Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
Alors que les réglementations gouvernementales et les normes industrielles deviennent de plus en plus strictes, de nombreuses entreprises, en particulier les sociétés de services professionnels, sont sous pression pour garantir qu’elles opèrent de manière conforme et légale. Le non-respect de ces réglementations et exigences peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise, notamment de lourdes amendes, perception négative du publicpoursuites judiciaires et perturbation des activités.
Historiquement, la conformité et la gestion des risques étaient un processus manuel dans lequel les équipes suivaient, mettaient à jour et vérifiaient méticuleusement les mesures et les normes de conformité. Malheureusement, la marge d’erreur humaine est énorme et pourrait exposer l’entreprise à des risques importants. La solution réside dans les systèmes d’automatisation des flux de travail. En tirant parti des systèmes automatisés pour suivre, surveiller et accomplir les tâches de réglementation et de conformité, les entreprises peuvent améliorer leur capacité à rester en conformité avec les normes actuelles.
En rapport: Les entrepreneurs intelligents utilisent l’automatisation pour devenir plus efficaces. Voici 6 façons de l’adopter.
1. Standardisation des processus
Les processus manuels sont l’une des principales causes de non-conformité réglementaire et industrielle. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui comptent de nombreux employés effectuant différentes tâches de manière légèrement différente. Mettre en œuvre un processus de flux de travail automatisé assure la cohérence et l’uniformité en standardisant les processus dans toute l’organisation. Chaque tâche étant exécutée dans les limites des systèmes de flux de travail, l’entreprise a plus de contrôle sur les membres de l’équipe qui peuvent rogner sur les raccourcis ou s’écarter du processus de réclamation.
2. Réduction des erreurs humaines
Dans de nombreux cas, les violations de conformité et de réglementation ne sont ni intentionnelles ni malveillantes. Même les employés les plus assidus peuvent commettre des erreurs de temps à autre. Malheureusement, en matière de conformité, même des erreurs mineures et innocentes peuvent entraîner des conséquences démesurées, notamment de lourdes amendes ou des poursuites judiciaires. L’automatisation peut réduire le risque d’erreur humaine en prenant le relais tâches routinières et répétitivescomme la saisie de données, qui sont sujets aux erreurs manuelles.
3. Mises à jour et alertes réglementaires
Les exigences réglementaires évoluent constamment. Près des deux tiers des propriétaires d’entreprise admettre qu’ils ont du mal à se conformer aux réglementations de conformité. Il peut s’avérer difficile de suivre et de mettre en œuvre ces changements, ce qui laisse l’organisation en situation de non-conformité. Les systèmes d’automatisation des flux de travail spécifiques à l’industrie peuvent être programmés pour intégrer automatiquement les mises à jour réglementaires dès qu’elles sont disponibles. Par exemple, les cabinets de comptables fiscaux utilisent généralement un logiciel qui met à jour les derniers formulaires disponibles auprès de l’IRS.
Ces outils peuvent également fournir une surveillance en temps réel des potentiels problèmes de conformité et fournir des alertes système. Cela permet de résoudre les problèmes de conformité avant qu’ils ne se transforment en un problème majeur, évitant ainsi une amende ou d’autres conséquences.
En rapport: 3 façons dont les entreprises gardent une longueur d’avance sur les changements réglementaires en 2024
4. Protection contre les audits
Les entreprises hautement réglementées sont souvent tenues de conserver un référentiel solide de documents importants tels que les permis, les dossiers financiers, les contrats de travail, les dossiers réglementaires et autres accords juridiques. La mauvaise gestion de ces documents importants peut entraîner de graves conséquences s’ils sont perdus ou inaccessibles lors d’un audit.
Les systèmes de flux de travail automatisés peuvent rationaliser gestion des documents en organisant, en racontant et en archivant tous les documents nécessaires de manière systématique. Le meilleur, c’est que les documents numériques peuvent être sauvegardés et ne risquent pas d’être perdus définitivement en cas d’inondation ou d’incendie.
