de contrôle, tableaux Trello, Google Sheets et plus encore!

Voici un première version de la façon dont nous avons organisé toutes ces pièces:

Surmonter la surcharge d'informations

Il ne s'agit pas toujours de partager ce que les gens doivent savoir – il est tout aussi important de choisir le bon moment. [19659002] L'intégration à distance en particulier est une chronologie délicate des tâches et des synchronisations pour transmettre toutes les informations appropriées.

Lors de notre première tentative, nous avons simplement submergé les nouveaux coéquipiers en leur donnant un géant vidage d'informations, trop tôt et de manière non organisée. .

Pour corriger, nous avons réessayé et cette fois, nous avons divisé les informations en une série de communications et de documents:

• E-mails de pré-démarrage: Un total de 5 e-mails chronométrés, parcourant:
  • un accueil extatique!
  • collecte d'informations de base
  • introduction aux managers et copains
  • un aperçu des outils à distance que nous utilisons
  • à quoi s'attendre le premier jour
• Un formulaire d'intégration où nous demandons: nom, adresse, coordonnées, informations sur la paie, besoins en ordinateur portable, tailles de T-shirts et plus encore
• Un document central d'intégration où nous stockons tous les liens importants et une journée Liste de contrôle des tâches et des ressources pour chaque nouvelle embauche pour établir une base solide sur l'équipe.

Cette version fonctionne beaucoup mieux! C'est celle sur laquelle nous continuons d'itérer aujourd'hui.

Nous avons récemment expérimenté une campagne de goutte à goutte par e-mail qui envoyait des «tâches» d'intégration quotidiennes.

Alors que les gens aimaient le rappel dans leur boîte de réception chaque matin pendant les premières semaines , il est finalement devenu un bruit blanc. Maintenant, nous demandons uniquement aux gens de parcourir leur document et de demander à leurs amis de suivre les tâches clés.

Rencontrez notre équipe de rêve d'intégration

Selon la demande d'embauche d'une entreprise et la taille de l'équipe, l'équipe People pourrait être en mesure de pour gérer toutes les communications directes et les tâches d'intégration, mais le devraient-ils?

Nous pensons que nos coéquipiers actuels sont notre plus grand atout pour aider les nouveaux venus dans l'équipe: ils ont été novices auparavant, ils sont excités et la recherche d'opportunités à partager, et le processus offre une opportunité pour le leadership des serviteurs dans toute l'entreprise.

Nous comptons maintenant sur trois personnes clés pour recruter de nouveaux coéquipiers: le responsable du recrutement et deux copains.

Gestionnaire d'embauche: Cette personne est généralement le superviseur direct de la nouvelle recrue. Ils aident à sélectionner le copain de rôle et à coordonner la feuille de route des objectifs de 30, 60 et 90 jours. Le gestionnaire donne également des commentaires et reste en contact avec les copains pour transmettre toute information vitale ou correction à la nouvelle embauche.

Copain de rôle: Cette personne est généralement un pair travaillant dans la même équipe que la nouvelle recrue ou un rôle comparable ailleurs dans l'entreprise. Selon le degré de collaboration du copain de rôle et du nouvel embauché, ils parleront une ou deux fois par semaine via Zoom, et ce copain est la personne de référence pour toute tâche ou question liée au rôle que le nouvel embauché peut avoir (généralement demandé via

Copain de culture: Cette personne fait généralement partie d'une équipe différente et est sélectionnée pour guider la nouvelle recrue à travers des discussions liées à la culture et fournir contexte supplémentaire sur l'histoire et les normes de l'entreprise. Ce copain discutera chaque semaine avec la nouvelle recrue pendant les six premières semaines, et au besoin par la suite.

Nous avons beaucoup expérimenté avec ce que chaque copain couvre et le

Dans notre dernière évolution, nous avons mis un accent particulier sur nos copains de culture sachant comment donner à la fois un encadrement (conseils conçus pour aider les coéquipiers à grandir et à progresser) et rétroaction corrective (qui indique un changement nécessaire à apporter).

Nous organisons maintenant un chat en direct périodique avec plusieurs amis de la culture pour discuter de la façon de donner la rétroaction des pairs et de discerner entre les différents types de rétroaction.

À quoi ça ressemble le premier jour à Buffer

Le premier jour est si incroyablement crucial, et nous voulons que ce soit parfait pour chaque nouveau coéquipier!

Mais au cours de la croissance de l'équipe au fil des ans, nous 'ai eu plus de quelques dérapages, comme: [19659014] Ordinateurs portables arrivés endommagés

Heureusement, une partie de nos valeurs est de considérer les erreurs comme une chance d'apprendre et d'avoir de la gratitude dans toutes les situations. Nos nouveaux coéquipiers ont toujours été super gracieux avec tous nos trébuchements.

Et en conséquence, nous avons construit un flux qui optimise nos chances de succès avec chaque nouveau coéquipier! Maintenant, nous nous assurons d'avoir:

• Les e-mails de connexion envoyés au plus tard deux jours avant le début
• Un e-mail "à quoi s'attendre le premier jour" pour préparer de nouvelles embauches
• Les ordinateurs portables envoyés bien à l'avance
• Swag de bienvenue paquets envoyés bien à l'avance
• Une annonce de bienvenue afin que l'équipe puisse rencontrer le nouveau coéquipier
• Document complet avec des attentes et des liens de 30, 60 et 90 jours
• Une personne désignée pour commencer une fête de bienvenue dans

Bien sûr, avec notre fuseau horaire, certaines personnes commencent une journée complète avant que leur manager ne se connecte. Il y a des moments où ce processus se heurte toujours à des accrocs , mais nous apprenons et ajustons notre processus à chaque fois.

La rétroaction va dans les deux sens

La rétroaction est peut-être la pierre angulaire d'une expérience d'intégration réussie: connaître les attentes et recevoir la bonne quantité de directives pour respecter ces normes.

Nous intégrer des commentaires dans les 30, 60 et 90 premiers jours f ou de nouvelles embauches. Après chaque période de 30 jours, les copains et le gestionnaire se rencontrent pour discuter des points forts de la nouvelle recrue et des points de repère pour aider à les préparer à un succès à long terme. Le manager discutera de ces points avec son coéquipier et célébrera tous les progrès accomplis.

Et le feedback va dans les deux sens: Nous demandons également aux nouveaux coéquipiers de nous donner un feedback périodique tout au long de leur intégration.

L'esprit d'un débutant est une ressource précieuse, et de nombreux changements et informations sur Buffer sont venus de gens qui étaient tout nouveaux à Buffer

Après leurs trois premiers mois, nous envoyons également une enquête au nouveau coéquipier pour voir comment s'est déroulée l'expérience d'intégration et où nous pouvons nous améliorer.

Cela a produit des tonnes d'améliorations incroyables. Notre philosophie est de ne jamais gaspiller la nouvelle perspective que nous avons dans les nouvelles embauches – nous recherchons tous les commentaires que nous pouvons pendant que le processus est frais dans leurs esprits!

C'est à vous!

Notre processus d'intégration grandit et change aussi rapidement que notre équipe et notre technologie le font. De nouveaux outils, de nouveaux processus, de nouvelles perspectives – chaque petit plus nous rend plus forts, et nous embrassons chaque phase.

Comment votre organisation attire-t-elle de nouvelles personnes? Avez-vous déjà expérimenté le processus? J'adorerais entendre vos conseils et vos pensées dans les commentaires!