Comment maximiser la visibilité des dépenses de faible niveau et de déplacement

Selon Jupiter Research, les dépenses en frais de déplacement et de déplacement sont souvent l’un des plus importants pour les organisations, se classant généralement au deuxième rang derrière la masse salariale.

Les dépenses de faible niveau, également appelées dépenses de queue en général fait référence aux 20% inférieurs des dépenses d'une entreprise. Généralement non géré activement, il couvre des catégories telles que la maintenance, les opérations, les services d'impression, les dépenses de bureau à domicile, l'emballage, la gestion des installations et les fournitures, pour n'en nommer que quelques-unes. Le coût final implique généralement un grand nombre de fournisseurs.

Ce qui est commun aux dépenses relatives au coût final et aux frais de déplacement, c’est que les deux sont principalement contrôlés par les employés. Les employés décident quoi acheter, quand acheter, à qui acheter, combien payer (bien sûr, selon les directives de l'entreprise). Nous appelons cela dépenses initiées par les employés .

Les dépenses en attente ne sont pas toujours gérées activement mais ont un impact sur les performances financières des entreprises.

Priorité aux canaux de dépenses

Dans un article de 2013 Dans Stratégie opérationnelle d'approvisionnement (19659008), Capgemini Consulting a écrit: «L'optimisation des canaux de distribution vise à comprendre les moyens les plus efficaces (coût de service) pour acquérir des biens et des services – catalogue, commande d'achat, carte de visite [purchasing card] , T & E et autres. ”

Dans cet article, nous définissons les canaux de dépenses comme différentes manières de payer les fournisseurs et les fournisseurs de services d’une entreprise.

Lorsque vous vous concentrez sur les dépenses initiées par les employés et que vous utilisez les technologies numériques pour suivre Tous les canaux de dépense – cartes de responsabilité d'entreprise, cartes d'achat, bons de commande, factures et reçus pour paiements en espèces – vous disposez d'une carte complète des dépenses engagées. À partir de la saisie automatisée et numérisée des recettes, vous pouvez extraire des informations clés telles que la date de facturation ou de facturation, le fournisseur, le montant, l'emplacement ou l'adresse, la catégorie de l'objet acheté et d'autres détails.

Si payé avec la carte professionnelle ou P -card, cette information peut être référencée aux relevés mensuels des institutions financières. Cela crée une carte des fournisseurs pour aider vos départements des achats et des comptes fournisseurs à analyser les montants dépensés par fournisseur et par catégorie, ainsi que la ponctualité des commandes, des livraisons et des paiements. En retour, cela vous permet de négocier de meilleures conditions pour les fournisseurs en fonction du volume, du calendrier et des calendriers de paiement.

Téléchargez le rapport pour en savoir plus sur la capture et le contrôle des dépenses invisibles.

économies potentielles de manière conventionnelle, vous pouvez utiliser ces informations pour réaliser des économies de coûts et un contrôle via la conformité. Si les employés n'utilisent pas les canaux de dépense appropriés ou si les politiques de l'entreprise ne sont pas suivies pour des catégories de dépenses spécifiques, des actions correctives peuvent être utilisées pour garantir le respect de la politique et éliminer les dépenses inutiles ou frauduleuses à la source.

Nous pouvons faire beaucoup plus. en se concentrant sur les canaux de dépenses utilisés par les employés pour payer les dépenses finales et les dépenses de déplacement. En voici quelques exemples:

• Prévoyez un préavis avant de soumettre les rapports de dépenses ou d’approuver le paiement des factures: Lorsque les employés paient des produits ou des services au moyen de cartes d’entreprise ou de cartes P, les montants débités peuvent être déclarés. prévoir et budgétiser les dépenses dans les quelques jours suivant l’engagement de la dépense. Etant donné que les institutions financières fournissent des relevés de cartes d'entreprise ou de cartes d'achat plus souvent que les rapports de dépenses des employés ou les factures traitées, une vue plus complète des coûts déjà engagés est disponible.

• Réduisez les efforts que les employés doivent mettre à soumettre. des notes de frais et de saisie des données de facturation: Comme le diront la plupart des employés et des voyageurs, la transcription des informations de plusieurs recettes en notes de frais est ce qui demande le plus d’efforts pour la création et la soumission des rapports. Les voyageurs préfèrent faire des choses plus productives que de documenter où ils ont dépensé l’argent de la compagnie. De plus, les employés qui reçoivent des factures sur papier ou au format PDF de fournisseurs préféreraient passer moins de temps à la transcription et au classement des éléments de la facture, comme l'exige le processus de saisie des données et de conformité de l'entreprise.

Heureusement, il existe aujourd'hui des outils et des services qui aident les entreprises saisissez électroniquement ces documents et, grâce à des règles d’apprentissage et de traitement automatiques, catégorisez les données qui, autrement, devraient être entièrement préparées par l’employé. En adoptant des technologies qui assistent les employés dans la saisie et la catégorisation des voyages et des dépenses de faible activité, les employés doivent simplement valider que les catégories de capture électronique et d’intelligence artificielle sont correctes. Cela accélère le processus de soumission des notes de frais et de traitement des factures, offrant ainsi au service financier une visibilité plus précoce des dépenses engagées par les employés.

Gagnez en visibilité pour gérer les dépenses des employés

Les employés engagent généralement des dépenses peu élevées et des frais de déplacement. . Alors que les finances surveillent de près les dépenses de voyage, l’un des principaux contributeurs aux dépenses d’une entreprise, les dépenses finales représentent généralement 20% des dépenses totales d’une entreprise, mais elles sont réparties sur 80% de ses fournisseurs. Tant en termes de dépenses de déplacement que de dépenses de détail, la valeur de chaque transaction est faible par rapport aux salaires ou aux achats en volume. Les services des achats et des finances des entreprises accordent souvent peu d'attention aux transactions à faibles dépenses, aux nombreux fournisseurs émettant des factures ou des récépissés associés à ces transactions, et à la forme de paiement utilisée.

Il est logique de mettre en œuvre des règles d'entreprise nécessitant tous les paiements initiés par les employés doivent être effectués avec des cartes d'entreprise, des cartes P, des cartes virtuelles ou d'autres instruments de paiement pour lesquels l'entreprise reçoit automatiquement des relevés quotidiens ou hebdomadaires. Les entreprises peuvent obtenir une visibilité avancée sur les besoins de trésorerie ainsi que des économies grâce à une tarification au volume négociée et à des conditions de paiement. La satisfaction des employés augmente à mesure que le fardeau de la gestion des reçus en papier est minimisé. Et le service des impôts de la société est ravi de ce que les justifications des dépenses soient automatisées, ce qui minimise la nécessité de poursuivre les employés n'ayant pas jointes de reçus à leurs notes de frais.

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Pour plus d'informations à ce sujet, lisez «Utiliser des cartes de visite et des cartes de visite pour gagner en visibilité et en contrôle sur les dépenses des employés».

Cet article a été initialement publié dans la salle de rédaction de SAP Concur et est republié avec autorisation.

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