Comment nous accueillons de nouveaux coéquipiers

En tant que société en constante évolution, Buffer a partagé de nombreux succès et échecs de notre – et nous considérons chacun de ces hauts et bas comme une chance d’apprendre et de grandir.

La région dans laquelle nous avons fait des expériences approfondies au cours de la dernière année s'intéresse – comment nous attirons de nouveaux coéquipiers dans notre équipe.

Dans cette région en particulier, nous avons connu des défis uniques et de nombreuses leçons. Voici comment nous avons évolué dans le processus d'intégration des coéquipiers à Buffer.

Historique – et – fin – du camp d'entraînement

Pendant de nombreuses années, nous avons exploité un ["campd'entraînement"de45jours[]. pour les nouveaux embauchés. De nouveaux coéquipiers sont entrés en tant que contractuels et nous n’avons pas offert nos avantages standards, ni inclus ces «campeurs d’entraînement» dans nos retraites, seulement après la fin de leur période de probation.

Bien que la période du camp d’entraînement ait été conçue avec de bonnes intentions – donner les deux parties ont eu la chance de s’évaluer et de s’assurer que c’était une bonne solution – avec le temps, il a commencé à se sentir mal à différents niveaux.

Il était stressant pour les nouveaux coéquipiers de se sentir sous un microscope. C’est ce que nous voulions du voyage Buffer. Et il a également présenté à nos nouveaux coéquipiers et à notre équipe administrative des obstacles supplémentaires et de la paperasserie.

Nous avons donc éliminé la période de bootcamp de 45 jours – mais comme toute chose profondément ancrée dans la culture de l'entreprise, elle a pris de nombreux mois et des efforts spécifiques pour éliminer la mentalité de camp d'entraînement de l'équipe.

Un autre élément moins qu'idéal de notre expérience d'intégration à l'époque était que chaque équipe embauchait et embarquait ses propres coéquipiers, ce qui signifiait que les nouveaux membres n'étaient pas toujours recevoir la même information. Les avantages, les processus et même les normes culturelles étaient tous communiqués de différentes manières.

Nous avions besoin d'une refonte et d'une voie unifiée.

Unifier notre processus d'intégration

Il était temps que notre équipe des gens prenne les rênes. . Lorsque nous avons commencé à tout rassembler, nous avons réalisé à quel point il y avait beaucoup d'informations à partager – en particulier dans un environnement distant où vous n'êtes pas assis directement en face de la nouvelle personne.

Voici quelques-uns des éléments que nous avons documentés et répertoriés. propriétaires assignés:

• De quel équipement les nouveaux employés auront-ils besoin? Comment vont-ils l'obtenir?
• Comment les nouveaux employés obtiendront-ils les identifiants pour tous les outils nécessaires? Où allons-nous suivre ces informations?
• Comment communiquons-nous les attentes? Où documentons-nous toutes les normes culturelles communes?
• Comment les nouveaux employés vont-ils organiser des réunions et participer à des réunions le premier jour?

Nous avons ajouté des éléments à des listes: listes de contrôle, tableaux de bordage, Google Sheets, etc.

La première version de la manière dont nous avons organisé toutes ces pièces:

Surmonter la surcharge d'informations

Il ne suffit pas toujours de partager ce que les gens ont besoin de savoir – obtenir le timing droit est tout aussi important.

L’intégration à distance, en particulier, est une chronologie délicate de tâches et de synchronisations pour transmettre toutes les informations appropriées.

Lors de notre première tentative, nous avons simplement submergé les nouveaux coéquipiers en leur offrant également une énorme décharge d’informations. Bientôt et de manière non organisée.

Pour être correct, nous avons réessayé et cette fois, nous avons divisé l'information en une série de communications et de documents:

• E-mails de pré-démarrage: Un total de 5 e-mails programmés, parcourant:
  • Un accueil extatique!
  • Collecte d'informations de base
  • Présentation aux gestionnaires et amis
  • Présentation des outils distants que nous utilisons
  • À quoi s'attendre le premier jour
• Un formulaire d'intégration où nous demandons: nom, adresse, coordonnées, informations sur la paie, besoins en matière d'ordinateurs portables, tailles de T-shirts et plus encore
• Un document centralisé sur l'intégration où nous stockons tous les liens importants et un jour de jour liste journalière des tâches et des ressources pour chaque nouvel employé afin d’établir une base solide pour l’équipe.

Cette version fonctionne beaucoup mieux!

Nous venons également de mettre au point une campagne de filtrage de courrier électronique qui envoie des tâches quotidiennes à la carte.

Les gens ont aimé le rappel dans leur boîte de réception chaque matin pendant les premières semaines. , il est finalement devenu un bruit blanc. Maintenant, nous demandons seulement aux gens de consulter leur document et de demander à leurs amis de faire le suivi pour s'assurer que les tâches clés sont terminées.

Rencontrez notre équipe de rêve intégrée

En fonction de la demande d'embauche d'une entreprise et de la taille de l'équipe, l'équipe de People peut être en mesure de

Nous pensons que nos coéquipiers actuels sont notre meilleur atout pour aider les nouveaux arrivants à faire partie de l’équipe: ils sont novices, ils sont enthousiastes et nous recherchons des opportunités de partage, et le processus fournit une opportunité de leadership serviteur dans toute l'entreprise.

