Comment les petites entreprises peuvent se libérer du «piège à efficacité»

Après des décennies de travail avec des petites entreprises, j’ai été témoin d’un modèle troublant: les entrepreneurs plus durs essaient de maximiser l’efficacité, moins ils deviennent efficaces. Ce paradoxe d’efficacité afflige les entreprises de toutes tailles, mais elle est dévastatrice pour les petites entreprises où chaque ressource compte.

McKinsey Research spectacles Ces petites et moyennes entreprises opèrent à 50% de la productivité des grandes entreprises – un écart qui découle des efforts d’efficacité erronés. Comprendre et résoudre ce paradoxe peut transformer votre fonctionnement.

Les deux types d’efficacité

Voici un concept du Méthodologie maigre Cela a changé la façon dont je pense aux opérations commerciales. Il existe deux approches de l’efficacité: l’efficacité des ressources et l’efficacité du débit.

L’efficacité des ressources se concentre sur Maximiser l’utilisation de vos ressources. Vous créez une file de travail pour vous assurer que vos ressources sont occupées. C’est comme avoir un écrivain avec des articles à écrire, s’assurer qu’ils sont productifs pendant les huit heures de leur journée de travail.

L’efficacité du débit optimise pour la vitesse à travers votre système. Au lieu de construire des files d’attente, vous vous concentrez rapidement sur le travail dans votre processus. En utilisant l’exemple d’écriture, vous interviewez quelqu’un, demandez à l’écrivain de créer l’article, de le revoir et de publier – pas d’attente, pas de files d’attente.

Le système de santé fournit une illustration frappante de cela. Au Canada, nous optimisons pour l’efficacité des ressources. Les spécialistes sont entièrement réservés, les machines CT fonctionnent à une capacité maximale et les patients attendent des mois pour les diagnostics. J’ai vu des systèmes de traitement du cancer fonctionner différemment – où les patients peuvent voir des spécialistes, obtenir des analyses et recevoir des diagnostics en une journée. Leurs machines CT sont parfois inactives, mais les patients obtiennent des réponses immédiatement.

Voici le paradoxe: en essayant de Maximiser l’utilisation des ressourcesnous créons des inefficacités qui ralentissent notre opération. Vous pensez que vous êtes efficace en gardant tout le monde occupé, mais vos clients attendent des mois pour ce qui pourrait être fait en quelques jours. Les effets secondaires peuvent être dévastateurs: les clients perdus, les relations endommagées, les opportunités manquées et les conséquences qui sont incalculables.

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Le coût caché du changement de contexte

Ce paradoxe d’efficacité ne se produit pas seulement au niveau du système – il apparaît dans la façon dont nous structurons notre travail. Lorsque nous essayons de maximiser l’utilisation des ressources, nous créons ce que j’appelle « Efficiency Theatre » – l’air occupé tout en étant moins productif.

Considérez le coût caché de la commutation de contexte. Selon rechercheLa commutation de contexte réduit la productivité jusqu’à 40%. Il y a une taxe mentale à chaque fois que vous basculez entre les tâches. Si vous faites 50 commutateurs de contexte en une journée, vous avez payé cette taxe 50 fois. Mais si vous pouvez organiser votre journée pour changer cinq fois, vous avez réduit ces déchets.

Cela se connecte directement à ces deux types d’efficacité, révélant le paradoxe. L’efficacité des ressources minimise le changement de contexte – vous lancez un travail similaire et restez dans votre zone. L’efficacité du débit augmente la commutation contextuelle lorsqu’une personne gère plusieurs étapes du processus.

Malgré la pénalité de commutation de contexte, l’efficacité du débit offre de meilleurs résultats en éliminant d’autres déchets: retards, files d’attente et travail assis inactif. L’objectif n’est pas de choisir entre les ressources ou l’efficacité du débit; Il identifie et élimine ce qui nuit le plus à votre entreprise. Parfois, c’est un changement de contexte. Parfois, ce sont les temps d’attente du client. L’art est de savoir ce qui compte le plus.

