Comment Microsoft Calendar peut organiser des activités de club et de groupe

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Microsoft Calendar est un programme populaire pour les calendriers personnels en ligne pour plusieurs raisons : ses options de personnalisation. Voici comment organiser des activités de club et de groupe — non seulement vous pouvez maintenir votre propre calendrier, mais vous pouvez également interagir librement avec d’autres personnes pour planifier des événements de groupe. Le programme est simple et détaillé afin que vous ne soyez pas éparpillé sur plusieurs lignes de communication. C’est assez facile pour les événements de toute taille, des déjeuners décontractés entre amis aux réunions publiques.

Comment votre calendrier peut organiser des activités de club et de groupe

1. Partage de la disponibilité pour vos activités de club et de groupe

La pire partie de la planification d’un événement avec des personnes occupées est de s’adapter à un moment qui convient à tout le monde. Plus vous impliquez de personnes, plus ce sera compliqué. Vous pouvez affiner ce processus en demandant à tout le monde partager leurs calendriers Microsoft personnels, ce qui est facile sur la page principale. Demandez-leur simplement de cliquer sur « Partager » et vous pouvez analyser l’emploi du temps de chacun pour identifier les heures libres à tous les niveaux.

2. Création de calendriers collaboratifs

Pour les grandes organisations, il peut être préférable de créer une collaboration calendrier sur un seul événement. De cette façon, vous n’aurez pas à passer du temps à créer et à partager des événements à grande échelle individuellement – les gens peuvent se vérifier eux-mêmes. La possibilité de se vérifier signifie également que plusieurs personnes de votre organisation peuvent modérer le calendrier partagé. Un calendrier collaboratif renforce la ligne de communication afin que les événements puissent être vus avec peu d’effort de la part de l’hôte.

3. Configuration d’événements de groupe

Bien que les événements personnels ne soient visibles que par vous, vous pouvez créer et partager des événements de groupe avec des participants potentiels. En tant qu’hôte de l’événement, vous avez un contrôle total sur les détails et la liste. Vous pouvez empêcher ou autoriser les participants à les partager directement en fonction de l’exclusivité de l’événement et les modifier pour tout le monde. D’autres personnes peuvent également être ajoutées en tant qu’hôtes si vous n’êtes pas le seul modérateur.

4. Créer des événements récurrents

Une fois qu’un événement est créé, il aura par défaut l’option de ne jamais se répéter. Mais vous pouvez facilement le configurer pour qu’il se répète après n’importe quel incrément de temps en quelques clics. Configurer votre calendrier pour qu’il se répète est parfait pour les événements récurrents tels que les réunions d’enregistrement ou les discussions du club de lecture. Chaque fois qu’il se répète, l’événement aura les mêmes paramètres que vous pouvez conserver ou modifier en fonction de la situation.

5. Différencier les types d’événements

Vous pouvez spécifier le but d’un événement dans le titre, mais plus il y a d’événements, plus il est difficile de les différencier visuellement. Microsoft Calendar propose deux méthodes initiales de catégorisation : les symboles d’événement et les balises colorées. Les symboles et les couleurs le rendent beaucoup plus clair pour certains si, par exemple, votre organisation organise plusieurs réunions à des fins différentes. Une session de résolution de problèmes, par exemple, peut être marquée en rouge avec une clé à molette, une célébration en violet avec un gâteau, etc.

6. Inclure les ressources pertinentes

De nombreux événements impliqueront des ressources en ligne nécessaires pour se préparer ou s’engager avec eux. Peut-être que votre organisation a un article ou un document qui est pertinent pour la réunion et que vous aimeriez partager. Vous pouvez le faire directement dans la description de l’événement à côté du texte en sélectionnant l’un des symboles en dessous. Choisissez l’image ou une autre option de pièce jointe et publiez vos informations aussi rapidement que la saisie de ladite description.

7. Organiser des appels vidéo dans l’application

Microsoft a acquis le service d’appel vidéo Skype en 2011. Depuis, l’entreprise a fait d’énormes efforts pour l’intégrer le plus harmonieusement possible dans son écosystème. Microsoft Calendar ne fait pas exception – chaque événement dispose d’un commutateur « réunion Skype » dédié pour vous aider à le configurer. Vous pouvez cliquer sur « Meet Now » sur la page principale du calendrier pour commencer immédiatement une réunion Skype.

8. Aviser les participants des activités de votre club et de groupe

Un événement partagé implique chaque hôte ou participant dans ses journaux d’activité pour les tenir à jour. Chaque fois que vous modifiez l’événement ou que vous avez plus d’informations à partager, la liste peut être notifiée manuellement ou automatiquement. Des notifications spécifiques à une personne peuvent être envoyées (indépendamment de l’ensemble de la liste), afin que personne ne soit submergé par des alertes inutiles. Il est assez facile de tenir tout le monde au courant des informations dont ils ont besoin pour leurs fonctions.

9. Recevoir des réponses

Les personnes qui voient votre événement peuvent, si elles le souhaitent, vous répondre pour vous faire part de leur disponibilité en le marquant directement. Non seulement il est possible de s’étiqueter comme disponible ou non disponible, mais les participants peuvent envoyer une réponse détaillée. Cette option est toujours présente, mais si vous besoin ces informations, vous pouvez définir l’événement pour demander une réponse. Ce statut et les réactions qui en découlent ne sont pas gravés dans le marbre et peuvent être modifiés à tout moment pour plus de flexibilité.

10. Utilisation de l’assistant de planification et de la recherche de salle

Microsoft Calendar possède quelques fonctionnalités notables pour rationaliser cette planification, dont deux sont l’assistant de planification et la recherche de salles. Ces fonctionnalités ne sont disponibles que si vous faites partie d’une organisation physique qui les a configurées. Le Room Finder recherchera automatiquement la disponibilité des chambres dans le bâtiment en fonction de l’horaire de l’organisation et de l’utilisation des chambres. L’assistant de planification peut aller encore plus loin en trouvant une salle et une heure qui convient aux horaires de tous les participants.

11. Répondre aux besoins de chacun

Si quelqu’un ne peut pas assister à un événement mais le souhaite, votre calendrier peut toujours répondre à ses besoins. En plus de marquer leur disponibilité, les participants peuvent également proposer de nouveaux horaires de réunion s’ils ne peuvent pas y assister. Marquer votre disponibilité fait de la planification un effort de groupe afin que tout le monde puisse s’adapter. Combiné avec l’assistant de planification, vous ne pouvez vraiment pas vous tromper.

La prochaine fois que vous serez en charge de planifier un événement, vos outils de calendrier feront l’affaire la plupart des travaux pour toi. Vous pouvez le configurer en seulement soixante secondes, que vous soyez un planificateur expérimenté ou non. Il n’y a pas de meilleur moyen de rassembler les gens.

Crédit d’image : par Andrea Piacquadio ; Pexel ; Merci!

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