Nous comptons maintenant sur trois personnes clés pour recruter de nouveaux coéquipiers: le responsable du recrutement et deux amis.

Gestionnaire d'embauche: Cette personne est généralement le superviseur direct du nouvel employé. Ils aident à sélectionner le copain de rôle et à coordonner la feuille de route des objectifs sur 30, 60 et 90 jours. Le gestionnaire donne également des informations et reste en contact avec les amis pour leur transmettre toute information vitale ou correction de la nouvelle recrue.

. Copain de rôle: Cette personne est généralement un pair travaillant dans la même équipe que le nouvel employé ou un rôle comparable ailleurs dans l'entreprise. En fonction de la proximité entre le rôle et le nouvel employé, ils parleront une ou deux fois par semaine via Zoom. Ce contact est l'interlocuteur privilégié pour toute question relative à la tâche ou au rôle du nouvel employé (généralement via Slack or email).

Culture Copain: Cette personne appartient généralement à une autre équipe et est sélectionnée pour aider à guider la recruter par le biais de discussions sur la culture et fournir un contexte supplémentaire sur l’histoire et les normes de la société Ce contact discutera toutes les semaines avec le nouvel employé pendant les six premières semaines, puis selon les besoins par la suite.

Nous avons beaucoup expérimenté Ce que chaque ami couvre et les attentes pour chacun de ces rôles de soutien.

Dans notre dernière évolution, nous avons mis un accent particulier sur le fait que nos amis de la culture savent comment encadrer (conseils destinés à aider les coéquipiers à grandir et correctif correctif (ce qui indique un changement nécessaire à apporter).

Nous organisons maintenant une discussion en direct périodique avec plusieurs amis de la culture afin de discuter de la manière de donner une rétroaction à leurs pairs et de faire la distinction entre les différents types de feedback.

Ce qui se passe le premier jour à Buffer

Le premier jour est incroyablement crucial et nous souhaitons qu’il soit excellent pour chaque nouveau coéquipier!

équipe au fil des ans, nous avons eu plus d'un quelques erreurs, comme:

• Les ordinateurs portables arrivant endommagés
• Les ordinateurs portables arrivant quelques jours après le jour du début
• Les e-mails de connexion expirant avant que le nouvel employé ne puisse ouvrir des comptes
• Personne en ligne pour bienvenue nouvelles recrues
• Les nouvelles recrues qui partent en vacances pour la plupart ou la totalité de l'équipe

Heureusement, l'une de nos valeurs est de considérer les erreurs comme une chance d'apprendre et d'être reconnaissant dans toutes les situations. Nos nouveaux coéquipiers ont toujours été très gentils avec tous nos problèmes.

Nous avons donc créé un flux qui optimise nos chances de succès avec chaque nouveau coéquipier! Nous nous assurons maintenant que nous avons:

• Les e-mails de connexion envoyés au plus tard deux jours avant le début
• Un e-mail indiquant “à quoi s'attendre le premier jour” pour préparer les nouveaux employés
• Les ordinateurs portables ont été envoyés bien à l’avance
• paquets envoyés longtemps à l'avance
• Annonce de bienvenue permettant à l'équipe de rencontrer le nouveau coéquipier
• Description complète du document avec liens et attentes sur 30, 60 et 90 jours
• Une personne désignée pour organiser une fête de bienvenue

Bien sûr, avec notre fuseau horaire fusionné, certaines personnes commencent une journée complète avant que leur responsable ne se connecte. Il arrive parfois

La rétroaction va dans les deux sens

La rétroaction est peut-être la pierre angulaire d’une expérience d’intégration réussie: connaître les attentes et recevoir le niveau de direction approprié pour les satisfaire. normes.

Nous intégrons les commentaires dans le 30, 60 et 90 premiers jours pour les nouveaux employés. Après chaque période de 30 jours, les amis et le responsable se rencontrent pour discuter des réussites de la nouvelle recrue et des possibilités de rétroaction pour les aider à se préparer au succès à long terme. Le responsable discutera de ces points avec le coéquipier et célèbrera tous les progrès réalisés.

Et les commentaires vont dans les deux sens: nous demandons également aux nouveaux coéquipiers de nous donner nos commentaires périodiquement tout au long de leur intégration.

L ’esprit du débutant est une ressource précieuse, et de nombreux grands changements et éclairages apportés à Buffer ont été apportés par des personnes qui étaient nouveaux pour Buffer.

Après leurs trois premiers mois, nous envoyons également une enquête au nouveau coéquipier pour savoir comment s'est passée l'expérience d'intégration et comment nous pouvons nous améliorer.

Cela a permis d'innombrables améliorations incroyables. Notre philosophie est de ne jamais gaspiller la perspective nouvelle que nous avons dans les nouvelles recrues – nous recherchons tous les commentaires possibles pendant que le processus leur revenait en tête!

À vous de voir!

Notre processus d'intégration évolue et change aussi rapidement que possible. notre équipe et la technologie le fait. Nouveaux outils, nouveaux processus, nouvelles perspectives – chaque petit geste nous rend plus forts et nous embrassons chaque phase.

Comment votre organisation recrute-t-elle de nouvelles personnes? Avez-vous déjà expérimenté le processus? J'aimerais entendre vos conseils et vos pensées dans les commentaires!

Écrit à l'origine le 2 décembre 2019 . Dernière mise à jour le 2 décembre 2019