5. Rapports de conformité
Dans de nombreux cas, les entreprises sont tenues de soumettre ou de publier des documents aux agences de réglementation ou au public. Cela peut prendre beaucoup de temps. En plus de stocker des documents importants, les outils de flux de travail automatisés peuvent également exploiter les données du système pour générer ces rapports au lieu de les compléter manuellement. Cela peut réduire le risque de rapports inexacts ou incomplets déposés auprès des agences de réglementation.
6. Conformité à la sécurité des données
L’un des domaines de conformité qui connaît la croissance la plus rapide est la sécurité des données, en particulier avec l’avancement d’outils tels que intelligence artificielle. De nombreux gouvernements et agences à travers le monde ont élaboré des normes et des exigences concernant la manière dont les informations sensibles et privées doivent être stockées et traitées, en particulier des réglementations telles que le RGPD et la HIPAA. Les processus manuels et la manipulation humaine peuvent exposer les données à des accès non autorisés ou à des violations, entraînant des violations de conformité.
La plupart des plates-formes de flux de travail automatisées sont équipées des dernières fonctionnalités de sécurité intégrées telles que le cryptage, l’authentification des utilisateurs et les contrôles d’accès pour aider à protéger les données sensibles et à se conformer aux réglementations en matière de protection des données.
En rapport: Le guide en 5 étapes pour naviguer dans les changements juridiques et réglementaires en entreprise
Les systèmes d’automatisation des flux de travail transforment la façon dont les entreprises gèrent les risques et la conformité. L’inconvénient est que les gouvernements et les régulateurs comprennent le pouvoir de ces systèmes, ce qui pourrait encourager des réglementations plus complexes à l’avenir. Il est essentiel que les organisations commencent à mettre en œuvre ces systèmes afin de pouvoir garder une longueur d’avance. Alors que la réglementation continue d’évoluer, tirer parti de l’automatisation sera la clé pour protéger votre entreprise contre tout risque réglementaire ou de conformité.
septembre 18, 2024
Comment l’automatisation peut éliminer les risques de conformité de votre entreprise
Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
Alors que les réglementations gouvernementales et les normes industrielles deviennent de plus en plus strictes, de nombreuses entreprises, en particulier les sociétés de services professionnels, sont sous pression pour garantir qu’elles opèrent de manière conforme et légale. Le non-respect de ces réglementations et exigences peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise, notamment de lourdes amendes, perception négative du publicpoursuites judiciaires et perturbation des activités.
Historiquement, la conformité et la gestion des risques étaient un processus manuel dans lequel les équipes suivaient, mettaient à jour et vérifiaient méticuleusement les mesures et les normes de conformité. Malheureusement, la marge d’erreur humaine est énorme et pourrait exposer l’entreprise à des risques importants. La solution réside dans les systèmes d’automatisation des flux de travail. En tirant parti des systèmes automatisés pour suivre, surveiller et accomplir les tâches de réglementation et de conformité, les entreprises peuvent améliorer leur capacité à rester en conformité avec les normes actuelles.
En rapport: Les entrepreneurs intelligents utilisent l’automatisation pour devenir plus efficaces. Voici 6 façons de l’adopter.
1. Standardisation des processus
Les processus manuels sont l’une des principales causes de non-conformité réglementaire et industrielle. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui comptent de nombreux employés effectuant différentes tâches de manière légèrement différente. Mettre en œuvre un processus de flux de travail automatisé assure la cohérence et l’uniformité en standardisant les processus dans toute l’organisation. Chaque tâche étant exécutée dans les limites des systèmes de flux de travail, l’entreprise a plus de contrôle sur les membres de l’équipe qui peuvent rogner sur les raccourcis ou s’écarter du processus de réclamation.
2. Réduction des erreurs humaines
Dans de nombreux cas, les violations de conformité et de réglementation ne sont ni intentionnelles ni malveillantes. Même les employés les plus assidus peuvent commettre des erreurs de temps à autre. Malheureusement, en matière de conformité, même des erreurs mineures et innocentes peuvent entraîner des conséquences démesurées, notamment de lourdes amendes ou des poursuites judiciaires. L’automatisation peut réduire le risque d’erreur humaine en prenant le relais tâches routinières et répétitivescomme la saisie de données, qui sont sujets aux erreurs manuelles.