Cela se connecte à ce que Paul Graham a écrit dans son essai Sur les horaires du Maker contre Manager. Lorsque vous êtes en mode fabricant, vous avez besoin de blocs de temps longs et ininterrompus. En mode gestionnaire, vous changez constamment de contextes. La plupart des propriétaires de petites entreprises essaient de faire les deux simultanément, créant une inefficacité massive.

J’ai appris cela à la dure. Lorsque j’essaie d’écrire du code le matin, de gérer les appels des clients au déjeuner, de passer en revue les rapports financiers dans l’après-midi, puis de revenir au codage, j’accomplisse beaucoup moins que si je consacrais des jours entiers à des types de travail spécifiques.

Identifier les déchets dans vos systèmes

Comprendre ce paradoxe vous aide à repérer les déchets dans vos systèmes. Demandez-vous: pourquoi cela prend-il si longtemps? Quelles étapes inutiles avons-nous ajoutées?

J’ai découvert une inefficacité majeure dans notre processus de développement logiciel autour de la branche. Nous utilisons des branches de longue durée, travaillions dessus pendant des semaines, puis essayions de tout fusionner ensemble. Plus ces branches fonctionnaient longtemps, le Plus de problèmes que nous avons rencontrés. Nous essayions d’être efficaces en permettant aux développeurs de travailler sans interruption, mais nous créions des déchets.

La solution était simple: des branches plus courtes avec des fonctionnalités inachevées cachées par des drapeaux de fonctionnalité. Maintenant, si une succursale doit fonctionner plus longtemps, nous avons besoin de rebasing quotidien. Ce changement de politique a éliminé les heures d’intégration et a réduit notre nombre de bugs. Il a transformé notre développement de la ressource économe en ressources à éconergétique.

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Équilibrer l’amélioration avec la stabilité

Certains propriétaires d’entreprise résistent au changement, citant « Si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas. » Cet état d’esprit peut vous laisser Vulnérable à la compétition. La clé est d’adopter une mentalité d’amélioration continue – non pas parce que quelque chose est cassé, mais pour rester en tête.

Pensez aux processeurs informatiques. Intel n’attend pas que ses puces échouent avant de développer des plus rapides. Ils savent que les concurrents innovent, donc ils le doivent aussi. Quand Intel n’a pas réussi à suivre cette philosophie – prendre du retard sur des concurrents comme les puces de la série M d’Apple – nous regardons une entreprise autrefois dominante lutter pour la pertinence. Il en va de même pour vos processus métier.

Cependant, vous avez besoin des bonnes personnes. Certains membres de l’équipe prospérer sur l’amélioration et le changementtandis que d’autres préfèrent la stabilité. Les deux ont leur place, mais dans les industries compétitives, vous avez besoin que les gens à l’aise avec l’évolution.

Le coût du travail partiel

Une autre source de déchets est un travail inachevé. Commencer quelque chose et ne pas le terminer avant de passer à l’objet brillant suivant crée des déchets de travail partiels. À moins que vous expérimentez ou que vous recherchiez, les travaux inachevés représentent le temps investi sans rendement.

Le Paradoxe d’efficacité nous enseigne plus n’est pas toujours mieux. Le chemin le plus efficace consiste à permettre aux ressources de rester inactives pour maintenir le flux. Parfois, cela signifie dire non aux nouvelles initiatives pour terminer celles existantes. Cela signifie être intentionnel sur la façon dont vous travaillez.

Commencez par examiner vos opérations. Où optimisez-vous l’occupation au lieu du débit? Où le changement de contexte est-il devenu une taxe cachée sur votre productivité? Comment pouvez-vous travailler ensemble similaire pour améliorer le flux?

L’efficacité ne consiste pas à garder tout le monde occupé – il s’agit de offrir une valeur rapidement et cohérente. Une fois que vous comprenez ce paradoxe, vous pouvez créer des systèmes qui servent votre entreprise et vos clients.