3. Mises à jour et alertes réglementaires
Les exigences réglementaires évoluent constamment. Près des deux tiers des propriétaires d’entreprise admettre qu’ils ont du mal à se conformer aux réglementations de conformité. Il peut s’avérer difficile de suivre et de mettre en œuvre ces changements, ce qui laisse l’organisation en situation de non-conformité. Les systèmes d’automatisation des flux de travail spécifiques à l’industrie peuvent être programmés pour intégrer automatiquement les mises à jour réglementaires dès qu’elles sont disponibles. Par exemple, les cabinets de comptables fiscaux utilisent généralement un logiciel qui met à jour les derniers formulaires disponibles auprès de l’IRS.
Ces outils peuvent également fournir une surveillance en temps réel des potentiels problèmes de conformité et fournir des alertes système. Cela permet de résoudre les problèmes de conformité avant qu’ils ne se transforment en un problème majeur, évitant ainsi une amende ou d’autres conséquences.
En rapport: 3 façons dont les entreprises gardent une longueur d’avance sur les changements réglementaires en 2024
4. Protection contre les audits
Les entreprises hautement réglementées sont souvent tenues de conserver un référentiel solide de documents importants tels que les permis, les dossiers financiers, les contrats de travail, les dossiers réglementaires et autres accords juridiques. La mauvaise gestion de ces documents importants peut entraîner de graves conséquences s’ils sont perdus ou inaccessibles lors d’un audit.
Les systèmes de flux de travail automatisés peuvent rationaliser gestion des documents en organisant, en racontant et en archivant tous les documents nécessaires de manière systématique. Le meilleur, c’est que les documents numériques peuvent être sauvegardés et ne risquent pas d’être perdus définitivement en cas d’inondation ou d’incendie.
5. Rapports de conformité
Dans de nombreux cas, les entreprises sont tenues de soumettre ou de publier des documents aux agences de réglementation ou au public. Cela peut prendre beaucoup de temps. En plus de stocker des documents importants, les outils de flux de travail automatisés peuvent également exploiter les données du système pour générer ces rapports au lieu de les compléter manuellement. Cela peut réduire le risque de rapports inexacts ou incomplets déposés auprès des agences de réglementation.
6. Conformité à la sécurité des données
L’un des domaines de conformité qui connaît la croissance la plus rapide est la sécurité des données, en particulier avec l’avancement d’outils tels que intelligence artificielle. De nombreux gouvernements et agences à travers le monde ont élaboré des normes et des exigences concernant la manière dont les informations sensibles et privées doivent être stockées et traitées, en particulier des réglementations telles que le RGPD et la HIPAA. Les processus manuels et la manipulation humaine peuvent exposer les données à des accès non autorisés ou à des violations, entraînant des violations de conformité.
La plupart des plates-formes de flux de travail automatisées sont équipées des dernières fonctionnalités de sécurité intégrées telles que le cryptage, l’authentification des utilisateurs et les contrôles d’accès pour aider à protéger les données sensibles et à se conformer aux réglementations en matière de protection des données.
En rapport: Le guide en 5 étapes pour naviguer dans les changements juridiques et réglementaires en entreprise
Les systèmes d’automatisation des flux de travail transforment la façon dont les entreprises gèrent les risques et la conformité. L’inconvénient est que les gouvernements et les régulateurs comprennent le pouvoir de ces systèmes, ce qui pourrait encourager des réglementations plus complexes à l’avenir. Il est essentiel que les organisations commencent à mettre en œuvre ces systèmes afin de pouvoir garder une longueur d’avance. Alors que la réglementation continue d’évoluer, tirer parti de l’automatisation sera la clé pour protéger votre entreprise contre tout risque réglementaire ou de conformité.
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